Volledigheidscontroles voor contracten

Flowtly controleert elk contract op de gegevens die nodig zijn voor planning en markeert ontbrekende gegevens. Een contract met een openstaande controle blijft op de aanvullijst staan, zodat hiaten direct zichtbaar zijn vanuit de lijstweergave zonder elk record te hoeven openen.

De markering is een oproep tot actie, geen blokkering. Het contract blijft functioneren — het kan worden bewerkt, gekoppeld aan een budget en gefactureerd — ook al staat de controle nog open.

Wat wordt gecontroleerd

Een contract kan een of meer van de volgende markeringen hebben:

• Geen contractdocument — er is geen ondertekend bestand bijgevoegd.
• Geen aannemer — de tegenpartij is niet geregistreerd.
• Geen project — het contract is niet aan een project gekoppeld.
• Geen betalingsschema — het contract heeft geen betalingsschemaregels.
• Geen totaalbedrag — er is geen totaalwaarde opgeslagen.
• Geen start-/einddatums — de periode is niet opgegeven.

Een contract zonder deze markeringen toont Geen problemen.

Aangeven dat een controle niet van toepassing is

Sommige contracten zullen nooit aan een bepaalde controle voldoen, ongeacht hoe lang ze op de lijst staan. Een leverancier die is gebonden via click-through acceptatie van gepubliceerde voorwaarden produceert van nature geen ondertekende PDF; een kosten die de hele organisatie dekt, behoort tot geen enkel project; een opdracht die op basis van werkelijke uren wordt gefactureerd, heeft geen termijnen om te plannen. Aan hun lot overgelaten staan dergelijke contracten permanent op de aanvullijst, en een lijst die altijd vermeldingen heeft, is een lijst die niemand leest.

Niet van toepassing zijnde controles, in het gedeelte Details van het contract, maken het mogelijk dit te registreren. Er zijn drie verklaringen beschikbaar:

• Dit contract heeft nooit een ondertekend document — bij click-through acceptatie van gepubliceerde voorwaarden, mondelinge afspraken of een exemplaar bewaard op een extern ondertekeningsplatform.
• Dit contract behoort nooit tot een project — bij organisatiebrede kosten zoals bankkosten, onderverhuur van een kantoor of algemene uitbesteding.
• Dit contract heeft nooit een betalingsschema — bij opdrachten op basis van werkelijke uren of een eenmalige betaling die al is voldaan.

Zodra de verklaring is afgegeven, wordt het contract voor die controle niet meer gemarkeerd en verlaat het in zoverre de aanvullijst. De verklaring kan op elk moment worden ingetrokken.

«Nooit» betekent niet «nog niet»

Vink het vakje alleen aan als het contract de betreffende informatie werkelijk nooit zal hebben. Als een document gewoonweg nog niet is geüpload, of als een betalingsschema nog moet worden ingevoerd, laat het vakje dan uitgevinkt en het contract op de lijst staan totdat het volledig is. Verklaringen zeggen iets permanent over de overeenkomst — ze zijn geen manier om een markering te verwijderen waarmee we ons liever later bezighouden.

Elke verklaring verschijnt uitsluitend wanneer de controle waarop zij antwoordt, momenteel niet slaagt, of wanneer de verklaring al is afgegeven — een contract dat al een project heeft, biedt het projectvenster niet aan, en een aangevinkt vakje blijft zichtbaar zodat het uitgevinkt kan worden.

Terugkerende contracten

Een als terugkerend gemarkeerd contract wordt helemaal niet gecontroleerd op een betalingsschema en wordt daarom nooit om die reden gemarkeerd. De verklaring over het betalingsschema verandert niets bij een terugkerend contract en wordt niet aangeboden, tenzij deze eerder was ingesteld.

Gebruiksvoorbeelden

• Een leverancier die is gebonden via click-through acceptatie van gepubliceerde algemene voorwaarden, waarvoor nooit een ondertekend bestand zal bestaan om bij te voegen.
• Organisatiebrede kosten zoals een bankkosten of onderverhuur van een kantoor, die tot geen enkel project behoren.
• Opdrachten op basis van werkelijke uren waarbij termijnen nooit van tevoren worden gepland.
• Opschoning van de aanvullijst tot contracten die daadwerkelijk nog werk vereisen, zodat de resterende markeringen de aandacht waard zijn.