Transactiebijlagen

Het tabblad "Transaction attachments" in Flowtly is een centrale ruimte voor het opslaan en beheren van bestanden gerelateerd aan financiële transacties. Deze functie zorgt ervoor dat alle betalingsrecords, facturen en ondersteunende documenten correct zijn gekoppeld, wat transparantie en naleving in financiële operaties biedt. Met deze functionaliteit kunnen gebruikers ook documenten en bestanden beheren los van specifieke transacties.

Dit tabblad biedt een gestructureerd overzicht van alle geüploade bijlagen gerelateerd aan transacties. De belangrijkste functies zijn:

Bekijken van alle transactiebijlagen op één plek.
Identificeren en beheren van niet-gekoppelde (wachtende) bijlagen.
Uploaden van nieuwe bijlagen handmatig.
"Edit" en verwijderen van bestaande bijlagen.

Alle bijlagen zijn gesorteerd op datum. Onder elke datum worden alle transacties die op die datum zijn ontvangen weergegeven. Elke bijlage wordt weergegeven met de volgende details:

Bestandsnaam – Naam van de geüploade bijlage (bijv. factuur, bon). Dit is de bestandsnaam zoals die is geüpload; zie Documentnummer en bestandsnaam hieronder.
Counterparty – De tegenpartij gekoppeld aan de transactie is zichtbaar onder de bestandsnaam.
"Amount" – Het transactiebedrag ter referentie.
"Related month/Received at" – Toont de financiële maand waarin de transactie is verwerkt en ontvangen.
Bijlage – Bestand gekoppeld aan de bijlage.
Bekijkoptie - Maakt het mogelijk het bijgevoegde bestand te bekijken.
Opties Bewerken & Verwijderen – Maakt het mogelijk bijlagen te wijzigen of te verwijderen.

Documenten zonder tag vinden

Het filter "Tags" boven de lijst beperkt die tot de documenten die nog geen tag hebben, zoals geïmporteerde leveranciersfacturen die niemand heeft gecodeerd. Kies "Untagged" om alleen die te zien en "All" om weer alle documenten te zien. Zolang het filter aan staat, verschijnt het als een chip die u kunt verwijderen, en "Clear all" verwijdert het samen met de andere filters. Een zoekopdracht die u intypt terwijl het filter aan staat, zoekt alleen tussen de documenten zonder tag. Het filter "Tags" verschijnt alleen als uw organisatie minstens één tag heeft, of zolang "Untagged" al is gekozen, zodat u het nog kunt wissen.

Een link die de lijst beperkt tot bepaalde tags opent, werkt los van dit filter. Gecombineerd met "Untagged" blijft de lijst leeg, met beide chips zichtbaar; verwijder een van beide chips om weer documenten te zien.

Welke bestanden worden geopend in de voorvertoning

Het bekijken van een bestand opent het ter plekke wanneer de indeling ervan wordt weergegeven als een vaste pagina of afbeelding — een PDF of een afbeelding in een gangbaar fotoformaat zoals JPEG, PNG, GIF, WebP, HEIC/HEIF of TIFF. Dat omvat de facturen, bonnen en gefotografeerde documenten die bijna alles uitmaken wat hier is opgeslagen.

Elk ander formaat wordt gedownload in plaats van weergegeven, en opent in de toepassing op uw computer die ermee overweg kan. Dit geldt voor bestandstypen die naast inhoud ook instructies kunnen bevatten — vectorafbeeldingen en webpagina's onder andere — die nooit worden gerenderd in Flowtly, ongeacht wie ze heeft geüpload. Het bestand zelf is intact en volledig: alleen de plek waar het opent verschilt.

De voorvertoning van een factuur die uit KSeF is ontvangen, toont bovenaan het KSeF-document en daaronder elk ondersteunend document met een bestand, zoals een scan, in de volgorde van de lijst "Documents". Elk ondersteunend document heeft zijn notitie als onderschrift. Een ondersteunend document dat afzonderlijk vanuit de sectie "Documents" wordt geopend, wordt nog steeds alleen getoond, en "Back to invoice" brengt u terug naar de gecombineerde weergave. Een factuur die u zelf hebt geüpload, wordt als één bestand weergegeven.

Zodra de voorvertoning van de factuur is geopend, blijft die open wanneer u naar de volgende of vorige factuur gaat en wordt het bestand van die factuur geladen. Een apart geopende ondersteunende scan hoort bij zijn factuur, dus wie naar een andere factuur gaat, keert terug naar de voorvertoning van de factuur. Het sluiten van het detailpaneel sluit ook de voorvertoning.

Wanneer het paneel van een factuur openstaat, gaan de pijltjestoetsen links en rechts naar de vorige en de volgende factuur in de lijst. Dat blijft zo terwijl de bestandsvoorvertoning naast het paneel openstaat, ook wanneer de toetsenbordfocus in de voorvertoning staat. De toetsen blijven voorbehouden aan waarin u werkt terwijl u in een veld typt, terwijl een dialoogvenster, menu of lijst boven de pagina openstaat, of terwijl u Shift, Ctrl, Alt of Cmd ingedrukt houdt, en in een ingezoomde afbeelding verplaatsen ze in plaats daarvan het beeld binnen de afbeelding.

Het paneel van een inkomende factuur

Als u een inkomende factuur opent, wordt het bestand ervan geopend in de voorvertoning naast het paneel wanneer het bestand een pdf of een afbeelding is. De toetsenbordfocus blijft in het paneel. Zodra u de voorvertoning sluit, blijft die voor die factuur gesloten en wordt ze opnieuw geopend de volgende keer dat u de factuur opent. Een bestand dat de voorvertoning niet kan weergeven, zoals een KSeF-XML-bestand, wordt niet vanzelf geopend; de voorvertoningsknop in de kop van het paneel opent de voorvertoning van de factuur op elk moment.

De secties van het paneel volgen de volgorde van het werk: eerst "Suggestions", "Categorization" en "Related transactions", daarna Details met "Related period", gevolgd door de overige secties. In de kop van het paneel blijven het netto-, btw- en brutobedrag op één rij, ook op een smal scherm.

Documenten die aandacht vragen

Een document in de lijst kan een of meer korte labels dragen die aangeven wat er nog aan moet gebeuren, zodat de lijst zelf laat zien waar de hiaten zitten in plaats van dat u elk document moet openen om dat te ontdekken. De labels gaan over zaken als een ontbrekend nettobedrag, een ontbrekende gekoppelde maand, een ontbrekende tegenpartij of een ontbrekend fiscaal nummer en een document dat nog niet aan een project is toegewezen.

Eén daarvan gaat over hoe een kost over projecten is verdeeld:

"Incomplete split — no exclusions marked" verschijnt op een kostendocument waarvan de projectverdeling niet optelt tot het nettobedrag van het document, terwijl niets in de verdeling het verschil verklaart — zodat een deel van de factuur aan niemand wordt toegerekend. Geef het ontbrekende bedrag aan de projecten die het moeten dragen, of streep de projecten door die er niets van moeten dragen. Een doorgestreept project is zelf een verklaring, dus een verdeling die op die manier te kort blijft, wordt niet gemarkeerd. Beide handelingen staan in Een kostenpost over projecten verdelen op attribuut.

Een andere gaat over hoe een document is betaald:

"Incomplete payment — linked payments do not cover the amount" verschijnt op een kostendocument waarvan de gekoppelde betalingen optellen tot minder dan het bedrag. Als het tekort echt is, koppel dan de ontbrekende betaling. Als het verschil wordt verwacht — de wisselkoers of kosten van een bank, bijvoorbeeld — stel dan een tolerantie in of accepteer het verschil, zoals hieronder beschreven in Wanneer de betalingen afwijken van de factuur.
"Overpayment — linked payments exceed the amount by more than the tolerance" is het spiegelbeeld: de gekoppelde betalingen tellen op tot meer dan het bedrag van het document, met meer dan de tolerantie toestaat. Controleer dat geen betaling twee keer of aan het verkeerde document is gekoppeld; als het verschil wordt verwacht, accepteer het dan op dezelfde manier.

Een derde gaat over of de bedragen van het document met elkaar overeenkomen:

"Amounts disagree — the net, gross and invoice lines do not add up" verschijnt op een kostendocument waarvan de bedragen elkaar tegenspreken: een nettobedrag dat groter is dan het brutobedrag, of factuurregels die optellen tot het bruto waar ze tot het netto zouden moeten optellen. Het komt meestal van een import of een gescand document en niet van typen. Controleer netto en bruto aan de hand van het document zelf, en als de regels als brutobedragen zijn ingevoerd, reken ze dan om naar netto. Zolang de bedragen niet overeenkomen, geldt het document niet als compleet.

Nog een gaat over taggen:

"Needs a tag" verschijnt in de lijst met inkomende facturen, op de desktoplijst en op de mobiele kaart, bij een document zonder tag, noch op het document zelf noch op een van de regels. Een document met een tag erop of op een van de regels draagt het niet. Het label verschijnt alleen als uw organisatie minstens één tag heeft. Om alleen de documenten te zien die het dragen, kiest u "Untagged" in het filter "Tags".

Een label is een aansporing en geen blokkade. Het document blijft in de lijst, behoudt zijn bestand en zijn koppelingen en kan in willekeurige volgorde worden afgehandeld.

Bijlagen toevoegen en beheren

Een nieuwe bijlage uploaden:

Klik op de knop "Add attachment" in de rechterbovenhoek.
Geef de naam op.
Selecteer de gerelateerde Counterparty uit je overzicht van tegenpartijen.
Geef het bedrag van de bijlage op.
Selecteer de valuta.
Kies het bestand van uw computer en upload het. Hetzelfde factuurbestand kan niet twee keer worden geüpload: een tweede upload wordt geweigerd en het uploadvenster geeft de reden.
Geef de datum op waarop u de bijlage hebt ontvangen.
Geef de gerelateerde maand van de bijlage op.
Klik op "Save" om het toevoegen van de bijlage te voltooien.

Veel facturen tegelijk toevoegen

"Add invoices", in de kop van de lijst met inkomende facturen, opent een pagina om een reeks factuurbestanden te uploaden en voor elk een antwoord te krijgen. Bestanden die op de eigen dropzone van de lijst worden losgelaten of gekozen, openen dezelfde pagina met die bestanden al toegevoegd. Er wordt niets geüpload voordat u op de uploadknop drukt, bijvoorbeeld "Upload and check (12)".

Er passen maximaal 100 bestanden in één reeks. Een bestand dat geen factuurbestandstype is (PDF, JPG, PNG of GIF), hetzelfde bestand een tweede keer in de reeks of een bestand na het honderdste wordt niet geüpload, en de regel zegt waarom. De rest gaat door.
Elk bestand wordt geüpload, gelezen en gecontroleerd tegen uw inkomende facturen, en komt terug met een van deze uitkomsten:
- "Already there": precies dit bestand is al aan een inkomende factuur gekoppeld. Er wordt niets toegevoegd, en de regel linkt naar de bestaande factuur.
- "Added": geen enkele inkomende factuur heeft hetzelfde nummer en dezelfde leverancier, dus het bestand is een nieuwe inkomende factuur.
- "Needs a look": er bestaat al een inkomende factuur met hetzelfde nummer en dezelfde NIP van de leverancier, of Flowtly kon het nummer of de NIP van de leverancier niet lezen. Het bestand is toegevoegd. De regel linkt naar de bestaande factuur en zegt of de brutobedragen overeenkomen. Kies "Keep both" (of "Keep it", voor een bestand dat niet gelezen kon worden) om het te bewaren, of "Discard" om de nieuwe kopie te verwijderen. Verwerpen kan niet ongedaan worden gemaakt.
Het lezen van een bestand duurt na het opslaan even, dus de regel luidt "Added, reading the file…" tot het antwoord komt. Als een bestand niet kan worden gecontroleerd, zegt de regel dat en linkt ernaar: het bestand staat in de lijst.
De regels zijn gegroepeerd onder "Needs a look", "Added", "Already there", "Being read" en "Not uploaded", met een lopende samenvatting van de aantallen. "Done" keert terug naar de lijst.

Uploaden vereist de bevoegdheid om inkomende facturen toe te voegen. Zonder die bevoegdheid wordt "Add invoices" niet getoond en uploadt de pagina niets.

Een contante kost zonder document toevoegen

Sommige uitgaven komen nooit met een factuur om te uploaden — een gids, een taxi, een ter plekke contant betaalde maaltijd. "Add cash cost" legt zo'n uitgave vast als een bewuste, expliciete keuze in plaats van als een upload die leeg terugkwam:

Klik op "Add cash cost" naast "Add attachment".
Geef een korte naam op die de uitgave beschrijft (bijv. "Taxi naar het vliegveld").
Selecteer de gerelateerde Counterparty.
Geef het bedrag, de valuta, de datum waarop u de uitgave ontving en de gerelateerde maand op.
Stel eventueel een vervaldatum in en voeg een notitie toe.
Klik op "Add cash cost" om hem op te slaan.

Het record dat hiermee wordt aangemaakt, gedraagt zich vanaf dat moment als elke andere transactiebijlage — categoriseer het, wijs het toe aan een project en tag het op dezelfde manier als een geüploade factuur. Het is gemarkeerd als geen document verwachtend, dus het verschijnt nooit als probleem van een ontbrekend document, komt nooit op de lijst voor betalings-/overboekingsvoorbereiding (er komt nooit een betaling voor, omdat het geld al van eigenaar is gewisseld) en wordt nooit als achterstallig getoond. In de bijlagenlijst draagt het het label "Cash cost — no document", zodat het leest als een bewuste contante uitgave en niet als een onvolledige upload.

Een kostenregel die uit uw boekhouding is geïmporteerd, wordt ook zonder document vastgelegd, maar is geen contante kost: in de lijst met inkomende facturen draagt hij in plaats daarvan een badge "Ledger import", in de desktoplijst en op de mobiele kaart. Er is geen bestand, dus er valt niets te bekijken of te downloaden.

Wachtende bijlagen beheren

Wachtende bijlagen zijn bestanden die zijn geüpload naar Flowtly maar nog niet zijn toegewezen aan een transactie. Dit kunnen zijn:

Facturen geüpload vóórdat de gerelateerde transactie was geregistreerd.
Documenten die handmatig zijn toegevoegd maar nog moeten worden gekoppeld aan de juiste uitgave.
Bestanden die verificatie vereisen voordat ze kunnen worden toegewezen.

Om financiële nauwkeurigheid te waarborgen, dienen deze bijlagen te worden gekoppeld aan hun respectievelijke transacties.

Een tag aanmaken tijdens het taggen van een document

Wanneer u een kostendocument tagt en de tag die u nodig hebt nog niet bestaat, typt u de naam in de tagkiezer. Beheerders krijgen voor elke taggroep Create "<name>" in <group> aangeboden; als u er een kiest, wordt de tag in die groep aangemaakt en in één stap aan het document gekoppeld. Komt uw zoekopdracht overeen met tags in sommige groepen, dan worden alleen die groepen getoond, met hun aanmaakopties; een naam die nergens wordt gevonden, kan in elke groep worden aangemaakt. Andere rollen kiezen uit de tags die al bestaan.

De zoekopdracht vergelijkt de naam van een tag, het korte label en de beschrijving, en negeert hoofdletters en accenten, dus wie Oplaty typt, vindt een tag met de naam Opłaty eksploatacyjne.

Een voorgesteld inkoopregister wordt pas opgeslagen als u het opslaat

Als uw organisatie kostenfacturen codeert met tagcategorieën en een veld met één waarde de inkoopregisterwaarde ZAKUP aanbiedt, toont een inkomende factuur waarin in dat veld niets is gekozen ZAKUP daarin als voorstel. Onder het veld wordt de hint "Suggested, not saved yet" gevolgd door "Save <field name>".

Een voorstel wordt niet op de factuur opgeslagen en wordt dus ook niet geëxporteerd. Het wordt alleen opgeslagen wanneer u "Save <field name>" kiest of zelf een waarde in het veld selecteert; het opslaan van een ander veld laat het ongeslagen. Het veld leegmaken verwijdert het voorstel en slaat niets op, dus nadat u naar een andere factuur bent gegaan en terugkeert, of de pagina opnieuw laadt, wordt het voorstel opnieuw aangeboden. Een veld waarvan de waarde is opgeslagen toont die als waarde, niet als voorstel, en als die waarde later wordt verwijderd, wordt het voorstel opnieuw aangeboden.

Zolang het niet is opgeslagen, telt een voorstel als een leeg veld:

Een verplicht veld dat alleen een voorstel bevat, wordt rood, zoals elk leeg verplicht veld, zodra de factuur gedeeltelijk is gecodeerd: zodra een van de velden een opgeslagen waarde heeft. Op een factuur die nog niemand heeft gecodeerd, wordt geen veld gemarkeerd.
Nadat u een wijziging in de sectie "Categorization" hebt opgeslagen, toont de opslagindicator niet "Saved" zolang een verplicht veld alleen een voorstel bevat. Hij toont Still to save: gevolgd door de namen van die velden. De wijziging die u hebt gemaakt is opgeslagen; de indicator is een herinnering aan wat er nog openstaat, geen fout.

Een notitie aan een document toevoegen

De sectie "Note" in het paneel van een document slaat zichzelf op, net als de andere velden in het paneel: typ de notitie en klik buiten het veld. Er is geen knop Opslaan. Een vinkje bevestigt dat de notitie is opgeslagen. Kan ze niet worden opgeslagen, dan blijft de getypte tekst in het veld staan met de reden ernaast, en de knop om opnieuw te proberen ernaast slaat dezelfde tekst nogmaals op. Als u het veld leegmaakt, wordt de notitie verwijderd.

Een kostenpost over een boekingsperiode spreiden

Een document kan een optionele boekingsperiode hebben, voor een kostenpost die meer dan één maand beslaat, zoals een jaarabonnement. Daarvoor heeft het paneel van een document een eigen sectie "Related period", direct onder Details. Open de sectie en stel "Period from" en "Period to" in: elke datum wordt opgeslagen zodra u die kiest. Zolang er een periode is ingesteld, spreiden de budgetweergaven de kosten gelijkmatig over elk van haar maanden, en toont de sectie de datums ook als ze is ingeklapt. Een begindatum na de einddatum wordt niet opgeslagen, en de reden verschijnt onder de velden. Een banktransactie heeft geen boekingsperiode, dus haar paneel heeft zo'n sectie niet.

Beide uiteinden van de periode zijn hele kalenderdagen. Wanneer de periode wordt ingesteld via een gekoppelde AI-assistent of de API, geeft u elk uiteinde op als een gewone datum, zoals 2026-07-01. Een datum met een tijdstip wordt alleen geaccepteerd als dat tijdstip het begin van die dag is in een tijdzone die een heel aantal uren van UTC verschilt. Elk ander tijdstip, zoals een einde van de periode opgegeven als 23:59:59, wordt geweigerd met een melding daarover en er wordt niets opgeslagen. De app slaat het begin van elke gekozen dag op in de tijdzone van uw computer, dus op een computer met een tijdzone die niet een heel aantal uren van UTC verschilt, zoals UTC+05:30, kan de periode niet vanuit de app worden ingesteld.

Tegenpartij en gekoppelde maand

De sectie Details in het paneel van een document bevat de velden "Counterparties" en "Related month". Het paneel van een banktransactie toont hetzelfde paar. Bij een document zijn beide velden optioneel, zodat een document zonder deze velden in het paneel kan blijven terwijl het nog wordt gecontroleerd. "Manage counterparty", onder de twee velden, opent de geselecteerde tegenpartij, zodat u de naam, rollen en standaardwaarden kunt bewerken; het is niet beschikbaar zolang er geen tegenpartij is geselecteerd. Als u tegenpartijen kunt beheren, opent de naam van de tegenpartij bovenaan het paneel dezelfde editor. Om een tegenpartij toe te voegen die nog niet bestaat, typt u de naam in het veld voor de tegenpartij en kiest u "Add counterparty" (zie Tegenpartijen).

Een inkomende factuur is een inkoop, dus de tegenpartij ervan heeft de rol van leverancier nodig. Als de tegenpartij geen leveranciersrecord heeft, noemt een melding onder de twee velden haar naam en vraagt de melding u de leveranciersrol aan die tegenpartij toe te voegen. Zolang u dat niet doet, vinden zoekopdrachten naar leveranciers haar niet.

Een bevroren budgetmaand corrigeren

"Corrects month" verschijnt in de sectie Details van het paneel van een kostendocument zodra uw organisatie een budgetmaand heeft bevroren in de Budgetinstellingen. Een document dat al een maand noemt, blijft het veld tonen. Het is bedoeld voor een late kostenpost die hoort bij een maand die al naar uw boekhouder is gestuurd:

Stel "Related month" in op een open maand. Een correctie wordt altijd in een open maand geboekt.
Kies in "Corrects month" de bevroren maand waartoe de kostenpost behoort. Het veld biedt alleen bevroren maanden aan en wordt opgeslagen zodra u kiest.

Een correctie die in een bevroren maand wordt geboekt, of een die een niet-bevroren maand noemt, wordt geweigerd, en de melding zegt om welke van de twee het gaat. Door "Corrects month" leeg te maken wordt het document weer een gewone kostenpost.

Wat het accepteren van een leveranciersuggestie doet

Wanneer Flowtly een leverancier voorstelt voor een inkomende factuur, staat op de suggestiekaart wat accepteren doet, voordat u accepteert. De zin wordt afgeleid uit uw lijst met tegenpartijen en zegt een van deze dingen:

Accepteren koppelt deze factuur aan een leverancier die al bestaat. Het eigen record van de leverancier wordt niet gewijzigd.
Accepteren geeft een tegenpartij die al klant is de leveranciersrol en koppelt de factuur eraan. Er wordt geen tweede tegenpartij voor dezelfde partij aangemaakt.
Accepteren maakt een nieuwe leverancier aan onder de naam op het document en koppelt de factuur eraan.
Accepteren mislukt, om een van drie redenen, die de kaart noemt:
- een bestaande tegenpartij heeft die naam of dat fiscale nummer al. Gebruik "Edit suggestion" om in plaats daarvan die tegenpartij te koppelen, of voeg eerst het duplicaat samen;
- de overeenkomende klant kan niet automatisch de leveranciersrol krijgen, omdat zijn leveranciersgegevens aan een ander, verborgen tegenpartijrecord zijn gekoppeld. Neem contact op met de Flowtly-support om dit op te lossen, of gebruik "Edit suggestion" om een andere leverancier te kiezen;
- de factuur draagt het fiscale nummer van een ander bedrijf, niet dat van de klant die de kaart noemt. Gebruik "Edit suggestion" om de leverancier met het fiscale nummer van de factuur te kiezen of aan te maken.

Een kaart waarvan het accepteren mislukt, wordt als waarschuwing getoond. Zonder die waarschuwing zou de kaart eruitzien als een kaart die kan worden geaccepteerd, en zou de weigering pas verschijnen nadat u op Accepteren hebt geklikt.

De zin wordt elke keer afgeleid wanneer u het document opent, niet op het moment dat de suggestie werd gedaan. Een document dat in de inbox wachtte terwijl iemand de leverancier handmatig aanmaakte, zegt daarom dat accepteren het aan een bestaande leverancier koppelt, en niet dat het een nieuwe aanmaakt. Zodra de suggestie is geaccepteerd, vermeldt de kaart in plaats daarvan wat ze werkelijk heeft gedaan.

Op de kaart is het adres van de leverancier gemarkeerd als "Read from the document, not verified": het is het adres zoals het uit het bestand is gelezen, niet gecontroleerd aan de hand van een register.

Tags die de leverancier volgen

Wanneer u de leverancier instelt op een geüpload document, of het nu alleen of in een batch binnenkwam, komen de standaardfactuurtags van die leverancier en de tags van zijn laatste factuur meteen op het document, net zoals bij een uit KSeF of ANAF geïmporteerde factuur. Als uw organisatie het automatisch toevoegen heeft uitgeschakeld, blijven ze suggesties die u kunt accepteren.

Alleen een wijziging van leverancier telt. Een andere leverancier accepteren of er een noemen op het document voegt de tags toe. Dezelfde leverancier opnieuw accepteren of een ander veld bewerken voegt niets toe.
Tags worden alleen toegevoegd. Tags, projecten en verdelingen die al op het document staan, blijven zoals ze zijn, en de tags worden ook toegevoegd wanneer u zelf de leverancier kiest op een document dat al is gecodeerd.
Het standaardproject wordt zo niet vastgelegd. Het blijft een suggestiekaart die u kunt accepteren.
De eigen verwerkingen van Flowtly laten gecodeerde documenten met rust. Wanneer een leverancier op een document komt zonder dat u hem kiest, bijvoorbeeld nadat de op een ander document voorgestelde leverancier is aangemaakt, worden tags alleen toegevoegd als het document geen projectverdeling, geen project op een regel en nog geen tag heeft.
Een beantwoorde suggestie blijft beantwoord. Een tag waarvan de suggestie is geaccepteerd of afgewezen, wordt niet opnieuw aangeboden.

Wanneer de leverancier eerst moet worden aangemaakt

Wanneer een van de suggesties voor een inkomende factuur is om een nieuwe leverancier aan te maken, legt een notitie boven de suggestiekaarten uit in welke volgorde de rest volgt:

Tagsuggesties komen na de leverancier. Ze worden pas aangeboden zodra de leverancier bestaat, en alleen voor een leverancier met een eerdere factuur, dus een leverancier die nog moet worden aangemaakt kan er nog geen hebben.
Andere wachtende suggesties komen ook pas daarna vrij. De kaarten één voor één accepteren kost daarom twee rondes. Wanneer naast de leverancierskaart andere suggesties wachten, wijst de notitie naar "Accept all" onder de kaarten, dat ze allemaal op volgorde toepast.

De notitie zelf past niets toe.

Een suggestie afwijzen

"Reject" op een suggestiekaart wijst de suggestie met één klik af, zonder dat een reden hoeft te worden opgegeven.

De uitzondering is een suggestie die afkomstig is van het standaardproject van de leverancier. Bij het afwijzen opent een kort dialoogvenster met een optionele reden en het vakje "Don't suggest this project for this supplier again". Als u het vakje aanvinkt, wordt dat project ook als standaard van de leverancier verwijderd, zodat het niet wordt voorgesteld op de volgende facturen van de leverancier. Het standaardproject wordt alleen verwijderd als het nog steeds het project is dat de suggestie noemde. Het dialoogvenster verschijnt alleen voor wie de leverancier mag bewerken en wanneer de factuur een tegenpartij heeft; anders wordt ook deze suggestie met één klik afgewezen.

Een tagsuggestie accepteren

Wanneer uw organisatie kostenfacturen codeert met tagcategorieën, komt een tag die uit een suggestie wordt geaccepteerd in het veld waartoe zijn taggroep behoort, alsof u hem daar had gekozen. Hetzelfde geldt voor de standaardfactuurtags van een leverancier wanneer Flowtly die automatisch aan een inkomende factuur toevoegt. Wat er gebeurt, hangt af van de groep van de tag:

De groep hoort bij één tagcategorie. De tag vult dat veld. Het veld telt als gevuld, dus een verplicht veld wordt niet meer als ontbrekend gemarkeerd, en waar het veld in de Optima-export is toegewezen, gaat de waarde met de factuur mee naar de boekhoudexport.
De groep hoort bij geen enkele tagcategorie. De tag wordt als gewone tag toegevoegd, buiten elk veld.
De groep hoort bij meerdere tagcategorieën. Een suggestie zegt niet welk van die velden ze bedoelt, dus de tag wordt als gewone tag toegevoegd en er wordt geen veld gevuld. Om de factuur te coderen kiest u zelf de waarde in het juiste veld.

Een veld dat één waarde aanneemt, kan op deze manier geen tweede krijgen. Als dat veld al een waarde heeft, wordt het accepteren van de suggestie met een foutmelding geweigerd en blijft de suggestie open; verwijder eerst de huidige waarde uit het veld en accepteer daarna opnieuw. "Accept all" en het automatisch toevoegen van standaardtags slaan zo'n suggestie op dezelfde manier over en laten haar aan u over om te beoordelen.

Betalingen en contract gekoppeld aan een document

In de sectie "Related transactions" wordt elke betaling die aan het document is gekoppeld, getoond met omschrijving, datum en bedrag, gevolgd door "Open" en "Unlink". Een betaling ontkoppelen werkt meteen, zonder bevestiging.

De sectie "Categorization" houdt elk project van een verdeling op één regel, met "Weight" en "Amount" in eigen kolommen. Een lange projectnaam wordt daar afgekapt; beweeg erover om hem volledig te lezen.

Naast + project koppelt + contract een contract. Het opent een keuzelijst die is gefilterd op de tegenpartij van het document, met "Search all counterparties" om verder te zoeken. Zonder tegenpartij is het niet beschikbaar, en de tooltip zegt "Set a counterparty to link a contract." Een document bevat één contract, dus + contract is verborgen zolang er een is gekoppeld. Het gekoppelde contract verschijnt in de tabel als een chip die het contract opent, met ernaast een X-knop die het ontkoppelt. Om het contract te wijzigen, ontkoppelt u het en kiest u een ander. Als een document een contract heeft, toont een aparte sectie "Contract" het ook, alleen met "Open". Zolang die sectie is ingeklapt, noemt haar rij het contract.

Wanneer de sectie Categorization niet kan laden

De sectie "Categorization" in het paneel van een binnenkomende factuur heeft de instellingen voor tagcategorieën van de organisatie nodig voordat ze haar tagtabellen toont, en wordt als ladend weergegeven tot ze binnen zijn. Als ze niet kunnen worden geladen, staat er een waarschuwing met de tekst "The category settings could not be loaded, so tags cannot be edited here." en een knop "Retry" die ze opnieuw laadt. Zolang ze niet geladen zijn, toont de sectie geen tagtabellen, zodat daar nooit een tag zonder zijn categorie wordt toegepast. Het contract van het document blijft zichtbaar.

Eén factuurregel over projecten verdelen

Een projectverdeling kan worden ingesteld voor de hele factuur of voor één regel ervan. De eigen verdeling van een regel is bedoeld voor het geval dat één regel werk voor meer dan één project dekt, zoals een inrichtingsregel die door twee huurders wordt gedeeld.

Om een regel volgens een cascaderegel te verdelen, gebruikt u de cascadevulling op de regel zelf, dezelfde die de hele factuur biedt. Die verdeelt het nettobedrag van de regel meteen naar oppervlakte over de huurders van de regel; een regel die één huurder vindt, geeft de regel het project van die huurder, en een regel die er geen vindt, verandert niets. De vulling is niet beschikbaar op een regel zonder bedrag.

Gebruik op de regel + project om een project toe te voegen. Het eerste project neemt de hele regel. Elk project dat daarna wordt toegevoegd, begint met wat er van het nettobedrag van de regel over is, en het bedrag van elk project kan worden bewerkt. De bedragen moeten optellen tot het nettobedrag van de regel, en de regel meldt dit wanneer dat niet zo is. Bij twee projecten die optellen tot de regel verschuift het wijzigen van het ene bedrag het verschil naar het andere, zodat de regel blijft kloppen. Het verwijderen van de rij van een project haalt het uit de verdeling van de regel. Als de verdeling eerder optelde tot de regel, wordt het nettobedrag van de regel verdeeld over de resterende rijen in verhouding tot hun huidige bedragen, zodat de verdeling blijft kloppen; een verdeling die niet optelde, behoudt haar bedragen zoals ingetypt.

De verdeling van de hele factuur helpt op dezelfde manier wanneer ze precies twee projecten heeft. Als u het bedrag van het ene project typt terwijl het andere nog op nul staat, krijgt het andere de rest van het nettobedrag. Dat geldt ook voor het moment nadat + project het tweede project heeft toegevoegd: het eerste project houdt nog het hele nettobedrag en het tweede begint op nul, zodat het typen van het aandeel van het tweede project het eerste laat met wat er overblijft. Een bedrag dat u op de andere rij hebt getypt, wordt nooit overschreven, en een geschrapte rij blijft op nul.

Het nettobedrag van een regel is het bedrag op de regel, of de hoeveelheid maal de eenheidsprijs als de regel geen bedrag heeft. De uitzondering is een document waarvan de regels optellen tot het brutobedrag in plaats van het netto, wat gebeurt wanneer regels als brutobedragen zijn ingevoerd. Daar wordt het nettobedrag van het document over de regels verdeeld naar verhouding van hun bedragen, zodat de nettobedragen van de regels precies optellen tot het netto van het document.

De verdeling van een regel wordt overal op de factuur hetzelfde getoond. De verdeling van de hele factuur toont de projecten van de regel alleen-lezen, gemarkeerd met Ingesteld op regel #n, bewerk het daar, en telt ze nog steeds mee in haar totaal. Een regel zonder eigen project toont hoe de verdeling van de hele factuur hem zou verdelen.

Een regel met een eigen project behoudt zijn volledige nettobedrag op regelniveau. Dat geldt voor een regel die aan één project is gegeven en voor een regel die over meerdere projecten is verdeeld, ook als een van zijn rijen is geschrapt of zijn bedragen tekortschieten ten opzichte van het nettobedrag van de regel. De verdeling van de hele factuur verdeelt het geld van die regel nooit een tweede keer over andere projecten: ze dekt alleen wat de regels overlaten.

De besturingselementen van de hele factuur vervangen alleen de rijen van de hele factuur en laten de eigen verdeling van een regel met rust:

de knoppen die vullen op een attribuut of op een cascade, en "Redistribute to the rest", verdelen alleen het nettobedrag dat de regels nog niet bevatten. Wanneer de regels het geheel bevatten, meldt een vulling dat de regels het volledige netto al bevatten, zodat er op de factuur niets meer te verdelen is. "Redistribute to the rest" wordt alleen aangeboden als het een bedrag zou wijzigen;
"Fill by meter consumption" berekent zijn bedragen uit de meterstanden, zoals op elke factuur;
"Clear all" verwijdert alleen de projectrijen van de hele factuur en vraagt u te bevestigen dat de regels hun eigen verdeling behouden.

Het totaal van de verdeling van de hele factuur telt een regel die aan één project is gegeven mee voor zijn volledige nettobedrag, zodat een verdeling die klopt die regel niet als ontbrekend toont. Een gat binnen de eigen verdeling van een regel, door een geschrapte rij of bedragen die tekortschieten ten opzichte van de regel, blijft zichtbaar in het totaal: dat geld wordt bewust aan niemand toegerekend.

De kop van de sectie "Categorization" telt de regels die een project hebben, een eigen of een uit de verdeling van de hele factuur, of een eigen tag, bijvoorbeeld 2/5 regels met een project of regeltag. Tags die op de hele factuur zijn ingesteld, tellen daarvoor niet mee.

De verdeling van de kosten van een factuur over medewerkers is een subsectie onderaan "Categorization", zoals bij een transactie.

Voor het vullen van een verdeling van de hele factuur op basis van attributen of meterstanden, zie Een kostenpost over projecten verdelen op attribuut. Voor een elektriciteitsfactuur die wordt doorberekend aan huurders met submeters, zie Een elektriciteitsfactuur verrekenen tussen huurders.

Hoe de gekoppelde betaling wordt gecategoriseerd

Als de betaling die aan een document is gekoppeld een eigen projectverdeling of eigen tags heeft, toont de sectie "Transaction allocation" die. Elk project heeft één rij met zijn aandeel en zijn bedrag in de valuta van de betaling, en de tags van de betaling volgen. De sectie is alleen-lezen. "Open transaction" gaat naar de betaling en verschijnt alleen voor gebruikers die banktransacties mogen openen. Zolang de sectie is ingeklapt, geeft haar rij het aantal projecten in de verdeling van de betaling, bijvoorbeeld 2 projects, zodra de betaling is geladen.

Een document verwijderen vanuit het paneel

"Delete" staat in het menu "More options", de knop met drie puntjes bovenaan het paneel van een document, naast de titel. U bevestigt voordat het document wordt verwijderd.

Documentnummer en bestandsnaam

Een geüpload kostendocument heeft twee afzonderlijke identificatoren — het is nuttig te weten welke u bekijkt.

De bestandsnaam is de naam van het bestand dat u hebt geüpload, of de naam die u hebt ingevoerd bij het handmatig toevoegen van de bijlage. Dit is de naam die de bijlagenlijst toont voor het document, zodat een bestand dat u als Figma_Invoice.pdf hebt opgeslagen, onder die naam wordt weergegeven.
Het documentnummer is het factuur- of bonnummer dat op het document zelf is gedrukt. Het wordt automatisch uit het document gelezen wanneer het kan worden gevonden, en wordt apart van de bestandsnaam bewaard.

Doordat de twee gescheiden worden gehouden, blijft een bestandsnaam die voor u betekenisvol is — de leverancier, de dienst, de periode — bewaard na het uploaden, terwijl het documentnummer beschikbaar blijft op de plaatsen die het nummer nodig hebben in plaats van het label.

Waar het nummer het belangrijkste is, wordt het nummer gebruikt. Boekhoudkundige exports en de inkoopdocumentvelden die ze produceren, gebruiken het documentnummer, en kostenregels in budget- en resultatenrapportages worden er ook mee gelabeld. Waar geen documentnummer kon worden gelezen, vallen die plaatsen terug op de bestandsnaam, zodat een rij nooit zonder label is.

Zoeken dekt beide. Het typen van een deel van een factuurnummer vindt het document zelfs wanneer de bestandsnaam niets op dat nummer lijkt, en het typen van een deel van een bestandsnaam vindt het ook.

Tags die automatisch worden gekoppeld aan een kostendocument worden vergeleken met beide identificatoren, zodat een beschrijvende bestandsnaam een tag kan meebrengen die het documentnummer alleen niet had gekoppeld.

Bijlagen die zijn toegevoegd voordat het documentnummer een eigen veld had, worden vermeld onder dat nummer in plaats van onder een bestandsnaam, en ze worden niet met terugwerkende kracht hernoemd. Een lange lijst kan daarom een mix van de twee bevatten. Het bewerken van een bijlage maakt het mogelijk de gewenste naam in te stellen voor elke afzonderlijke rij.

Een document met alleen een brutobedrag

Sommige documenten komen binnen met een brutobedrag en zonder nettobedrag, bijvoorbeeld een kassabon waarop alleen het totaal staat. De sectie Details toont dan onder de bedragen netto, btw en bruto een veld "VAT rate" met de hint Onvolledig. Kies een btw-tarief om netto en btw te berekenen. De aangeboden tarieven zijn die van het land van uw organisatie, inclusief vrijgesteld (zw.). Een tarief kiezen wordt meteen opgeslagen: Flowtly berekent netto en btw uit het bruto, vult het netto in en het veld verdwijnt. Het document telt dan niet langer als zonder nettobedrag.

U kunt het netto ook zelf typen als het document het vermeldt; het veld "VAT rate" verdwijnt zodra een netto is ingevoerd. Als de regels van het document optellen tot het bruto in plaats van het netto, vraagt Flowtly u vervolgens de regels om te zetten naar nettobedragen. Als het tarief niet kan worden opgeslagen, wordt het veld weer leeg en meldt dat.

Wanneer de betalingen afwijken van de factuur

Een factuur wordt niet altijd betaald voor exact het vermelde bedrag. Een leveranciersfactuur in euro's die wordt betaald vanaf een rekening in zloty wordt bijvoorbeeld omgerekend tegen de koers van de bank, en de koers en kosten van de bank kunnen ervoor zorgen dat de gekoppelde betalingen enkele procenten boven of onder de factuur liggen. Flowtly toont dat verschil in plaats van het te verbergen, en laat je bepalen wanneer het acceptabel is.

Bij een inkomende factuur toont de sectie "Related transactions" van het paneel drie bedragen zodra de gekoppelde betalingen niet overeenkomen met de factuur:

"Invoice gross" — het bruto bedrag van de factuur.
"Linked payments" — het totaal van de betalingen die erop zijn gekoppeld, in de valuta van de factuur.
"Difference" — het ondertekende verschil tussen de twee, met het percentage ten opzichte van de factuur.

De bedragen blijven zichtbaar, hoe het verschil ook wordt opgelost. Een tolerantie of een acceptatie verwijdert de waarschuwing; het verandert nooit een bedrag.

Een tolerantie instellen

Standaard wordt een verschil tot 3% van de factuur, naar boven of naar beneden, als overeenkomend behandeld. Een beheerder kan een andere marge instellen onder "Settings" → "Advanced", in de sectie "Incoming invoices — completeness": "Payment difference tolerance" accepteert een percentage van 0 tot 20 en wordt opgeslagen zodra je het veld verlaat. Laat het leeg om de controle van 3% te behouden.

Een verschil binnen de tolerantie wordt weergegeven als Binnen je tolerantie van N% en wordt niet gemarkeerd. Een tolerantie verwijdert alleen een waarschuwing; het voegt er nooit een toe.

Een verschil accepteren

Een verschil dat groter is dan de tolerantie, ongeacht of de betalingen tekortschieten of de factuur overschrijden, wordt weergegeven als een waarschuwing, met "Accept difference" ernaast. Door deze te kiezen word je gevraagd het exacte verschil dat je accepteert te bevestigen en een "Reason" op te geven, bijvoorbeeld de wisselkosten van de bank. De reden is verplicht: Accepteren blijft niet beschikbaar totdat je er een invoert, van maximaal 255 tekens. Eenmaal geaccepteerd:

registreert het paneel wie het verschil heeft geaccepteerd en wanneer;
wordt het label Onvolledige betaling of Te veel betaald verwijderd van het document in de lijst;
wordt er niets anders geschreven — het factuurbedrag, de betalingsbedragen, de wisselkoers en de betaaldatum blijven zoals ze waren.

"Withdraw acceptance" maakt dit ongedaan, en de waarschuwing komt terug.

Een acceptatie geldt voor de bedragen waarvoor ze is gegeven, niet voor het document als geheel. Als het factuurbedrag later wordt bewerkt, of een betaling wordt gekoppeld of ontkoppeld, is het verschil opnieuw open: het paneel geeft aan dat de eerdere acceptatie niet meer geldt, het label komt terug als de betalingen tekortschieten, en het nieuwe verschil kan opnieuw worden geaccepteerd. Als de tolerantie het verschil later wel dekt, toont het paneel het als binnen de tolerantie.

Accepteren en intrekken zijn beschikbaar voor iedereen die het document kan bewerken. "Accept difference" wordt alleen aangeboden zolang een verschil buiten de tolerantie valt en nog niet is geaccepteerd.

Zolang zo'n verschil niet is opgelost, is de sectie "Related transactions" rood gemarkeerd. In het paneel markeert rood een sectie met een probleem dat Flowtly heeft gedetecteerd, zoals bedragen die niet overeenkomen, en markeert oranje een sectie die alleen onvolledig is, zoals een factuur waaraan nog geen betaling is gekoppeld.

De betaling draagt dezelfde waarschuwing. Als een factuur die een betaling voldoet bedragen heeft die niet overeenkomen, ook bij betalingen die de factuur overschrijden, is de statuscirkel van de betaling eveneens rood, in de transactielijst, op de mobiele kaart en in het zijpaneel, en het zijpaneel voegt de regel "Linked invoice: amount differs" toe. Door in het zijpaneel met de muis over de cirkel te gaan, worden de bedragsafwijkingen op de gekoppelde factuur opgesomd. Een factuur die alleen onvolledig is, laat de kleur van de betaling ongewijzigd.

De zijbalk van de betaling toont het verschil zelf ook. In de sectie "Attachments" krijgt elke factuur die de betaling voldoet en een verschil heeft hetzelfde paneel als op de factuur, met dezelfde drie waarden en, waar van toepassing, "Accept difference". Een verschil buiten de tolerantie markeert de sectie rood. Wanneer één betaling twee of meer facturen voldoet, heeft elk paneel de naam van zijn factuur als bijschrift, zodat u ziet bij welke het verschil hoort. Het accepteren vanuit de betaling is dezelfde acceptatie als het accepteren op de factuur.

Voorbeeldgebruiksscenario's

"Untagged" kiezen onder "Tags" om de geïmporteerde leveranciersfacturen die nog een tag nodig hebben af te werken, tot de lijst leeg is.
Een leveranciersfactuur in PDF-formaat rechtstreeks koppelen aan een specifieke betalingstransactie voor audit en archivering.
Een foto van een fysieke bon voor een medewerkeruitgave uploaden, die later wordt gekoppeld aan de bijbehorende banktransactie.
Een voorgestelde kostensoorttag op een leveranciersfactuur accepteren, zodat hij het veld kostensoort van de factuur vult en gecodeerd in de boekhoudexport terechtkomt.
De leveranciersfacturen van een maand in één keer op de lijst laten vallen en per bestand zien welke al in Flowtly stonden.
Alle contractuele overeenkomsten en betalingsschema's centraliseren voor eenvoudige toegang en naleving.
Niet-gekoppelde documenten beheren (bijv. vroeg ontvangen facturen) totdat de gerelateerde financiële transactie in het systeem is geregistreerd.
Het verschil accepteren op een factuur in vreemde valuta die is betaald tegen de wisselkoers van de bank, zodat deze niet langer wordt gemarkeerd als onderbetaald, terwijl de bedragen precies gelijk blijven aan wat is gefactureerd en betaald — of een tolerantie instellen zodat kleine wisselkoersverschillen nooit worden gemarkeerd.
De kostensoort van een leveranciersfactuur coderen en het voorgestelde inkoopregister opslaan met "Save <field name>", zodat het register met de factuur naar de boekhoudexport gaat in plaats van een voorstel te blijven.
Op "Retry" klikken in "Categorization" nadat de categorie-instellingen niet konden worden geladen, en de factuur daarna zoals gewoonlijk taggen.
"Accept all" gebruiken bij een eerste factuur van een onbekende leverancier, zodat de leverancier wordt aangemaakt voordat de suggesties die erop wachten worden toegepast.