Transacties schoon en goed gecategoriseerd houden

Voordat je begint

Wat je nodig hebt

• Een bankrekening die aan Flowtly is gekoppeld, zodat de transacties in de lijst verschijnen.
• Leveranciersfacturen die al in Flowtly staan, zodat ze aan betalingen kunnen worden gekoppeld.
• De budgetten en projecten waaraan je kosten wilt toewijzen.

1. 1

   Open de module Transactions

   Ga naar Finance & Business → Transactions en open de bankrekening waarmee je wilt werken. De lijst daarvan groepeert bankactiviteit per maand, met het transactienummer en de naam van de tegenpartij aan de linkerkant. De kolom Status toont voor elk item een gekleurde voortgangscirkel: volledig groen (100%) betekent dat alle verplichte gegevens aanwezig zijn; gedeeltelijke cirkels in oranje of grijs geven ontbrekende velden aan.

   Tips

   • Transacties worden gegroepeerd per bankrekening. Gebruik de breadcrumb bovenaan om tussen rekeningen te schakelen als je organisatie er meer dan één heeft.
2. 2

   Open een transactie en vul de verplichte velden in

   Klik op een rij om het detailpaneel aan de rechterkant te openen. Met de schakelaar Supplier/Client bovenaan selecteer je de richting van de transactie — Supplier voor uitgaande betalingen, Client voor inkomsten. Twee velden zijn verplicht voor de maandafsluiting: Counterparty (aan of van wie de betaling gaat) en Related month (de boekhoudperiode waartoe deze behoort). Vul beide in en ze worden direct opgeslagen.

   Tips

   • De gerelateerde maand hoeft niet gelijk te zijn aan de transactiedatum — stel deze in op de periode die je accountant voor deze kosten moet gebruiken.
3. 3

   Bekijk AI-leverancierssuggesties

   Wanneer Flowtly een begunstigde detecteert zonder bestaande tegenpartijkoppeling, toont de sectie Suggestions in het detailpaneel een kaart “Create supplier”. De kaart toont de geëxtraheerde naam en de reden. Klik op Accept om de leverancier aan te maken en deze in één stap aan de transactie te koppelen. Klik op Edit suggestion om de naam voor het aanmaken aan te passen en daarna op Apply. Klik op Reject om te sluiten en de tegenpartij handmatig in te stellen.

   Tips

   • Leveranciers die via suggesties zijn aangemaakt, worden permanent opgeslagen — toekomstige transacties van dezelfde begunstigde worden automatisch gekoppeld zonder handmatige invoer.
4. 4

   Verrijk de tegenpartij

   Om de instellingen van een tegenpartij te bewerken, klik je op Manage counterparty onder het veld Counterparty om het tegenpartijpaneel te openen. Hier kun je de schakelaar Require attachment inschakelen om te verplichten dat er altijd een document aan deze begunstigde wordt gekoppeld, en een Default project instellen zodat het voor elke nieuwe transactie van hen wordt voorgesteld. Klik op “Enrich via AI” om Flowtly openbare bedrijfsgegevens zoals btw-nummer, geregistreerd adres en bankrekeningen automatisch te laten ophalen.

   Tips

   • Het instellen van een standaardproject is bijzonder handig voor terugkerende leveranciers zoals huur of SaaS-abonnementen — het elimineert elke maand één handmatige stap.
5. 5

   Koppel een factuur aan de transactie

   Gebruik de knop “Attach awaiting files” om een factuur te linken die al in Flowtly's lijst Incoming invoices staat — het paneel toont alle niet-gekoppelde facturen met hun bedrag, ontvangstdatum en tegenpartij zodat je de juiste kunt koppelen en op Attach kunt klikken. Als het document nog niet in Flowtly staat, gebruik dan in plaats daarvan “Add attachment” om een PDF-, PNG-, JPG-, JPEG- of GIF-bestand (max 3 MB) rechtstreeks vanaf je computer te uploaden.

   Tips

   • Attach awaiting files is de snelste methode — het hergebruikt een document dat je al hebt verwerkt in Incoming invoices, zodat je geen dubbele uploads hebt.
6. 6

   Wijs de transactie toe aan een budget

   Klik op “Assign to budget” in de sectie Budgets van het detailpaneel. Selecteer de budgetregel uit de vervolgkeuzelijst, bevestig het bedrag (vooraf ingevuld met de transactiewaarde) en gebruik de percentageschuif als je slechts een gedeelte wilt toewijzen. Klik op Assign. Je kunt dezelfde transactie aan meerdere budgetregels toewijzen door de stap te herhalen met “Add another budget”.

   Tips

   • Door toe te wijzen aan een budget blijven je uitgavenrapporten nauwkeurig en kun je in één oogopslag zien hoeveel van elke budgetregel is verbruikt.
7. 7

   Koppelen aan een project

   Gebruik de sectie Categorization om de transactie te linken aan een project voor kostenbewaking. Voeg een project toe met de chip “+ project” en stel daarna het bedrag of percentage in; voeg meer projecten toe om de kosten te verdelen. Een chip “Fill by …” verdeelt de kosten automatisch over projecten op basis van gedeelde kenmerken. Elke wijziging wordt automatisch opgeslagen. Als de tegenpartij een document vereist of er al een document is gekoppeld, categoriseer de kosten dan op die factuur.

   Tips

   • Verdeel gedeeltelijke toewijzingen expliciet — bijvoorbeeld 50% naar een factureerbaar klantproject, 50% naar een intern project — zodat je financieel team context heeft bij het beoordelen van het project-P&L.
8. 8

   Betalingsontvangst registreren voor klanttransacties

   Wanneer er een bankoverschrijving van een klant binnenkomt, open dan de transactie en schakel de schakelaar om naar Client. De sectie Attachments van het detailpaneel toont een veld “Unpaid or partially paid invoices” met alle uitgaande facturen die nog niet volledig zijn betaald. Selecteer de overeenkomende factuur uit de vervolgkeuzelijst. Flowtly registreert de betaling bij die factuur en werkt de status automatisch bij naar Paid zodra het volledige factuurbedrag is gekoppeld.

   Tips

   • Als een klant meerdere facturen in één overschrijving betaalt, kun je de transactie aan meerdere facturen koppelen door ze één voor één te selecteren — Flowtly houdt het resterende saldo op elke factuur bij.