Een elektriciteitsfactuur verrekenen tussen huurders

Een elektriciteitsfactuur voor een gebouw met huurders die submeters hebben, moet op twee verschillende manieren worden verdeeld. Elke huurder met een submeter betaalt voor de energie die zijn eigen meter heeft geregistreerd en krijgt die doorberekend op zijn nutsfactuur. De rest, de energie die de gemeenschappelijke ruimten hebben gebruikt plus de vaste kosten van de factuur, wordt door elke huurder gedragen in verhouding tot de oppervlakte die hij huurt, en wordt op budgetten geboekt in plaats van gefactureerd.

"Settle energy" doet beide vanuit de leveranciersfactuur zelf, tegen de prijs die die factuur rekent. Er wordt niets geboekt zolang de cijfers niet weer met de factuur overeenkomen.

Wanneer "Settle energy" wordt aangeboden

Uw organisatie kiest per nutsvoorziening hoe een nutsfactuur wordt verdeeld: gevuld op meter, met "Fill by meter consumption" en een prijs die u zelf typt, of verrekend vanuit de factuur. Verrekenen vanuit de factuur wordt per organisatie gekozen en staat uit tot het voor de uwe is ingeschakeld; vraag Flowtly-support om dit te wijzigen.

Als elektriciteit vanuit de factuur wordt verrekend, toont een inkomende factuur met een regel voor werkzame energie "Settle energy" tussen de vulknoppen van de sectie "Categorization". Een factuur zonder zo'n regel, bijvoorbeeld een schoonmaakfactuur, krijgt het nooit aangeboden. "Fill by meter consumption" blijft beschikbaar voor elke nutsvoorziening die nog op meter wordt gevuld en noemt elektriciteit niet meer.

Het verrekeningspaneel

"Settle energy" opent het paneel "Settle the energy invoice". Het toont de verrekening zoals die zou worden geboekt, sectie voor sectie.

Factuur

De leverancier, het factuurnummer, de "Usage period", de maand waarvan de nutsfacturen de bedragen van de huurders bevatten ("Lands on tenant invoices for": de maand na de verbruiksperiode, of later als uw organisatie met meer maanden achterstand factureert), de regel voor werkzame energie als kWh maal prijs, de vaste kosten en de totalen netto, btw en bruto.

De "Unit price (net per kWh)" en de "Invoice kWh" worden uit de energieregels van de factuur gelezen. De prijs verandert elke maand en wordt daarom nooit op het gebouw bewaard. Als de pdf iets anders zegt, corrigeer dan een van beide cijfers en druk op "Recalculate". Als de prijs niet uit de factuur kan worden gelezen, typ dan zelf de eenheidsprijs en de kWh uit de pdf en bereken opnieuw. Getallen worden getypt met de decimale en duizendtalscheidingstekens van uw organisatie.

Gebouwen

Kies de gebouwen waarvan de meters door de factuur worden gedekt. Flowtly onthoudt de keuze en stelt die voor bij de volgende factuur van dezelfde leverancier. De lijst blijft zichtbaar, zodat u de gebouwen kunt wijzigen en opnieuw kunt berekenen.

Huurders met submeter: doorberekening

Eén rij per huurder met een elektriciteitssubmeter in die gebouwen: de begin- en eindstand van elke meter, de kWh daartussen en het bedrag tegen de prijs van de factuur. Het bedrag van elke huurder is de som van de bedragen van zijn meters.

Een meterstand die enkele dagen voor of na de verbruiksperiode is opgenomen, wordt naar rato van dagen verdeeld. Een stand die verder buiten de periode ligt, of een meter met dagen van de periode zonder gegevens, vraagt om uw beslissing: "Prorate by days", "Take as is", of wachten op de meterstand en later terugkomen.

"Leave out this meter" haalt een meter uit de verrekening, bijvoorbeeld een meter die al door een andere wordt meegeteld. "Include all meters" haalt elke overgeslagen meter terug. De overgeslagen meters worden onthouden wanneer u de verrekening opnieuw opent.

Als geen enkele huurder in de gekozen gebouwen een elektriciteitssubmeter heeft, gaat het volledige nettobedrag naar de gemeenschappelijke ruimten.

Restant: gemeenschappelijke ruimten, verdeeld naar oppervlakte

De kWh van de gemeenschappelijke ruimten tegen de prijs van de factuur, plus elke vaste kostenpost, verdeeld over alle huurcontracten in de gekozen gebouwen naar gehuurde oppervlakte en geboekt op het budget van elk huurcontract. Niemand krijgt hiervoor een factuur. Het restant wordt pas getoond wanneer elke meter kan worden afgesloten, omdat eerder verdelen het verbruik van een huurder naar de gemeenschappelijke ruimten zou verschuiven.

De drie controles

Drie controles moeten overeenkomen voordat de verrekening kan worden bevestigd. Elke controle toont "Agrees", "Mismatch" of "Cannot close yet".

Bedrag: het nettobedrag van de factuur is gelijk aan de doorberekeningen aan de huurders plus de verdeling van de gemeenschappelijke ruimten, tot op de cent.
Energie: de kWh van de factuur zijn gelijk aan de submeters plus de gemeenschappelijke ruimten. De gemeenschappelijke ruimten zijn nooit negatief, dus submeters die samen meer opleveren dan de factuur wijzen op een verkeerde meterstand; het paneel noemt de meter die u het eerst moet controleren.
Periode: elke begin- en eindstand omsluit de verbruiksperiode.

Bevestigen

"Confirm split" boekt de kosten van de factuur en het aandeel van de gemeenschappelijke ruimten op de budgetten en legt het bedrag van elke doorberekende huurder vast als de definitieve nutsafrekening voor elektriciteit van die huurder voor de verbruiksmaand, in één stap. De projectverdeling van de factuur toont daarna het resultaat.

Bevestigen maakt nooit een factuur aan en wijzigt er ook geen. Het bedrag van de huurder wordt gefactureerd op zijn nutsfactuur in Bulkfacturatie van huurcontracten voor de maand die onder "Lands on tenant invoices for" staat, waar het als concept wordt opgesteld en samen met de huur en de servicekosten wordt uitgegeven. Zie Nutsafrekeningen voor huurders.

Bevestigen blijft uitgeschakeld:

tot alle drie de controles overeenkomen en er geen probleem is vermeld onder "Confirm is disabled until these are resolved";
nadat u de prijs of de kWh hebt gewijzigd, tot u op "Recalculate" drukt;
na een mislukte herberekening, tot er een lukt. Gebruik "Retry" om opnieuw te berekenen met de gebouwen en meters die op dat moment zijn gekozen;
als er geen gebouw is gekozen.

Bevestigen bepaalt wat huurders in rekening wordt gebracht en vereist daarom de rol van factuurbeheerder. Zonder die rol kunt u de verrekening openen en bekijken, en vraagt het paneel u om haar door een beheerder te laten bevestigen.

Wat een verrekening tegenhoudt

Elk probleem wordt in één zin vermeld die de betrokken huurder, maand, meter of factuur noemt. De meest voorkomende:

Een meterstand ontbreekt, overlapt een andere of daalt. Voeg de stand toe of corrigeer hem in de geschiedenis van de meter en bereken dan opnieuw. Zie Meterstanden importeren.
Een huurcontract begint of eindigt binnen de verbruiksperiode, heeft geen project om op te boeken of heeft geen gehuurde oppervlakte. Een meter op meer dan één actief huurcontract wordt ook geweigerd, omdat die twee keer zou worden gefactureerd.
De factuur heeft al een met de hand getypte projectverdeling, op de hele factuur of op een van de regels. De verrekening overschrijft die nooit: verwijder die verdeling eerst in de categorisering.
Een huurder heeft voor de maand al een nutsafrekening voor elektriciteit die deze verrekening niet heeft vastgelegd: een berekend op basis van een tarief, of een vastgelegd bij het verrekenen van een andere leveranciersfactuur voor hetzelfde huurcontract en dezelfde maand. De verrekening vervangt die nooit.
De energieregel van een huurder uit een eerdere bevestiging staat nog op een factuur. Verwijder die regel van de factuur en bevestig dan opnieuw. Een regel op een uitgegeven factuur kan op deze manier niet worden verwijderd.
De nutsfacturen van de maand zijn al uitgegeven in de bulkfacturatie van huurcontracten, en bevestigen zou het bedrag van een huurder wijzigen of laten vervallen. De weigering noemt de betrokken facturen.
Uw organisatie heeft geen standaardvaluta ingesteld.
De factuur vermeldt geen verbruiksperiode of heeft geen nettobedrag.

Dezelfde factuur opnieuw verrekenen

Als u "Settle energy" opent op een factuur die al is verrekend, worden de gebouwen en overgeslagen meters voorgesteld die die verrekening gebruikte. De eenheidsprijs en de kWh worden opnieuw uit de factuur gelezen: als u een van beide eerder had gecorrigeerd, corrigeer die dan opnieuw en bereken opnieuw.

Opnieuw bevestigen vervangt de nutsafrekeningen die deze verrekening heeft vastgelegd, en trekt de afrekening in van een huurder die ze niet meer doorberekent, zodat elke huurder voor de maand één keer wordt gefactureerd. De eerdere afrekening blijft als vervangen bewaard, voor het dossier. Zodra de nutsfacturen van de maand zijn uitgegeven, weigert de verrekening te bevestigen wanneer ze het bedrag van een huurder zou wijzigen of laten vervallen.

Voorbeeldgebruiksscenario's

Maandelijkse elektriciteit voor een gebouw met submeters: Reken elke huurder zijn eigen kWh tegen de prijs van de leverancier door op zijn volgende nutsfactuur, en verdeel de energie van de gemeenschappelijke ruimten en de vaste kosten naar oppervlakte over de huurcontracten.
Een verkeerd gelezen prijs corrigeren: Typ de eenheidsprijs uit de pdf, bereken opnieuw en controleer of alle drie de controles overeenkomen voordat u bevestigt.
Een verkeerde meterstand vinden: Als de submeters samen meer opleveren dan de factuur, begin dan met de meter die de energiecontrole noemt.
Een dubbel getelde meter overslaan: Sla een meter over waarvan de energie al in de meter van een andere huurder is opgenomen.