Opdrachtnemers

De weergave Opdrachtnemers in Flowtly biedt een gecentraliseerde lijst van alle externe leveranciers, onderaannemers en dienstverleners waarmee uw bedrijf samenwerkt. Deze weergave helpt bij het bijhouden van opdrachtnemersinformatie, het categoriseren van kosten en het efficiënt beheren van financiële relaties. Upload transacties gerelateerd aan opdrachtnemers en voeg relevante documenten toe voor vlotte bedrijfsvoering en financiële duidelijkheid.

Elke opdrachtnemer behoort tot een groep, die het soort kosten classificeert dat de opdrachtnemer vertegenwoordigt. De groep wordt weergegeven in de lijst met opdrachtnemers en wordt gebruikt om de uitgaven uit te splitsen in de Kostengrafiek. Wanneer u een opdrachtnemer toevoegt, plaatst Flowtly deze automatisch in de standaardgroep van uw organisatie, zodat er in het formulier geen groep hoeft te worden gekozen.

Weergave Opdrachtnemers

Opdrachtnemers zijn de leveranciers van uw organisatie. Open "Counterparties" in het hoofdmenu, in de groep "Counterparties & contracts", en kies het tabblad "Suppliers" om de lijst van al deze leveranciers te zien, zoals beschreven in Tegenpartijen. Open het record van een leverancier en volg de link in de sectie "Supplier" om de hieronder beschreven pagina van de opdrachtnemer te bereiken. Deze weergave helpt bij het bijhouden van opdrachtnemersinformatie, het categoriseren van kosten en het efficiënt beheren van financiële relaties.

Elk opdrachtnemersvermeldning bevat:

• "Name" – De geregistreerde naam van de opdrachtnemer.
• "Group" – De categorie waaronder de opdrachtnemer valt.
• "Description" – Aanvullende details over de opdrachtnemer (indien toegevoegd).
• Knop "Edit" – Hiermee kunnen gebruikers opdrachtnemersgegevens bijwerken.

Een nieuwe opdrachtnemer toevoegen

Een nieuwe opdrachtnemer toevoegen:

• Klik op de pagina Tegenpartijen op "Add counterparty" en kies leverancier als rol. Op het tabblad "Suppliers" is de rol al geselecteerd.
• Voer de gegevens van de opdrachtnemer in, zoals:
  • "Name" (Vereist) – De officiële naam van de opdrachtnemer of leverancier.
  • BTW-nummer (Fiscaal identificatienummer) – Gebruikt voor belasting- en nalevingsdoeleinden.
  • "Match regex" – Een patroon dat wordt gebruikt om transacties gerelateerd aan deze opdrachtnemer automatisch te koppelen. Het patroon is een reguliere expressie en wordt gematcht zonder onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters, ook voor letters met accenten zoals Ł en ł. Spaties vóór en na het patroon worden genegeerd, en een patroon dat alleen uit spaties bestaat, geldt als geen patroon. Een gewone / erin, zoals in FV/TEST, komt overeen met een letterlijke schuine streep. Een patroon dat geen geldige reguliere expressie is, wordt bij het opslaan van de opdrachtnemer afgewezen met een validatiemelding; corrigeer het dus vóór het opslaan.
  • Status (Vereist) – Bepaalt of de opdrachtnemer actief of inactief is.
  • "Recurring" – Voor een leverancier die u volgens een vast schema factureert, zoals huur of een telefoonabonnement. Als er drie maanden lang geen betaling aan deze leverancier verschijnt, toont "Action center" hem in een lijst om te controleren.
  • Vast bedrag – Markeert deze opdrachtnemer voor vaste terugkerende betalingen in plaats van variabele bedragen.
  • "Require attachment" – Elke bankbetaling met deze opdrachtnemer wordt gemarkeerd totdat er een factuur of bon aan is gekoppeld. Schakel de optie uit voor opdrachtnemers die er nooit een sturen, zoals een bank of de belastingdienst.
  • Niet opnemen in grafiek – Sluit de transacties van deze opdrachtnemer uit van kostengrafieken voor rapportagedoeleinden.
  • Verantwoordelijke medewerker – Koppelt een opdrachtnemer aan een specifieke interne medewerker die verantwoordelijk is voor het beheer van de relatie.
  • "Tax amount" – Definieert een eventueel van toepassing zijnde belastingtarief voor betalingen aan deze opdrachtnemer.
  • "Payment deadline" – De standaard betalingstermijn die voor deze opdrachtnemer wordt gebruikt.
  • Budget – Wijst opdrachtnemerskosten toe aan een specifiek eerder aangemaakt budget voor tracking (alleen aanwezig als de module Budgetten actief is).
  • "Description" – Aanvullende details over de opdrachtnemer (bijv. contractvoorwaarden, speciale condities).
• Sla de opdrachtnemer op, zodat deze beschikbaar is voor toekomstige transacties.

Na het aanmaken verschijnt de opdrachtnemer in de lijst "Active" of "Inactive", afhankelijk van de status die tijdens het aanmaken is geselecteerd.

Dubbele opdrachtnemers voorkomen

Wanneer u een nieuwe opdrachtnemer toevoegt, vergelijkt Flowtly de naam met de bedrijven en personen die al in uw organisatie staan, inclusief degenen aan wie u al facturen stuurt als klant. Als het een waarschijnlijke overeenkomst vindt, waarschuwt het u voordat er een tweede, losstaand record wordt aangemaakt, zodat de geschiedenis van één bedrijf niet over twee vermeldingen wordt verdeeld.

• Als het werkelijk om een ander bedrijf gaat dat toevallig dezelfde naam heeft, ga dan gerust door en maak het aan als aparte vermelding.

• Als het hetzelfde bedrijf is waarmee u al als klant samenwerkt, houd ze dan samen in één record, zodat alles bij elkaar blijft. Kies Leveranciersrol toevoegen aan, de knop die de bestaande klant noemt: de bestaande klant wordt ook leverancier, er wordt geen tweede record aangemaakt en het bedrijf verschijnt direct in de lijst met opdrachtnemers. Het formulier biedt dit aan terwijl u het nog invult, zodra de naam of het BTW-nummer dat u typte overeenkomt met een klant, en kiezen op dat moment sluit het formulier. Dezelfde keuze verschijnt opnieuw als de overeenkomst pas bij het opslaan wordt gevonden.

Het werkt ook andersom: een bedrijf dat u al als opdrachtnemer hebt, kan in dezelfde stap factureerbaar worden gemaakt als klant (zie Dubbele klanten voorkomen).

Kostengrafiek

Bovendien kunt u Kostengrafieken bekijken door op de speciale knop nabij de koptekst bovenaan de pagina te klikken. De weergave Kostengrafieken in Flowtly biedt een visuele uitsplitsing van kosten over verschillende opdrachtnemersgroepen in de loop van de tijd. Deze functie helpt financiële teams bij het analyseren van bestedingspatronen, het volgen van kostentrends en het nemen van datagestuurde financiële beslissingen. Het bovenste gedeelte van de weergave bevat een gestapeld vlakdiagram dat de totale opdrachtnemerskosten in de loop van de tijd weergeeft.

Belangrijke inzichten zijn:

Algehele bestedingstrends – De hoogte van de grafiek geeft de totale uitgaven per periode aan. Verdeling van kosten per categorie – Verschillende kleuren vertegenwoordigen verschillende opdrachtnemersgroepen, waardoor eenvoudig te zien is waar de meeste kosten worden gemaakt. Maandelijkse kostenvariaties – Pieken en dalen markeren schommelingen in de bestedingen, wat helpt bij het volgen van seizoensgebonden trends of onverwachte kostenstijgingen.

Door over de grafiek te bewegen, kunnen gebruikers exacte waarden zien voor elke opdrachtnemerscategorie in een specifieke maand.

Onder de grafiek geeft een gedetailleerde tabel een uitsplitsing van kosten per opdrachtnemersgroep over meerdere maanden. Elke rij vertegenwoordigt een specifieke opdrachtnemerscategorie en kolommen tonen de maandelijkse kosten.

Kolom Opdrachtnemersgroep – Somt verschillende groepen opdrachtnemers op (bijv. B2B, Extern, IT-apparatuur, Opleiding). Kolommen Maandelijkse kosten – Toont de geregistreerde kosten per maand voor elke opdrachtnemersgroep. Negatieve of nulwaarden – Geeft terugbetalingen, correcties of geen geregistreerde transacties voor die categorie aan.

Opdrachtnemer bewerken

Managers kunnen ook bestaande opdrachtnemers bewerken. De bewerkingsweergave biedt niet alleen een bewerkingsmodus, maar ook de mogelijkheid om documenten te bekijken/toe te voegen en alle transacties gerelateerd aan deze opdrachtnemer te raadplegen. Om de bewerkingsmodus te openen, opent u het record van de leverancier in Tegenpartijen en volgt u de link in de sectie "Supplier".

Tabblad Overzicht

Op het tabblad "Overview" kunt u alle informatie die tijdens het aanmaken van de opdrachtnemer is verstrekt bekijken en bijwerken.

Tabblad Documenten

Het tabblad "Documents" in het profiel van de opdrachtnemer stelt gebruikers in staat:

• Leverancierscontracten, overeenkomsten, NDA's en andere relevante bestanden te uploaden en op te slaan.
• Vervaldatums voor contractverlenging bij te houden.
• Documenten naar behoefte te bekijken, te downloaden en te verwijderen.
• Georganiseerde en veilige documentatie bij te houden voor nalevings- en auditdoeleinden.

Elk documentvermeldning bevat de volgende kolommen:

Type – Specificeert de categorie van het document (bijv. Leverancierscontract, NDA). "Notes" – Aanvullende opmerkingen bij het document. "Expiration date" – Een veld voor het bijhouden van de geldigheid van het contract (vervaldatum kan alleen worden ingesteld als dit is ingeschakeld voor het specifieke documenttype in de organisatie-instellingen). "Attached file" – Stelt gebruikers in staat het geüploade document te downloaden of te bekijken. Opties Bewerken & Verwijderen – Maakt het mogelijk documenten te wijzigen of te verwijderen.

Een nieuw opdrachtnemersdocument toevoegen:

• Klik op de knop "Add document" in de rechterbovenhoek.
• Vul de vereiste velden in:
• "Document type" – Selecteer uit eerder aangemaakte documenttypen of voeg een nieuw type toe (door op de knop "+" naast het veld Documenttype te klikken, wordt u doorgestuurd naar de pagina in Organisatie-instellingen. Hier kunt u een nieuw documenttype toevoegen en dit koppelen aan de entiteit Opdrachtnemers om het zichtbaar te maken in de lijst met opdrachtnemersdocumenten. Knop alleen aanwezig voor de rol Documentbeheerder).
• "Attached file" – Upload het betreffende contract of document.
• "Notes" – Geef aanvullende details over het document op (optioneel).
• Klik op "Add" om het document op te slaan in het profiel van de opdrachtnemer.

Opdrachtnemersdocumenten beheren en volgen:

• Bekijken & downloaden – Klik op het oogpictogram om het document te bekijken of op het downloadpictogram om een lokale kopie op te slaan.
• Documentgegevens bewerken – Klik op het bewerkingspictogram om documentopmerkingen of de vervaldatum bij te werken.
• Documenten verwijderen – Klik op het prullenbakpictogram om verouderde of onjuiste bestanden te verwijderen.

Tabblad Transacties

Op het tabblad "Transactions" kunt u grafieken en alle transacties bekijken die zijn gekoppeld aan de specifieke opdrachtnemer. Raadpleeg voor meer informatie het artikel Transactiebeheer.

Voorbeeldgebruiksscenario's

• Efficiënt leveranciersbeheer: Centraliseer alle gegevens van externe leveranciers, onderaannemers en dienstverleners op één plek voor eenvoudige toegang en beheer.
• Kostenanalyse: Analyseer bestedingspatronen in de loop van de tijd per opdrachtnemersgroep met behulp van Kostengrafieken.
• Gestroomlijnde financiële bedrijfsvoering: Beheer betalingstermijnen, volg terugkerende betalingen en zorg voor de juiste documentatie door bijlagen te vereisen voor specifieke opdrachtnemer-transacties.
• Naleving en auditgereedheid: Sla alle opdrachtnemersgerelateerde documenten, zoals contracten en NDA's, rechtstreeks op in Flowtly voor een georganiseerd en veilig auditspoor.