XML-bestanden van e-facturen voor een maand downloaden

Boekhoudsoftware die e-facturen importeert, wil meestal het gestructureerde XML-bestand van elke factuur in plaats van de pdf. "Download e-Factura XML (month)" in de factuurlijst verzamelt de e-factuur-XML van alle facturen die in één maand zijn uitgegeven, desgewenst beperkt tot één factuurreeks, en slaat ze op als één ZIP-archief.

Het omvat facturen die via e-facturering zijn verzonden, of ze nu bij de ANAF (RO e-Factura) of bij KSeF zijn ingediend. Elk bestand is de XML die is opgeslagen voor de e-factureringsindiening van die factuur.

Voordat je begint

Je hebt een rol nodig die de factuurlijst opent: factuurbekijker of factuurbeheerder. Een bekijker ziet deze knop, ook al zijn de andere acties van de lijst voorbehouden aan beheerders.
De knop verschijnt wanneer "Enable E-Invoicing" aanstaat in de factuurinstellingen van de organisatie, of wanneer het eigen bedrijf van de organisatie zijn facturen bij de ANAF indient, dat wil zeggen een Roemeens bedrijf waarvan de aanbieder onder "Romanian e-invoicing" de ANAF is. Anders wordt hij niet getoond.
XML-bestanden van facturen die naar KSeF zijn verzonden, kunnen alleen worden opgehaald zolang de organisatie met KSeF is verbonden. Bevat de maand zulke facturen en is e-facturering uitgeschakeld of niet verbonden, dan wordt de download geweigerd met een melding die zegt wat ontbreekt. Facturen die bij de ANAF zijn ingediend, hebben de KSeF-verbinding niet nodig.

De bestanden downloaden

Selecteer "Invoices" in het hoofdmenu.
Klik bovenaan de lijst op "Download e-Factura XML (month)".
Kies de "Month". De keuze begint bij de huidige maand en reikt 24 maanden terug.
Vul desgewenst "Series (optional)" in om alleen de facturen van één reeks mee te nemen (zie hieronder).
Klik op "Download".

Je browser slaat het archief op als e-invoicing-xml-2026-10.zip, of als e-invoicing-xml-2026-10-FSPA.zip wanneer een reeks is opgegeven. Elke XML wordt opgehaald op het moment van klikken, dus een drukke maand duurt even.

Welke facturen zijn opgenomen

De maand is de verkoopmaand. Een factuur hoort bij de maand waarin haar verkoopdatum valt, dezelfde datum die de boekhoudkundige exports gebruiken, niet bij haar uitgiftedatum.
Alleen uitgegeven facturen. Concepten blijven buiten beschouwing.
Een reeks is het begin van het factuurnummer. Het nummer moet de reeks zijn gevolgd door cijfers, met of zonder streepje: FSPA neemt FSPA-0001 en FSPA0001, in hoofdletters of kleine letters. Een reeks die op een cijfer eindigt, heeft het streepje nodig: FS1 neemt FS1-0005 maar niet FS10005. Een nummer in een andere vorm, zoals FV/2026/11/1, hoort bij geen enkele reeks.

Wat er in het archief zit

Eén XML-bestand per factuur, genoemd naar het factuurnummer, bijvoorbeeld FSPA-0001.xml. Andere tekens dan letters, cijfers, punten, streepjes en underscores worden underscores. Een factuur zonder nummer, of waarvan het nummer een bestandsnaam zou herhalen die al in het archief staat, krijgt in plaats daarvan een technische naam die met invoice- begint.
skipped.txt, wanneer sommige facturen van de maand niet konden worden opgenomen. Het bestand noemt elke factuur met de reden:
- not issued, filing gevolgd door de status van de indiening: de factuur heeft een e-factureringsindiening maar is niet uitgegeven, bijvoorbeeld omdat de indiening nog in behandeling is;
- no e-invoicing document: de factuur is nooit via e-facturering verzonden, dus er is geen XML om te geven;
- XML not available (fetch failed): de XML kon op dat moment niet worden opgehaald, bijvoorbeeld een ANAF-indiening die nog niet klaar is. De maand later opnieuw downloaden neemt hem mee zodra hij beschikbaar is.

Een factuur die in skipped.txt staat, houdt de andere niet tegen: elke XML die kon worden opgehaald, zit in het archief.

Wanneer de download wordt geweigerd

Flowtly toont de reden en laat het dialoogvenster open, zodat je de maand of de reeks kunt wijzigen en het opnieuw kunt proberen.

Meer dan 150 facturen. Eén download verwerkt maximaal 150 facturen die een XML hebben. Daarboven noemt de melding het aantal van de maand en vraagt om te beperken op reeks. Download de maand reeks voor reeks; één enkele download kan niet boven 150 uitkomen.
Niets om te downloaden. Als geen enkele factuur van de maand, of van de reeks, een XML heeft, wordt er geen archief gemaakt. De melding zegt dat en vermeldt de overgeslagen facturen met hun redenen. Hebben de facturen wel een XML maar kon geen ervan op dat moment worden opgehaald, dan vermeldt de melding ze op dezelfde manier; probeer het later opnieuw.
E-facturering uitgeschakeld of niet verbonden. Facturen die naar KSeF zijn verzonden, hebben "Enable E-Invoicing" ingeschakeld en een werkende KSeF-verbinding nodig; de melding zegt wat ontbreekt.

Voorbeelden van gebruik

Bestanden voor je boekhouder aan het einde van de maand: kies de afgelopen maand en stuur het archief naar een boekhouder wiens software e-factuur-XML importeert.
Een maand met meer dan 150 facturen: download hem reeks voor reeks, één archief per reeks.
Facturen vinden die nooit bij e-facturering zijn aangekomen: lees skipped.txt om te zien welke facturen van de maand geen XML hebben en waarom.
Voorbereiding met alleen leesrechten: iemand met de rol factuurbekijker bereidt de bestanden van de maand voor zonder beheerdersrechten nodig te hebben.