Facturen verzenden
Er zijn 2 mogelijkheden om het genereren van een e-mail voor een factuur te starten:
- Na het opslaan van een nieuwe factuur:
- Klik op "Generate PDF and sent to customer".
- In de factuurlijst:
- Klik op de knop "More options" en selecteer "Send via e-mail".
Na het uitvoeren van een van deze acties wordt u doorgestuurd naar de e-mailinstellingenpagina.
E-mailinstellingenpagina
Deze pagina bestaat uit drie secties:
- "Client data": Bevat het e-mailadres en de naam van de klant. Deze velden worden vooringevuld als er een facturatiecontact aanwezig is voor de klant die is geselecteerd tijdens het aanmaken van de factuur. Ze zijn aanpasbaar, zodat u ze kunt aanpassen als het facturatiecontact van de klant is gewijzigd.
- "CC settings": Bevat het e-mailadres en de naam van de ontvanger. Om deze velden vooringevuld te hebben, dient u ze organisatiebreed te beheren via de tegel "Organization settings" in het gebruikerscontextmenu. Als ze niet voor de gehele organisatie zijn geconfigureerd, kunnen ze handmatig worden ingevoerd of zelfs worden verwijderd door op de knop "Prullenbak" te klikken. U kunt zoveel ontvangers toevoegen als nodig door op de knop "Add recipient" rechtsboven in de sectie "CC settings" te klikken.
- "Message": Er wordt automatisch een bericht gegenereerd op basis van de eerder opgegeven informatie. Dit bericht wordt automatisch aangemaakt en bevat essentiële details zoals het factuurnummer, betalingsinformatie en het verschuldigde bedrag. De factuur wordt als bijlage aan de e-mail toegevoegd.
Opmerking: In het gegenereerde factuurmessage ziet u mogelijk regelafbrekingen tussen tekstsecties: "br". De regelafbrekingen helpen de inhoud te organiseren, zodat elk stuk informatie, zoals betalingsgegevens en factuurinformatie, op een eigen regel verschijnt voor betere leesbaarheid.
Opmerking: Het bericht wordt opgesteld in de documenttaal die op de pagina van de klant is ingesteld (zie Klanten) wanneer die taal Pools, Engels of Roemeens is; voor een klant met een andere taal wordt het in het Engels opgesteld. De bijgevoegde pdf is in de documenttaal van de klant.
Voor een factuur die via RO e-Factura (ANAF) is ingediend, noemt het Roemeense bericht RO e-Factura en benoemt het de indieningsreferentie als de RO e-Factura-referentie, en Flowtly voegt in geen enkele taal een regel toe die zegt dat de factuur ook via KSeF is ingediend. Zodra ANAF zo'n factuur heeft geaccepteerd, is de bijgevoegde pdf de bij de factuur bewaarde kopie, die een eigen opmaak en taalregel heeft, beschreven in E-facturering.
Opmerking: Flowtly controleert het adres van de klant wanneer u de factuur verzendt. Ontbreekt het land, de plaats, de postcode of de straat, dan wordt het verzenden geweigerd met een bericht dat aangeeft wat ontbreekt, bijvoorbeeld "De klant op deze factuur heeft geen postcode in zijn adres. Voeg die toe aan de gegevens van de klant en verzend de factuur dan.", en wordt er niets verzonden. De postcode is de enige uitzondering: die is niet nodig wanneer het land van de klant Roemenië is en het eigen bedrijf van uw organisatie een Roemeens bedrijf is waarvan de aanbieder onder "Romanian e-invoicing" ANAF is, omdat het ANAF-document geen postcode van de koper bevat. De pdf toont dan geen postcode. Het land, de plaats en de straat van de klant zijn nog steeds nodig.
U kunt terugkeren en de factuur bewerken door op de knop "Invoice edition" rechtsboven op de pagina te klikken. Na het opgeven van alle gegevens klikt u op de knop "Send invoice" om de factuur definitief te verzenden naar de klant. Na verzending wordt de factuurstatus bijgewerkt naar "sent". De klant ontvangt een e-mail met de factuur als bijlage.
Voorbeelden van gebruik
- Een nieuw aangemaakte factuur verzenden: Verstuur direct na het aanmaken een factuur naar een klant.
- Een bestaande factuur opnieuw verzenden: Stuur een herinnering of een bijgewerkte factuur naar een klant vanuit de factuurlijst.
- Verzenden naar meerdere ontvangers: Voeg aanvullende betrokkenen toe, zoals projectmanagers of financiële afdelingen, via de CC-instellingen.
- E-mailinhoud aanpassen: Pas het standaard e-mailbericht aan vóór verzending om persoonlijke opmerkingen voor de klant toe te voegen.
- Een Roemeense klant in het Roemeens factureren: Met de documenttaal van de klant ingesteld op Roemeens bereiken het bericht en de bijgevoegde pdf de klant in het Roemeens.
- Een Roemeense klant zonder postcode mailen: Een Roemeens bedrijf dat bij ANAF indient, verzendt de factuur met het land, de plaats en de straat van de klant ingevuld en zonder postcode.