Een factuur als verzonden registreren

Flowtly Redactieteam5 min

Niet elke factuur gaat via Flowtly de deur uit. Je verstuurt er misschien een uit je eigen mailbox, je post hem, of je overhandigt hem tijdens een gesprek. "Markeren als verzonden" legt die levering vast, zodat de factuur wordt behandeld als elke andere verzonden factuur in plaats van te wachten op een verzending die al heeft plaatsgevonden.

Een levering registreren verstuurt niets. Er wordt geen pdf gemaakt, er verlaat geen e-mail Flowtly, en er wordt niets naar KSeF of een ander e-factureringskanaal gestuurd. Het legt een levering vast die elders is gebeurd.

Voordat je begint

  • Je hebt de rol factuurbeheerder nodig. Dezelfde rol kan de registratie ongedaan maken.
  • De factuur moet uitgereikt zijn en op betaling wachten. Een concept kan niet als verzonden worden geregistreerd — reik het eerst uit.
  • Een factuur die Flowtly al heeft verzonden, of die al een keer als verzonden is geregistreerd, kan niet opnieuw worden geregistreerd.

De levering registreren

  1. Klik in de factuurlijst op de knop "Meer opties" op de regel van de factuur, of open het factuurvoorbeeld.
  2. Kies "Markeren als verzonden".
  3. Stel eventueel "Geleverd op" in. De standaardwaarde is vandaag en de datum mag niet in de toekomst liggen.
  4. Voeg eventueel een "Notitie (optioneel)" toe over hoe hij is verstuurd, bijvoorbeeld per e-mail verstuurd vanuit de kantoormailbox. Maximaal 500 tekens.
  5. Klik op "Levering registreren".

De status van de factuur wordt Verzonden, precies alsof Flowtly hem had gemaild.

Beide datums blijven bewaard: de dag waarop je zegt dat hij is geleverd, en de dag waarop je het hebt vastgelegd. "Hij is op de 29e gepost" en "het is op de 2e vastgelegd" zijn verschillende feiten, en de geschiedenis van de factuur laat beide zien, samen met wie het heeft vastgelegd.

Wat er verandert na de registratie

  • De factuur wordt aangemaand: hij komt in de lijsten met achterstallige facturen en in de betalingsherinneringen — en dat is de hele reden om de levering te registreren.
  • Hij staat als Verzonden in de factuurlijst.
  • Hij geldt nu als uitgereikt voor de boekhoudexports en komt daarin voor.
  • De geschiedenis laat zien dat de levering met de hand is vastgelegd en niet door Flowtly is gemaild.

Een geregistreerde levering ongedaan maken

Als je hem per ongeluk hebt geregistreerd:

  1. Open het factuurvoorbeeld — het ongedaan maken wordt daar aangeboden, niet op de regel in de lijst.
  2. Kies "Markering als verzonden ongedaan maken".
  3. Geef eventueel een "Reden (optioneel)" op.
  4. Klik op "Registratie ongedaan maken".

De factuur wacht weer op levering en wordt niet langer aangemaand: hij verlaat de lijsten met achterstallige facturen en er gaan geen herinneringen meer uit.

De factuur blijft in de boekhoudexports staan

Dat is opzettelijk, en het is het deel dat je wilt begrijpen voordat je iets registreert.

Het registreren van de levering is wat de factuur als uitgereikt laat gelden, en het ongedaan maken draait dat niet terug. De factuur blijft in de boekhoudexports staan, met de oorspronkelijke registratie nog zichtbaar in de geschiedenis.

De reden is dat een export die de boekhouder al heeft gezien niet stil een document mag verliezen. Flowtly houdt de correctie zichtbaar in plaats van het feit te wissen. Daarom kan een concept ook niet als verzonden worden geregistreerd: dat is het ene geval waarin in de exports blijven staan onjuist zou zijn, omdat de factuur nooit is uitgereikt — de actie wordt dus meteen geweigerd in plaats van je met een registratie te laten zitten die je niet ongedaan kunt maken.

Wat het ongedaan maken niet kan

  • Het werkt één keer. Na het ongedaan maken kan de factuur niet opnieuw met de hand als verzonden worden geregistreerd. Flowtly kan hem nog wel gewoon versturen.
  • Het draait alleen een handmatige registratie terug. Een factuur die Flowtly echt heeft gemaild, kan niet terug naar wachten op levering: de klant heeft de pdf al, en de herinneringen stoppen zou verkeerd zijn.
  • Het verdwijnt zodra de factuur wordt gewijzigd. Wijzig je de factuur na het registreren van de levering, dan wordt het ongedaan maken niet meer aangeboden: de factuur draagt dan het signaal "gewijzigd nadat de klant hem zag", en het ongedaan maken zou dat wissen.

Voorbeelden van gebruik

  • Een factuur verstuurd uit je eigen mailbox: registreer hem zodat hij wordt aangemaand, zonder de klant een tweede exemplaar te sturen.
  • Een factuur overhandigd tijdens een gesprek: registreer hem met de datum waarop hij van hand wisselde.
  • Een factuur per post verstuurd: registreer de verzenddatum en noteer de manier.
  • Een verkeerde regel: maak de registratie dezelfde dag ongedaan, voordat de herinneringen beginnen, en de factuur wacht weer op levering.

Verbindingskaart

Verwijst naarVerbruiktAfgeleid vanOnderdeel vanGepland versus werkelijk
Hier beschrevenElders beschreven
invoice gefactureerd aan counterparty. invoice belast met tax-group. cost belast budget. cost verschuldigd aan counterparty. bank-transaction afgestemd met invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract plant payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract overeengekomen met counterparty. contract gekoppeld aan budget. contract bestelt purchase-order-line. purchase-order-line beprijst position. purchase-order-line geschat tegenover time-entry. budget raises budget-alert. budget dekt project. counterparty standaard naar budget. counterparty standaard naar project. invoice gefactureerd vanuit project. set-off-declaration verrekent invoice. set-off-declaration verklaard aan counterparty. project gekoppeld aan budget. tenant-turnover gemeld door counterparty. tenant-turnover oppervlakte uit contract. utilities-statement calculated for contract. lead wordt counterparty. deal verkocht aan counterparty.gefactureerd aanbelast metbelastverschuldigd aanafgestemd metimportsplantinvoiced asovereengekomen metgekoppeld aanbesteltbeprijstgeschat tegenoverraisesdektstandaard naarstandaard naargefactureerd vanuitverrekentverklaard aangekoppeld aangemeld dooroppervlakte uitcalculated forwordtverkocht aanFFactuur — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FactuurTTegenpartij — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.TegenpartijBBtw-groep — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Btw-groepKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransactie — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransactieBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionCContract — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContractBBetaaltermijn — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.BetaaltermijnOOrderregel — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.OrderregelPPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionUUrenregistratie — What actually happened — work time logged against a project.UrenregistratieBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProject — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjectVVerrekeningsverklaring — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.VerrekeningsverklaringHHuurdersomzet — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.HuurdersomzetUUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementPProspect — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.ProspectDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal

Gerelateerde begrippen