Factuurvoorbeeld/koppelen aan budget

Om te bekijken hoe de factuur eruitziet, kunt u de voorbeeldfunctie gebruiken. Klik op de factuurtitel om naar de voorbeeldmodus te schakelen, of selecteer de optie "Open preview" onder de knop "More options" (weergegeven als drie verticale stippen) die beschikbaar is voor elke factuur in de lijst.

In de voorbeeldmodus kunt u de factuur bekijken zoals deze aan de klant wordt weergegeven. Dit omvat:

• Factuurkoptekst: Toont de factuurtitel en het logo van uw bedrijf.
• "Invoice details": Inclusief uw contactgegevens (Verkoper) en de klantinformatie (Koper), evenals de factuurdatum, verkoopdatum en vervaldatum.
• Bankrekeninggegevens: Met het IBAN, de SWIFT/BIC-codes en overige benodigde betalingsgegevens.
• Gespecificeerde lijst: Met details over de geleverde producten of diensten, inclusief hoeveelheden, eenheidsprijzen, btw-tarieven en totaalbedragen (netto en bruto).
• Samenvattingssectie: Toont het totale nettobedrag, het totale bedrag na toepassing van btw, het betaalde bedrag (het bedrag dat al is betaald voor de factuur, indien van toepassing) en het resterende te betalen bedrag.
• Voettekstsectie: Inclusief eventuele aanvullende opmerkingen bij de factuur.

In de voorbeeldmodus kunt u geen wijzigingen aanbrengen in de factuur. Als u een fout ontdekt of gegevens wilt bijwerken, dient u terug te keren naar de bewerkingsmodus door de knop "Edit invoice" te selecteren in het menu van de voorbeeldmodus. Na het aanbrengen van de benodigde aanpassingen kunt u de wijzigingen opslaan en het voorbeeld opnieuw bekijken. In het zijmenu zijn ook andere handige opties beschikbaar: "Download PDF", "Send via e-mail" (stuurt door naar de e-mailinstellingenpagina), "Create similar" (stuurt door naar de factuurmakepagina met een andere factuurtitel, maar alle overige gegevens vergelijkbaar en vooringevuld), "Edit invoice" (opent de factuur in bewerkingsmodus, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen voor definitieve verzending), "Delete invoice" (verwijdert de factuur uit het systeem als deze niet meer nodig is, na aanvullende bevestiging).

Factuur koppelen aan budget

Met de functie "Invoice edition" kunt u factuurgegevens wijzigen en, als de module Budget actief is, de factuur koppelen aan een of meer budgetten. Deze functionaliteit is met name handig voor het bijhouden van uitgaven ten opzichte van specifieke budgetten.

Om een factuur aan een budget te koppelen:

• Ga naar het onderdeel "Invoices" in het hoofdmenu.
• Klik op de knop "More options" bij de factuur die u wilt bewerken.
• Selecteer "Edit" uit de lijst.
• Scroll naar de onderkant van de pagina, tussen de secties "Notes" en "Internal comments".
• Klik op de knop "Add budget".
• Selecteer in het vervolgkeuzemenu het budget waaraan u de factuur wilt koppelen.
• Geef het te koppelen bedrag op door het veld "Transaction amount" in te vullen:

Als u een specifiek bedrag wilt toewijzen: Voer de gewenste waarde in het veld in. Als u de volledige factuur wilt koppelen: Laat het veld leeg.

U kunt dit proces herhalen om de factuur indien nodig aan meerdere budgetten te koppelen. Daarnaast kunt u een reeds gekoppeld budget verwijderen door op het pictogram Prullenbak te klikken.

Zodra u een factuur aan het/de budget(ten) koppelt, wordt dit weerspiegeld in de sectie "Budget" in het hoofdmenu. De factuur verschijnt in het bijbehorende budgetonderdeel: het bijbehorende diagram "Budget summary" wordt bijgewerkt en de factuur wordt vermeld in de sectie "Costs" voor eenvoudige bewaking. Dit zorgt ervoor dat alle inkomsten en uitgaven nauwkeurig worden geregistreerd en opgenomen in het budgetoverzicht.

Voorbeelden van gebruik

• Factuurnauwkeurigheid verifiëren: Gebruik het voorbeeld voordat u een factuur naar een klant stuurt om alle gegevens te controleren, inclusief prijzen, btw en klantinformatie, zodat alles correct en professioneel wordt gepresenteerd.
• Projectkosten toewijzen: Koppel een leveranciersfactuur voor materialen of diensten rechtstreeks aan een specifiek projectbudget om uitgaven nauwkeurig bij te houden ten opzichte van de toegewezen middelen van dat project.
• Afdelingsuitgaven beheren: Koppel een factuur voor kantoorbenodigdheden of softwareabonnementen aan het operationele budget van de relevante afdeling voor een actueel uitgavenoverzicht.
• Bekijken vóór downloaden/e-mailen: Gebruik de voorbeeldmodus om het definitieve uiterlijk van een factuur te bevestigen voordat u deze downloadt als PDF of rechtstreeks via e-mail naar een klant stuurt.