Een project archiveren
Een project waar je niet meer aan werkt, wordt gearchiveerd, niet verwijderd. Archiveren haalt het project uit je lijsten en keuzelijsten en bewaart alles wat erop is vastgelegd, en je kunt het op elk moment terugzetten door het te de-archiveren. De projectpagina biedt geen optie om een project te verwijderen.
Wie een project kan archiveren
Slechts twee rollen kunnen een project archiveren of de archivering ongedaan maken:
- Administrator
- Projects Manager
Account Managers kunnen ook archiveren, omdat die rol de rechten van Projects Manager meebrengt. Je hoeft niets extra toe te kennen.
Project Leads kunnen geen projecten archiveren, ook niet de projecten die ze leiden. Als je een project leidt dat gearchiveerd moet worden, vraag het dan aan een Administrator of een Projects Manager.
Als je geen van deze rollen hebt, verschijnt de knop "Archive" helemaal niet op de projectpagina. Er is niets in te schakelen in je eigen instellingen; de bevoegdheid komt van je rol, die een Administrator toewijst.
Een project archiveren
- Open het project in de lijst "Projects".
- Blijf op het tabblad "Overview": de knop "Archive" verschijnt alleen daar.
- Klik op "Archive" en bevestig in het dialoogvenster.
Flowtly brengt je terug naar de projectenlijst, waar het project niet meer verschijnt.
Wat archiveren doet
Het project wordt niet meer aangeboden: het verschijnt niet meer in zoekopdrachten of in de projectkeuzelijsten, en het verdwijnt uit de projectenlijst tenzij een van zijn fases nog loopt, zodat het het lopende werk niet in de weg zit.
Fases worden er niet mee gearchiveerd. Archiveren geldt voor het project zelf, en elke fase behoudt haar eigen status. Archiveer ook een fase als je die eveneens uit de weg wilt hebben.
Er wordt niets verwijderd. Het project behoudt zijn taken, geregistreerde werktijd, kosten en facturen.
Niets houdt het tegen. Budgetten en vastgoedboekingen die aan het project zijn gekoppeld, verhinderen het archiveren niet, en je hoeft ze niet eerst los te koppelen.
Een gearchiveerd project terugvinden
Selecteer op de pagina met de projectenlijst "Archived" in het filter "Status".
Een project de-archiveren
- Zoek het project onder het statusfilter "Archived" en open het.
- Klik op het tabblad "Overview" op "Unarchive".
Er is geen bevestiging, omdat er niets op het spel staat: het project staat direct weer in je lijsten, en je blijft op de pagina ervan.