Algemene verlofinstellingen

In Flowtly kunt u als manager algemene verlofinstellingen voor uw organisatie instellen om het verlofbeheerproces af te stemmen op het bedrijfsbeleid en de operationele behoeften. Met deze instellingen kunt u goedkeuringsprocessen aanpassen en verschillende typen verlof categoriseren. Om deze instellingen bij te werken, gaat u naar het onderdeel "Settings" in het hoofdmenu van uw organisatie en selecteert u de tegel "Time off types".

Aantal goedkeuringen

Het aantal goedkeuringen bepaalt hoeveel goedkeuringen vereist zijn voordat een verlofaanvraag wordt afgerond en geaccepteerd. Deze instelling zorgt ervoor dat verlofaanvragen op de juiste wijze worden beoordeeld en geautoriseerd voordat ze worden bevestigd.

Zo stelt u het aantal goedkeuringen in voor uw organisatie:

1. Ga naar het onderdeel "Settings" in het hoofdmenu.
2. Selecteer de tegel "Time off types".
3. Voer in de sectie "Approval count" het gewenste aantal goedkeuringen in dat nodig is om een aanvraag te valideren.
4. Selecteer "Save".

Voorbeeld: Als u het aantal goedkeuringen instelt op 2, blijven verlofaanvragen van medewerkers in behandeling totdat twee personen met de aangewezen rol ze hebben goedgekeurd.

Verloftypes

Alle verloftypes zijn te vinden en aan te passen in de sectie "Time off types", die zich bevindt onder de instellingen voor het aantal goedkeuringen binnen de tegel "Time off types". Elk verloftype heeft een specifieke kleur en een pictogram voor eenvoudige identificatie.

Flowtly heeft twaalf ingebouwde verloftypes:

• Vacation
• Sick leave
• Pick up day
• Marriage
• Army
• Unpaid
• Remote
• On demand
• Family matters
• Coaching
• Client office
• Day in lieu

U kunt deze types aanpassen op basis van het beleid van uw bedrijf en eigen types toevoegen, zoals hieronder beschreven onder Een verloftype toevoegen. Om te voorkomen dat medewerkers een specifiek verloftype aanvragen, kunt u de status ervan deactiveren.

Zo beheert u verloftypes:

1. Ga naar het onderdeel "Settings" in het hoofdmenu.
2. Selecteer de tegel "Time off types".
3. Scroll naar de sectie "Time off types".
4. Selecteer het potloodpictogram (bewerkingsmodus) naast het verloftype dat u wilt wijzigen.
5. Om het verloftype te deactiveren, zet u de schakelaar "Active" uit.
6. Om het verloftype te activeren, zet u de schakelaar "Active" aan.
7. Om een omschrijving verplicht te stellen bij het aanvragen van dit verloftype, zet u de schakelaar "Description required" aan.
8. Selecteer "Save".

Als "Description required" is uitgeschakeld, blijft het omschrijvingsveld optioneel voor dat verloftype.

Een verloftype kan ook om een bewijsstuk vragen, zoals een doktersverklaring. Staat het type op "Requires approval", zet dan "Supporting document required before approval" aan: de aanvraag kan pas worden goedgekeurd als er een document is bijgevoegd. Staat het type op "Accepted automatically", dan heet dezelfde optie "Ask for a supporting document": omdat de aanvraag meteen wordt geaccepteerd, houdt een ontbrekend document haar niet tegen: het document kan later worden toegevoegd vanuit die afwezigheid in het tabblad "Time off history", in plaats van vanuit de aanvraag zelf. De instelling blijft behouden als u later de goedkeuringsmodus wijzigt.

Een verloftype toevoegen

"Add time off type", op de tegel "Time off types", opent een dialoogvenster met twee manieren om dit te doen. Het zijn geen varianten van hetzelfde, dus het loont om te weten welke u nodig hebt voordat u begint te typen.

"Predefined" zet een van de twaalf hierboven genoemde ingebouwde types aan, onder een naam die u zelf kiest. Kies het type bij "Built-in type" en vul bij "Name" de naam in die uw organisatie ervoor gebruikt. De naam is wat medewerkers zien wanneer ze verlof aanvragen; het ingebouwde type erachter is wat de rest van Flowtly herkent. Elk ingebouwd type kan maar één keer worden aangezet, dus de lijst biedt alleen de types aan die nog niet in gebruik zijn, en als alle twaalf in gebruik zijn, meldt hij dat.

"Custom" maakt een eigen verloftype aan. Het vraagt om een naam, een pictogram en een kleur, alle drie verplicht, en verder niets: er zit geen ingebouwd type achter. Gebruik het wanneer de afwezigheid die uw organisatie registreert geen van de twaalf is, zoals een zakenreis.

De keuze gaat niet alleen over de naam, en dit is het deel dat u moet lezen voordat u "Custom" kiest. Een ingebouwd type is een type dat Flowtly herkent als een bepaald soort afwezigheid, dus het gedrag dat bij dat soort hoort, gaat mee. Verlof opgenomen als "Vacation" of als "On demand" gaat af van het opgebouwde recht op jaarlijks verlof. De markering voor thuiswerken in de tijdregistratie boekt op het ingebouwde type "Remote". Een aangepast type heeft daar niets van. Het is een volwaardig verloftype (medewerkers vragen het aan, het verschijnt in de kalender en in rapporten, en er kan een persoonlijk tegoed voor worden toegekend), maar niets behandelt het als het soort afwezigheid waarop het lijkt. Een aangepast type met de naam "Jaarlijks verlof" gaat niet af van het recht op jaarlijks verlof; dat doet het ingebouwde type "Vacation". Gedraagt de afwezigheid die u toevoegt zich als een van de twaalf, kies dat type dan bij "Predefined" en geef het een andere naam, in plaats van het na te bouwen als "Custom".

Beide manieren bieden naast de naam dezelfde instellingen, die u later allemaal kunt wijzigen: "Active", "Description required", de eerder op deze pagina beschreven optie voor een bewijsstuk, of er bij de aanvraag een project kan worden gekozen, of herhalende aanvragen zijn toegestaan, en of het type "Requires approval" of "Accepted automatically" wordt. Een type dat u toevoegt vereist goedkeuring en vraagt verder niets, totdat u anders beslist.

Voorbeelden van gebruik

• Gecentraliseerde goedkeuring: Een grote organisatie configureert het aantal goedkeuringen op twee niveaus (bijv. directe manager en afdelingshoofd) voor alle verlofaanvragen, om een goede bezettingsgraad te waarborgen.
• Gestroomlijnde goedkeuring: Een klein team met een platte hiërarchie stelt het aantal goedkeuringen in op één, zodat een aangewezen goedkeurder verlofaanvragen snel kan verwerken.
• Aangepaste verlofcategorieën: Een bedrijf past zijn verloftypes aan met specifieke categorieën zoals "Vrijwilligersdag" of "Studieverlof" om unieke medewerkersvoordelen of branchespecifieke behoeften te weerspiegelen.
• Beleidsconformiteit: Een organisatie deactiveert verloftypes zoals "Marriage" of "Army" als deze niet van toepassing zijn op het huidige personeelsbestand of interne beleid, waardoor de beschikbare opties voor medewerkers worden vereenvoudigd.