Algemene verlofinstellingen

Flowtly Redactieteam2 min

In Flowtly kunt u als manager algemene verlofinstellingen voor uw organisatie instellen om het verlofbeheerproces af te stemmen op het bedrijfsbeleid en de operationele behoeften. Met deze instellingen kunt u goedkeuringsprocessen aanpassen en verschillende typen verlof categoriseren. Om deze instellingen bij te werken, gaat u naar het onderdeel Instellingen in het hoofdmenu van uw organisatie en selecteert u de tegel Verloftypes.

Aantal goedkeuringen

Het aantal goedkeuringen bepaalt hoeveel goedkeuringen vereist zijn voordat een verlofaanvraag wordt afgerond en geaccepteerd. Deze instelling zorgt ervoor dat verlofaanvragen op de juiste wijze worden beoordeeld en geautoriseerd voordat ze worden bevestigd.

Zo stelt u het aantal goedkeuringen in voor uw organisatie:

  1. Ga naar het onderdeel Instellingen in het hoofdmenu.
  2. Selecteer de tegel Verloftypes.
  3. Voer in de sectie Aantal goedkeuringen het gewenste aantal goedkeuringen in dat nodig is om een aanvraag te valideren.
  4. Selecteer Wijzigingen opslaan.

Voorbeeld: Als u het aantal goedkeuringen instelt op 2, blijven verlofaanvragen van medewerkers in behandeling totdat twee personen met de aangewezen rol ze hebben goedgekeurd.

Verloftypes

Alle verloftypes zijn te vinden en aan te passen in de sectie Verloftypes, die zich bevindt onder de instellingen voor het aantal goedkeuringen binnen de tegel Verloftypes. Elk verloftype heeft een specifieke kleur en een pictogram voor eenvoudige identificatie.

Flowtly biedt een vooraf gedefinieerde lijst met verloftypes, waaronder:

  • Militair verlof
  • Bezoek aan klantlocatie
  • Coaching
  • Ziekte
  • Familieaangelegenheden
  • Huwelijksverlof
  • Onbetaald verlof
  • Verlof op aanvraag
  • Inhaaldag
  • Thuiswerken
  • Vakantie

U kunt deze lijst aanpassen op basis van het beleid van uw bedrijf. Om te voorkomen dat medewerkers een specifiek verloftype aanvragen, kunt u de status ervan deactiveren.

Zo beheert u verloftypes:

  1. Ga naar het onderdeel Instellingen in het hoofdmenu.
  2. Selecteer de tegel Verloftypes.
  3. Scroll naar de sectie Verloftypes.
  4. Selecteer het potloodpictogram (bewerkingsmodus) naast het verloftype dat u wilt wijzigen.
  5. Om het verloftype te deactiveren, zet u de schakelaar Actief uit.
  6. Om het verloftype te activeren, zet u de schakelaar Actief aan.
  7. Om een omschrijving verplicht te stellen bij het aanvragen van dit verloftype, zet u de schakelaar Omschrijving verplicht aan.
  8. Selecteer Wijzigingen opslaan.

Als Omschrijving verplicht is uitgeschakeld, blijft het omschrijvingsveld optioneel voor dat verloftype.

Een verloftype kan ook om een bewijsstuk vragen, zoals een doktersverklaring. Staat het type op Goedkeuring vereist, zet dan Bewijsstuk verplicht vóór goedkeuring aan: de aanvraag kan pas worden goedgekeurd als er een document is bijgevoegd. Staat het type op Automatisch geaccepteerd, dan heet dezelfde optie Om een bewijsstuk vragen: omdat de aanvraag meteen wordt geaccepteerd, houdt een ontbrekend document haar niet tegen: het document kan later worden toegevoegd vanuit die afwezigheid in het tabblad Verlofhistorie, in plaats van vanuit de aanvraag zelf. De instelling blijft behouden als u later de goedkeuringsmodus wijzigt.

Voorbeelden van gebruik

  • Gecentraliseerde goedkeuring: Een grote organisatie configureert het aantal goedkeuringen op twee niveaus (bijv. directe manager en afdelingshoofd) voor alle verlofaanvragen, om een goede bezettingsgraad te waarborgen.
  • Gestroomlijnde goedkeuring: Een klein team met een platte hiërarchie stelt het aantal goedkeuringen in op één, zodat een aangewezen goedkeurder verlofaanvragen snel kan verwerken.
  • Aangepaste verlofcategorieën: Een bedrijf past zijn verloftypes aan met specifieke categorieën zoals "Vrijwilligersdag" of "Studieverlof" om unieke medewerkersvoordelen of branchespecifieke behoeften te weerspiegelen.
  • Beleidsconformiteit: Een organisatie deactiveert verloftypes zoals "Huwelijksverlof" of "Militair verlof" als deze niet van toepassing zijn op het huidige personeelsbestand of interne beleid, waardoor de beschikbare opties voor medewerkers worden vereenvoudigd.

Verbindingskaart

Verwijst naarVerbruiktAfgeleid vanGepland versus werkelijk
Hier beschrevenElders beschreven
holiday-request opgesteld voor holiday-type. holiday-request ingediend namens person. holiday-request schrijft af van leave-entitlement. holiday-request wordt na goedkeuring absence. leave-entitlement in bezit van person. bank-holiday geldt als absence. holiday-request schrijft af van granted-allowance. granted-allowance granted against holiday-type. granted-allowance in bezit van person. granted-allowance granted vs accrued leave-entitlement. recurrence-rule allowed by holiday-type. recurrence-rule requested by person. recurrence-rule books each occurrence as absence. absence vermindert capacity.opgesteld vooringediend namensschrijft af vanwordt na goedkeuringin bezit vangeldt alsschrijft af vangranted againstin bezit vangranted vs accruedallowed byrequested bybooks each occurrence asvermindertVVerlofaanvraag — A request for time off, submitted for approval. Usually the employee files it; an administrator or HR manager may file one on that person's behalf, and it still goes to that person's approvers. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.VerlofaanvraagVVerlofsoort — The kind of leave a request is made against, e.g. annual leave or unpaid. It is either one of the twelve types Flowtly has built in, turned on under a name the organisation chooses, or a type the organisation created itself. Only a built-in type carries behaviour tied to its kind; a created type is a name, an icon and a colour with its own settings.VerlofsoortPPersoon — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersoonVVerlofrecht — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.VerlofrechtAAfwezigheid — Time off that counts. It arrives either from an approved request or recorded directly by a manager, which needs no approval. It removes hours from a person's week before any booking is counted against it.AfwezigheidFFeestdag — A public, company-wide non-working day. It applies to everyone rather than being requested by anyone.FeestdagGGranted allowance — A number of days set for a person against one holiday type, effective from a date. It is granted rather than accrued, so a request against that type draws it down instead of the leave entitlement.Granted allowanceRRecurring request — A repeat an employee asks for once -- every Tuesday, the 10th of each month -- instead of filing the same request each time. It states where it ends, and Flowtly books each occurrence from it as that date comes due.Recurring requestCCapaciteit — A person's contracted week, less absence. Bookings are measured against their own contracted week, so 20 hours fills 83% of a 0.6 FTE and not 50%.Capaciteit