Tagplan om mee te beginnen
Een team dat facturen gaat coderen zonder afgesproken lijst met tags, heeft al snel drie namen voor hetzelfde. Deze pagina geeft een dienstverlenend bedrijf een kant-en-klare eerste set taggroepen en tags, als één tabel, zodat iedereen met dezelfde basis begint. Pas de namen van de tags aan je bedrijf aan en laat de rijen weg die je niet nodig hebt. Waarom de groepen op deze manier zijn ingedeeld, staat uitgelegd in Tags kiezen voor budgettering.
Drie regels om eerst af te spreken
- Elke factuur krijgt minstens één tag. Maak per taggroep één tagcategorie aan bij "Tagging categories" en zet "Required" aan voor Kostensoort. Een factuur met een leeg verplicht veld wordt als onvolledig gemarkeerd, wat het opslaan nooit blokkeert, dus niemand wordt gehinderd om een factuur opzij te leggen voordat die is gecodeerd. Een tagcategorie is een veld op kostenfacturen, dus die markeert alleen die. Een verkoopfactuur controleer je via de rij "Untagged" van de uitsplitsing Klanten.
- Een projecttag koppel je één keer aan zijn project. Stel bij het aanmaken van de tag "Linked project" in. Vanaf dat moment vult op een inkoopfactuur de keuze van het project de tag in en de keuze van de tag het project, zodat niemand hoeft te onthouden wat bij wat hoort. Houd het bij één tag per project: als twee tags hetzelfde project noemen, vult het kiezen van dat project geen van beide in.
- De categorieën van je accountant komen erbij als tweede groep. Vraag je accountant om de lijst met kostencategorieën waarop die boekt en maak die aan als aparte taggroep naast Kostensoort. Je eigen uitsplitsing en die van de accountant blijven zo gescheiden, en een document telt in elk van beide voor het volle bedrag mee. Als je exporteert naar je accountant, vul dan "Accounting code" in bij elk van die tags.
Het plan
| Taggroep | Tag | Wat erin hoort | Voorbeeldfactuur | Project of budget |
|---|---|---|---|---|
| Kostensoort | Bankkosten | Rekeningkosten, kaartkosten en overboekingskosten | De maandelijkse rekeningkosten van de bank, vaak een betaling zonder factuur | Alleen uitsplitsing |
| Kostensoort | Kantoor | Huur, nutsvoorzieningen, schoonmaak en kantoorbenodigdheden | De maandelijkse huurfactuur voor het kantoor | Alleen uitsplitsing |
| Kostensoort | Software en abonnementen | Hulpmiddelen en diensten die het hele bedrijf gebruikt | De maandelijkse factuur voor je boekhoudsoftware | Alleen uitsplitsing |
| Kostensoort | Belastingen | De belastingbetalingen die je accountant als kosten telt | Een betaling van inkomstenbelasting aan de belastingdienst, een betaling zonder factuur | Alleen uitsplitsing |
| Kostensoort | Eigen marketing | Advertenties, evenementen en materiaal die je eigen bedrijf promoten | Een factuur voor online advertenties voor je diensten | Budget: een Marketing-budget dat facturen met deze tag omvat |
| Klanten | Eén tag per klant, bijvoorbeeld Klant A | Elke verkoopfactuur aan de klant en kosten die alleen voor die klant zijn ingekocht | De maandelijkse retainerfactuur aan Klant A | Alleen uitsplitsing |
| Projecten | Eén tag per project, bijvoorbeeld Klant A website | De kosten en inkomsten van één klantproject | De factuur van een freelancer voor het bouwen van de website van Klant A | Project: stel "Linked project" in op de tag |
| Doorberekenen | Door te berekenen | Kosten die je eerst betaalt en doorfactureert aan een klant | Een hotelfactuur voor een reis voor Klant B, die aan Klant B moet worden doorberekend | Alleen uitsplitsing; geef er ook de tag van de klant en de tag van het project aan |
| Boekhoudcategorieën | Eén tag per categorie waarop je accountant boekt, bijvoorbeeld Huur | Dezelfde kosten als Kostensoort, ingedeeld zoals je accountant ze indeelt | De factuur voor de kantoorhuur, hier getagd als Huur en in Kostensoort als Kantoor | Alleen uitsplitsing; vul "Accounting code" in |
| Geen | Geen tag | Overboekingen tussen je eigen rekeningen | Geld verplaatsen van je hoofdrekening naar je btw-rekening | Geen van beide |
Om het plan in één keer te laden zet je het in een spreadsheet met één rij per tag en de kolommen group, tag en description, en gebruik je "Import" bij "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups". Laat de laatste rij weg, want die is geen tag, en vervang elke rij Eén tag per … door je echte klanten, projecten en categorieën. Zet de tekst uit Wat erin hoort in description: die wordt de "Description" van de tag, die wordt getoond aan wie de tag kiest. Bevat de naam van een tag geen enkele Latijnse letter of cijfer, voeg dan een kolom label toe met een kort label ervoor: zonder die kolom wordt de rij gemarkeerd en kan niets uit het bestand worden toegepast tot je hem hebt gecorrigeerd. De import laat zien wat er zou veranderen voordat er iets wordt opgeslagen. Een import verwijdert nooit iets, dus tags die je al hebt blijven zoals ze zijn.
Wat de laatste kolom betekent
- Alleen uitsplitsing. De tag is een rij in de weergave "P&L by tags" van elk budget waarin het document meetelt, zodra je de bijbehorende taggroep kiest. Een document zonder tag uit die groep komt op de rij "Untagged" terecht, dus een grote rij "Untagged" laat zien waar de eerste regel nog niet wordt gevolgd.
- Project. "Linked project" koppelt de tag aan één project, zoals de tweede regel beschrijft. Het project neemt de kosten mee naar elk budget dat het project dekt.
- Budget. Vink bij het aanmaken van het Marketing-budget "Tagged incoming invoices" aan in de stap die vraagt wat het budget omvat en kies de tag Eigen marketing. Elke ontvangen factuur met die tag telt dan mee in dat budget. Zie Budgetconfiguratie.
Een betaling zonder factuur, zoals bankkosten of een belastingbetaling, tag je op de betaling zelf, in het zijpaneel onder "Transactions".
Overboekingen tussen je eigen rekeningen krijgen geen tag. Het zijn geen kosten. Flowtly herkent een overboeking als je eigen overboeking wanneer het andere rekeningnummer in de omschrijving van de bank overeenkomt met een andere bankrekening die je in Flowtly hebt toegevoegd, en markeert die niet als zonder budget. Markeer een tegenpartij waarvan de betalingen nooit in een budget thuishoren als "Budget neutral". Zie Transactiebeheer en Tegenpartijen.
Voorbeelden van gebruik
- Een nieuwe kantoormanager en de oprichter spreken de tabel af voordat iemand een factuur codeert en importeren die in één keer.
- Een team dat discussieerde over de vraag of een hotelrekening Reizen of Klant B is, tagt die als Door te berekenen, Klant B en het project, en houdt op met discussiëren.
- Een accountant stuurt de lijst met categorieën waarop die boekt en de beheerder voegt die toe als tweede taggroep met een "Accounting code" bij elke tag.
- Een beheerder ziet een grote rij "Untagged" in de uitsplitsing naar Kostensoort en zet "Required" aan voor de categorie Kostensoort.