Tags kiezen voor budgettering

Een budget kan alleen de vragen beantwoorden waarvoor de tags zijn ingericht. Dit artikel helpt je te bepalen welke taggroepen en tags je aanmaakt voordat je met budgetteren begint. Het biedt opties in plaats van één vaste indeling, zodat je kunt kiezen wat past bij de manier waarop jouw organisatie werkt. Je hebt geen financiële achtergrond nodig om het te volgen.

Wat een tag doet voor een budget

Eén taggroep beantwoordt één vraag. De weergave "P&L by tags" van een budget splitst de inkomsten en kosten op per taggroep, steeds één groep tegelijk: je kiest de groep bij "Tag group" en elke tag in die groep wordt een rij. Een groep met de naam Klanten beantwoordt de vraag "van welke klant kwam dit geld of naar welke klant ging het?". Een groep met de naam Kostensoort beantwoordt de vraag "wat voor uitgave was dit?".

Daaruit volgen drie regels:

Een document telt voor het volle bedrag mee in elke groep waaruit het een tag heeft. Een factuur met de tag Klant A in Klanten en Mediainkoop in Kostensoort verschijnt voor het volle bedrag in beide uitsplitsingen. De groepen zijn afzonderlijke weergaven van hetzelfde totaal, dus je telt ze nooit bij elkaar op.
Binnen één groep wordt een document verdeeld over zijn tags. Een factuur met twee klanten als tag wordt tussen die twee verdeeld en nooit dubbel geteld, zodat de rijen van een groep altijd optellen tot het totaal van het budget.
Alles wat geen tag uit de groep heeft, komt op de rij "Untagged" terecht. Een grote rij "Untagged" is het eerste teken dat een groep niet op elk document wordt gebruikt.

Wanneer Flowtly de tag van een kostenpost in een groep zoekt, begint het bij de meest specifieke plek en werkt het naar buiten: de factuurregels, dan de factuur als geheel, dan de banktransactie waarmee de factuur is betaald, dan de tegenpartij. Zodra één regel van een factuur een tag uit de groep heeft, tellen alleen de regels: een regel zonder tag komt op "Untagged" terecht in plaats van de tag van de factuur over te nemen. Een leverancier eenmalig taggen kan dus al zijn facturen dekken, en een factuur of zijn regels taggen overschrijft dat. Inkomsten beginnen bij de regels van de verkoopfactuur, dan de factuur als geheel. Een onbetaalde verkoopfactuur zonder tag uit de groep telt als "Untagged", wat de tegenpartij ook heeft, dus tag de verkoopfacturen zelf.

Hoe de cijfers worden berekend en gelezen, staat in Budget winst & verlies en prognose.

De drie vragen waarmee de meeste organisaties beginnen

De meeste organisaties hebben drie taggroepen nodig: voor wie het werk is, welk werk het is en wat voor geld het is. Elke vraag kent meer dan één verstandige inrichting.

Klanten

Maak één taggroep aan, bijvoorbeeld Klanten, met één tag per klant. Kies daarna hoever je wilt gaan:

Optie A: omzet per klant. Tag alleen de verkoopfacturen. De uitsplitsing laat zien hoeveel elke klant oplevert. Dit is de lichtste inrichting en een goed begin.
Optie B: marge per klant. Tag ook de kosten die je voor een klant inkoopt, zoals media of een freelancer die alleen voor die klant werkt. De uitsplitsing toont dan inkomsten en kosten per klant, en dus de marge die elke klant oplevert.

Twee instellingen besparen typewerk:

Zet "Also apply to counterparties" aan voor de groep, dan kun je een klanttag op de tegenpartij zelf zetten. De W&V gebruikt die tag voor de kostendocumenten van de tegenpartij die geen tag uit de groep hebben. Een onbetaalde verkoopfactuur bereikt het niet, dus geef verkoopfacturen een eigen klanttag.
Vul bij een leverancier die voor maar één klant werkt "Default invoice tags" in. De tags worden aan de inkomende facturen van die leverancier toegevoegd zodra ze worden gekoppeld, of als suggestie aangeboden als je organisatie het automatisch toevoegen heeft uitgezet. Zie Tegenpartijen.

Flowtly koppelt een klant niet zelf aan een tag. Maak de tag aan op het moment dat je de klant binnenhaalt.

Projecten

Maak een groep aan zoals Projecten. Kies daarna:

Optie A: één tag per project. Het beste wanneer er weinig projecten zijn die maandenlang lopen.
Optie B: één tag per soort project, zoals Retainer, Campagne en Eenmalig. Het beste wanneer er veel korte projecten zijn en je de aard van het werk wilt vergelijken in plaats van elke opdracht.

Stel bij optie A bij elke tag "Linked project" in. Als je op een inkoopfactuur de tag kiest, wordt het project ingevuld, en als je het project kiest, wordt de tag ingevuld. Beide blijven bewerkbaar. De koppeling stel je handmatig in, tag voor tag.

Kosten- en inkomstensoort

Dit is de managementweergave: waaraan het geld is besteed en waar de inkomsten vandaan kwamen. Opties:

Optie A: een korte startlijst. Voor een dienstverlenend bedrijf bijvoorbeeld: mediainkoop, freelancers en zzp'ers, salarissen, tools en abonnementen, kantoor, reizen en eigen marketing. Voor inkomsten één tag per dienstenlijn.
Optie B: het rekeningschema van je accountant volgen. Gebruik de rekeningnamen waarmee je accountant al rapporteert, zodat het budget en de boekhouding dezelfde taal spreken. Vul bij elke tag "Accounting code" in als je naar je accountant exporteert.
Optie C: beginnen met vijf en later splitsen. Begin met vijf brede tags en splits er één wanneer die te groot wordt om uit te leggen. Het is makkelijker een tag te splitsen dan twee tags samen te voegen die mensen verschillend hebben gebruikt.

Als kosten en inkomsten één groep delen, begin dan elke tagnaam met wat het is, zoals Kosten · Kantoor of Inkomsten · Retainers, en stel "Invoice direction" in op "Incoming (purchase) invoices only" of "Outgoing (sales) invoices only". Elke factuur biedt dan alleen de tags aan die erbij passen.

Tagcategorieën: één veld per vraag

Een taggroep bepaalt hoe de W&V wordt uitgesplitst. Een categorie bepaalt wat mensen zien wanneer ze een kostenfactuur coderen. "Tagging categories", geopend onderaan "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups", maakt van een of meer taggroepen één veld met een label op de factuur, dat alle tags van die groepen aanbiedt.

"Required" markeert het veld als verplicht in te vullen. Een leeg verplicht veld verlaagt de volledigheid van de factuur en markeert het gedeelte, maar blokkeert het opslaan nooit, zodat een factuur nog steeds kan worden aangehouden voordat hij is gecodeerd.
Met "Several values" uitgeschakeld is het veld een enkele keuze. Zet de optie aan wanneer één kostenpost over meerdere tags moet worden verdeeld.
De volgorde van de categorieën is de volgorde van de velden op de factuur.

Maak voor een eerste inrichting één categorie per taggroep aan: Klant, Project, Kostensoort. Zet "Required" vanaf het begin aan voor de categorie kostensoort: het blokkeert niets en laat in één oogopslag zien welke facturen nog gecodeerd moeten worden. De stappen staan beschreven in Factuurtaggroepen.

Veelgemaakte fouten

Niet-verwante tags als niveaus nesten. Niveaus tellen in de W&V niet op: elke tag is een eigen rij, op welk niveau hij ook staat. Boekhouding onder Administratie onder één groep zetten geeft je dus rijen naast elkaar, geen totaal met onderdelen. Als twee dingen verschillende vragen beantwoorden, geef ze dan verschillende groepen.
Eén groep voor twee vragen. Een groep met zowel klanten als kostensoorten dwingt mensen op elke factuur het ene of het andere te kiezen, of verdeelt elke factuur over de twee tags, en beide uitsplitsingen worden onjuist.
Een groep genoemd naar een team in plaats van een vraag. Management zegt wie de lijst beheert, niet wat hij beantwoordt. Noem de groep naar de vraag, zoals Kostensoort, zodat iedereen op dezelfde manier tagt.
Categorieën overslaan. Zonder categorieën moeten de mensen die facturen coderen weten welke groepen er zijn en zelf uit elke groep kiezen. Eén verplicht veld per vraag is makkelijker goed te doen.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een klein bureau met drie klanten, vier projecten en één persoon die facturen codeert, richt het volgende in:

Klanten: Klant A, Klant B, Klant C, met "Also apply to counterparties" aan, de tag van elke klant op de bijbehorende tegenpartij en op elke verkoopfactuur die voor die klant is opgemaakt.
Projecten: één tag per project, elk met "Linked project" ingesteld: Retainer klant A, Voorjaarscampagne klant B, Website klant B, Lancering klant C.
Kosten- en inkomstensoort: acht tags. Kosten · Mediainkoop, Kosten · Freelancers, Kosten · Tools en abonnementen, Kosten · Kantoor en Kosten · Eigen marketing, ingesteld op alleen inkomende facturen; Inkomsten · Retainers, Inkomsten · Campagnes en Inkomsten · Productie, ingesteld op alleen uitgaande facturen.
Drie categorieën: Klant, Project en Kostensoort, elk over een eigen groep, met Kostensoort verplicht.

Wanneer je in de "P&L by tags" van het budget bij "Tag group" Klanten kiest, zie je inkomsten en kosten per klant. Gedeelde kosten zoals de kantoorhuur hebben geen klanttag, dus ze staan op de rij "Untagged" en het bureau ziet hoeveel overhead aan geen enkele klant wordt doorbelast. Met Projecten zie je hetzelfde geld per project, en met Kosten- en inkomstensoort zie je waaraan het geld is besteed. Elke weergave telt op tot hetzelfde budgettotaal.

Voorbeelden van gebruik

Een kantoormanager die voor het eerst budgettering inricht, maakt drie taggroepen aan, één per vraag, voordat iemand een factuur codeert.
Een oprichter wil weten welke klanten winstgevend zijn, dus het team gaat van alleen verkoopfacturen taggen over op ook de kosten taggen die voor elke klant zijn ingekocht.
Een financieel leidinggevende spiegelt het rekeningschema van de accountant in de kostensoortgroep, zodat het budget en het maandrapport dezelfde namen gebruiken.
Een beheerder ziet een grote rij "Untagged" in de klantenuitsplitsing en zet "Required" aan voor de categorie Klant.