Resourcing

Resourcing beantwoordt een vraag die urenregistratie niet kan beantwoorden: niet waar zijn de uren gebleven, maar wie gaat het werk doen dat al verkocht is. Het toont de geplande capaciteit week voor week, zodat hiaten en dubbele boekingen zichtbaar worden zolang er nog tijd is om te handelen.

Waar Tijdregistratie vastlegt wat al gebeurd is, kijkt Resourcing vooruit. Het plant afspraken; het rapporteert er niet over.

Twee weergaven van hetzelfde plan

Dezelfde boekingen kunnen van beide kanten gelezen worden, en de tabbladen boven het raster wisselen ertussen:

Projecten - geordend op werk. Is wat we verkochten gedekt, en waar zit het hiaat? Hier worden boekingen gemaakt en bevestigd.
Mensen - geordend op team. Hoe vol zit iedereen, wie heeft ruimte en wie is boven zijn week geboekt? Iedereen met een contract heeft een rij, of er nu iets op geboekt is of niet - behalve wie is uitgesloten van projecttoewijzing; die staat niet op de lijst.

Een derde tabblad, Verzoeken, is waar bezetting wordt voorgesteld en goedgekeurd in plaats van rechtstreeks geboekt - zie de pagina "Bezetting aanvragen en goedkeuren" voor hoe je er een leest en afhandelt. Een vierde tabblad, Actuele waarden, kijkt de andere kant op: het zet het plan naast de uren die daadwerkelijk in de urenregistratie zijn gerapporteerd, zodat je ziet of het plan standhield.

Het tabblad Projecten zelf heeft twee weergaven. Capaciteit is het dekkingsraster dat hieronder wordt beschreven. Toewijzingen toont één rij per persoon op elke rol, met zijn uren dag voor dag of week voor week over een bereik naar keuze.

Wat de projectweergave toont

Het raster is geordend op werk in plaats van op persoon. Elk project klapt open in de rollen die het nodig heeft, en elke rol klapt open in de mensen die erop geboekt zijn:

Project - een samenvatting van hoe goed het hele project gedekt is.
Rol - één taak die in dat project gedaan moet worden, afkomstig uit je lijst met Functies. Een rol kan vervuld, gedeeltelijk vervuld, oververvuld of helemaal open zijn. Hoeveel mensen een rol nodig heeft, geef je aan in de vraag ervan, ongeacht of er al iemand op zit.
Persoon - een individuele boeking, getoond wanneer een rol is opengeklapt.

Elke kolom is een week, en elke cel is een kleine balk die laat zien hoeveel van de vraag van die week gedekt is. Capaciteit per project legt uit hoe je die balken leest en waar de percentages vandaan komen.

Selecteer een willekeurige cel en er opent een paneel dat precies dat getal toelicht - de rollen achter het gemiddelde van een project, de mensen achter de dekking van een rol, of al het andere waarop iemand die week geboekt is. Zie Het detail van een cel.

Onderaan de projectweergave staat de bank - de mensen die in de getoonde periode nog ruimte hebben. Sleep iemand van de bank naar een rol, in de kolom waar je die persoon nodig hebt, om een boeking te schetsen zonder je vast te leggen. Zo gemaakte boekingen blijven omkeerbaar: een concept kan worden bevestigd en een bevestiging kan worden ongedaan gemaakt. Zie De bank en conceptboekingen.

Of rechtstreeks plannen, zonder bezettingsverzoek

Slepen vanaf de bank begint bij een hiaat: er moet een rol in het project zijn om iemand op neer te zetten. Vaak weet je al wie op een project komt en op welke dagen, en dat is de andere ingang.

Persoon toevoegen boekt iemand rechtstreeks op een project. Er hoeft geen bezettingsverzoek aan vooraf te gaan, het project heeft nog geen rollen nodig, en een rol is optioneel - iets om vast te leggen wanneer het nuttig is, geen voorwaarde. Daarna typ je uren op de dagen die je kiest: de dagen hoeven niet aaneengesloten te zijn, dus dinsdag en woensdag deze week en vier dagen volgende week is een plan, en de dagen die je weglaat blijven leeg in plaats van voor je ingevuld te worden. Een wijziging raakt alleen de persoon en de dagen die je hebt aangepast; de rest van het project, en de rest van de week van die persoon, blijft zoals het was. De bank en conceptboekingen loopt door de keuzelijst en de dageneditor.

Zodra er een plan bestaat, verschuift Boekingen verplaatsen… op de cel van een persoon het met hele weken. Elke dag behoudt zijn weekdag en zijn uren, en de gaten verschuiven mee in plaats van dicht te vallen. Zie Het detail van een cel.

Geen van beide wegen vervangt de ander. De vraag van een rol vastleggen en een bezettingsverzoek goedkeuren werken precies als voorheen, en de tabbladen Verzoeken en Actuele waarden zijn ongewijzigd - een organisatie die via rollen en verzoeken plant, kan gewoon alleen dat blijven doen. De directe route is voor projecten waar het antwoord al bekend is, en beide leveren dezelfde soort boeking op: een concept totdat een goedkeurder het bevestigt.

De periode kiezen

De periodebediening en de filters delen één balk boven het raster, met de periode vooraan. Een periode is nog een manier om hetzelfde plan te versmallen, dus staat ze bij de andere in plaats van in een eigen kopstrook.

De zoom geeft aan hoeveel tijd er op het scherm staat en is gelijk in de weergave Projecten en Mensen: 1 week, 9 weken en 13 weken.
- 1 week toont één week, maandag tot en met zondag, dag voor dag.
- 9 weken toont negen weken, één kolom per week.
- 13 weken toont dertien weken in zeven tweeweekse kolommen.
Wisselen tussen Projecten en Mensen behoudt de zoom en de data. Een week die in de ene weergave per dag is geopend, is in de andere dezelfde week, per dag. Zie Capaciteit per persoon.
Vorige en Volgende verschuiven het venster met één week, op elk zoomniveau. Dat is bewust: een plan leest makkelijker als het glijdt dan als het springt.
Vandaag keert terug naar de huidige week, en Ga naar verplaatst het begin naar de eerste maandag van een gekozen maand zonder de lengte van het bereik te wijzigen.

De kop boven het raster noemt altijd het exacte bereik op het scherm, bijvoorbeeld 20 jul - 20 sep 2026. Bij de eerste keer openen, als er rond vandaag niets geboekt is, springt Resourcing eenmalig naar de vroegste periode die wel boekingen bevat, zodat de pagina nooit op een leeg raster opent. Daarna blijft de weergave staan waar je hem hebt gezet.

Het raster versmallen

Twee filterpillen staan in dezelfde balk, na de periodebediening.

Rollen biedt Alle rollen en Alleen open rollen. Alleen open rollen houdt de projecten over die ergens in de getoonde periode een vacature hebben - de snelste manier om een vol plan om te zetten in een korte werf- of herplaatsingslijst. In de weergave Mensen blijven alleen de rijen met open rollen over: alle mensen verdwijnen, omdat een persoonsrij per definitie bezet is.

Project versmalt de weergave Projecten tot één project en toont elk project van de periode met naam. Het combineert met het rolfilter in plaats van het te vervangen, dus Alleen open rollen plus een project geeft de vacatures van dat project.

Elke actieve keuze voegt een chip toe onder de balk. Een chip verwijderen wist alleen zijn eigen filter, en Alles wissen verwijdert ze samen. Laten de filters niets over op het scherm, dan krijg je een korte regel Geen resultaten met een link om de filters te wissen, in plaats van de status "hier is nog niets" - er zijn gegevens, ze zijn alleen verborgen.

Wie het kan gebruiken

Resourcing vereist de module Resourcing in je abonnement en een van de Resourcing-rollen - Resourcing manager, Resourcing approver of Resourcing viewer, hieronder beschreven. Mensen zonder de module en een rol zien het item niet in het menu.

Mensen en Projecten hebben alleen-lezen kaarten op de telefoon. Mensenkaarten tonen geplande uren, capaciteit, vrije uren en apart voorgestelde uren. Projectkaarten tonen bevestigde dekking, aangegeven vraag, openstaande vraag en apart voorgestelde uren. Lange namen lopen door op de volgende regel, en de totalen beschrijven de bijbehorende kaarten.

Data, bereikbediening en gedeelde links blijven beschikbaar. Filters wissen verwijdert rol-, project- en capaciteitsfilters en behoudt de periode. Als het downloaden van de toewijzingen mislukt of onvolledig is, worden de capaciteitstotalen achtergehouden zodat een gedeeltelijk plan niet compleet lijkt.

Boekingen wijzigen en de werkstroom Verzoeken vereisen een groter scherm. Actuele waarden behoudt zijn telefoonindeling om uitgevoerd werk te lezen. Zie Actuele waarden — plan vs gerapporteerd.

Voorstellen en vastleggen zijn aparte rechten

Plannen is opgesplitst in twee bevoegdheden, omdat een optie schetsen en het bedrijf eraan binden verschillende beslissingen zijn - en zodat het voorstellen van een boeking en het goedkeuren ervan door verschillende mensen gedaan kunnen worden:

Resourcing manager - stelt voor. Maakt concepten, zowel door te slepen vanaf de bank als door een persoon rechtstreeks aan een project toe te voegen, verlengt en verkort ze, wijzigt hoeveel van iemands tijd ze innemen, verplaatst concepten naar andere weken, verwijdert concepten en importeert toewijzingen. Dit is de dagelijkse planningsrol.
Resourcing approver - legt vast. Alles wat een Resourcing manager kan, plus een concept bevestigen tot meetellende dekking, de bevestiging weer ongedaan maken, een al bevestigde dag wijzigen of verplaatsen en de vraag van een rol vastleggen - zo verschijnt een open rol überhaupt op een project.

Approver is een aanvulling en geen ruil, dus een approver kan nog steeds plannen. Beheerders hebben beide en merken niets.

De rol Approver moet met de hand worden toegewezen. Hij maakt bewust standaard geen deel uit van een rechtengroep - als hij automatisch aan iedereen die kan plannen werd gegeven, zou de scheiding niet bestaan. In een nieuwe organisatie is het een inrichtingsstap die je vroeg moet doen: totdat minstens één persoon hem heeft, kan niemand daar een boeking bevestigen of vastleggen wat een rol nodig heeft. Wijs hem toe vanuit Rechten.

Als je organisatie Resourcing al gebruikte, verandert er niets voor jou. Bevestigen hoorde vroeger bij de rol Resourcing manager en is nu de aparte rol Approver - maar iedereen die voorheen kon bevestigen heeft hem gekregen, dus de mensen die je projecten bemannen gaan precies zo door als eerst. De scheiding is beschikbaar in plaats van opgelegd: een beheerder kan de rol Approver bewust bij een planner weghalen, als je wilt dat voorstellen en vastleggen door verschillende mensen worden gedaan.

Als je Bevestigen en Bevestiging ongedaan maken grijs aantreft, of de vraag van een rol weigert op te slaan, heb je de rol Resourcing approver nodig - vraag degene die je Flowtly-account beheert om hem toe te kennen.

Die knoppen blijven zichtbaar in plaats van te verdwijnen, en zeggen bij aanwijzen wat ze nodig hebben. Een stap vinden die grijs is met een reden is een vraag waar je iets mee kunt; hem zien ontbreken lijkt op een storing.

Alleen-lezen toegang: de rol Resourcing viewer

Niet iedereen die het bezettingsplan moet zien, hoort het te kunnen wijzigen. Een deliverylead die een project volgt, een afdelingshoofd dat nagaat wie waar is ingezet, of een salesmanager die zich afvraagt of een startdatum realistisch is, kan Resourcing viewer krijgen in plaats van een planningsrol.

Een Resourcing viewer kan zien:

het schema in zowel de weergave Projecten als Mensen, inclusief een week per dag openen;
het tabblad Verzoeken, met de geschiedenis van elk verzoek en de opgegeven reden telkens wanneer er een werd afgewezen.

Een Resourcing viewer kan niet:

iets wijzigen - een boeking maken, verplaatsen, verlengen, bevestigen, afwijzen of verwijderen, een verzoek goedkeuren of afwijzen, of vastleggen wat een rol nodig heeft. Deze knoppen worden aan een viewer gewoon niet getoond, in plaats van grijs, omdat er per rij niets is wat een viewer zou kunnen vragen;
de bank zien - de lijst van wie vrij is - omdat dat een planningsinstrument is;
Actuele waarden zien, en daarmee geen enkel omzet-, kosten- of margecijfer.

Resourcing viewer wordt per persoon toegekend en maakt standaard geen deel uit van een rechtengroep. Wijs hem toe vanuit Rechten. Beheerders hebben hem al.

De Resourcing-rol bepaalt wat je op de pagina kunt doen, niet wiens rijen je kunt zien. Een viewer heeft, net als een manager, ook de gebruikelijke rechten nodig om mensen en projecten te bekijken om het hele raster te zien.

Er verandert niets voor wie al plant: de rollen Resourcing manager en Resourcing approver behouden de volledige toegang die hierboven is beschreven.

Wat er wordt vastgelegd

Elke wijziging die een persoon in een boeking aanbrengt, wordt vastgelegd - wie haar maakte en wanneer - bij aanmaken, bevestigen, bevestiging ongedaan maken, de data of het percentage wijzigen en verwijderen. Dit logboek wordt onbeperkt bewaard.

Boekingen die uit een geïmporteerd plan komen zijn de uitzondering. Ze worden vanuit dat plan gespiegeld in plaats van hier opgesteld, en opnieuw gespiegeld wanneer het opnieuw wordt toegepast, dus het eigen rapport van de import is hun logboek.

Het is vooral van belang bij verwijderen. Een concept verwijderen is definitief: de boeking zelf is weg in plaats van verborgen, en het logboek van de wijziging is het enige overgebleven spoor dat ze ooit bestond.

Het logboek kun je niet doorbladeren vanaf de pagina Resourcing. Als je moet vaststellen wie een boeking heeft gewijzigd, vraag het dan aan je Flowtly-beheerder.

Voorbeeldgebruiksscenario's

Vastleggen dat een project vanaf september twee ontwikkelaars nodig heeft, en het hiaat in het plan zien verschijnen totdat het is gevuld.
De onderbezette projecten van volgende maand opmerken voordat de klant het doet, en ze vullen vanaf de bank.
De rollen vinden die over het kwartaal nog open staan en er een wervingsbrief van maken.
Controleren of een voorgestelde nieuwe opdracht überhaupt bemand kan worden voordat je je aan een startdatum bindt.
Iemand opmerken die over twee projecten boven de volle capaciteit is geboekt, zolang er nog tijd is om bij te sturen.
Overschakelen naar de weergave Mensen om te zien wie volgende maand ruimte heeft, zonder ergens een banklijst bij te houden.
In de weergave Mensen controleren dat een parttimer niet is geboekt alsof hij een volle week werkt.
Een projectcel met 50% openen en in één regel weten of het om twee half bezette rollen of één onbezette gaat.
Een week met een conflict per dag openen om te zien op welke dagen het verlof en de boeking echt botsen.
Meerdere bezettingsopties als concepten schetsen, ze op het raster vergelijken en alleen de optie bevestigen die werkt.
De persoon die je al beloofd hebt een paar dagen op een project zetten, zonder eerst een rol vast te leggen die hij moet vullen.
Een geplande periode twee weken opschuiven wanneer een klant een startdatum verplaatst, met dezelfde weekdagen en dezelfde gaten.