Uit te geven facturen — Bulkfacturen

Uit te geven facturen is de maandelijkse factuurrun. Voor één maand toont hij één factuur per klant, opgebouwd uit de projecten van die klant, en maakt hij de facturen aan die u selecteert. U controleert wat elke factuur zou bevatten, en er wordt niets aangemaakt voordat u op "Create invoices" klikt. Elke factuur die niet kan worden uitgegeven, vermeldt waarom. Het aanmaken van de facturen verstuurt geen e-mails en verstuurt niets voor e-facturatie.

Deze run staat los van Bulkfacturatie van huurcontracten, waarmee de huurcontracten van één park worden gefactureerd. Hij past bij een organisatie die factureert op basis van boekingen en prijzen op haar projecten heeft, inclusief meterverbruik: een factuur zonder boeking in die maand wordt geweigerd, zoals beschreven onder Wanneer een factuur wordt geweigerd.

Wanneer de run beschikbaar is

De run wordt per organisatie ingesteld en staat standaard uit, dus een organisatie heeft hem pas als hij is ingeschakeld. Er is geen schakelaar voor op een instellingenpagina: vraag de support van Flowtly om de wijziging. Hij heeft een van drie standen:

Uit. De factuurlijst biedt geen ingang voor de run. Als u zijn adres opent, verschijnt "The monthly invoice run is not turned on for this organisation."
Alleen voorbeeld. De lijst met facturen wordt getoond, maar "Create invoices" is niet beschikbaar en een opmerking eronder zegt dat. Gebruik deze stand om de run te vergelijken met facturen die u al hebt uitgegeven, voordat er iets mee kan worden aangemaakt.
Aan. De lijst wordt getoond en "Create invoices" werkt.

De run vereist ook de factuurmodule en staat open voor beheerders en voor gebruikers die facturen beheren. Voor hen verschijnt, zolang de run niet uit staat, de ingang "Invoices to issue" in het menu naast "Create an invoice" op de factuurlijst, onder "Add bulk invoices". De run is een tweede ingang, geen vervanging: "Add bulk invoices" opent de bulkflow, waarmee de facturen van een maand worden uitgegeven zolang de run in voorbeeldstand staat.

Welke projecten een run omvat

Welke projecten een run omvat, hangt af van wat uw account kan zien:

U ziet alle projecten. Dit geldt voor beheerders en voor gebruikers die projecten, gewerkte uren of voorwaarden beheren, en voor accountmanagers. De run omvat elk project dat op enig moment van de maand actief was, ook een project dat tijdens de maand eindigde. De fasen van een project worden samen met het project gefactureerd, op de factuur van zijn klant. Eén run neemt maximaal 500 projecten. Bij meer wordt er geen factuur getoond en een melding zegt dat, zodat geen enkele klant ongemerkt wordt weggelaten.
U ziet alleen de projecten waarvan u lid bent. Een gebruiker die facturen beheert zonder een van die rollen, draait nog steeds de hele organisatie: een opmerking boven de lijst zegt dat de run alle projecten van de organisatie omvat, niet alleen die waarvan u lid bent. Afgeronde projecten horen daarbij, en de limiet van 500 geldt niet.

Een project zonder klant wordt ook getoond, onder "No client", en wordt geweigerd totdat het er een heeft.

De lijst

"Month" biedt de drie voorgaande maanden, de huidige maand en de volgende, en opent op de huidige maand. "Show" beperkt de lijst tot "All", "Ready to issue" of "Problems". Een andere maand kiezen wist uw selectie en alle resultaten op het scherm.

Elke rij is de factuur van één klant voor de maand. Ze noemt de klant en de projecten achter de factuur en toont elke regel met hoeveelheid, eenheid en nettobedrag, met het nettototaal ernaast. Een rij luidt dan op een van drie manieren:

"Ready to issue": de factuur kan worden aangemaakt.
"Already issued" met het factuurnummer: de klant heeft een factuur voor die maand. De rij kan niet worden geselecteerd en wordt nooit twee keer aangemaakt. Een factuur telt mee wanneer haar verkoopdatum in de maand valt of een van haar rijen een periode factureert die de maand overlapt, en ten minste een van haar rijen bij een van de projecten van de run hoort.
Een weigering in gewone woorden, die zegt wat er moet worden hersteld.

Een rij kan ook informatie bevatten die de factuur niet tegenhoudt, dus lees die voordat u aanmaakt:

"Meter warnings", bijvoorbeeld een pand dat aan meerdere projecten wordt gefactureerd of dagen die aan niemand worden gefactureerd. De factuur kan nog steeds worden uitgegeven, dus een waarschuwing op een gereed-rij is het enige teken daarvan. Zie Meterverbruik op een klantfactuur.
Hoeveelheidswaarschuwingen op de regels van de factuur.
De huurvergelijking, voor een klant met huurcontracten: "Lease lines found", "draft total" en "gap" vergelijken wat de huurcontracten van de klant zouden factureren met deze factuur. "Lease lines could not be compared with this draft." betekent dat er geen bedrag is om mee te vergelijken, niet een bedrag van nul.

Selecteren en aanmaken

Elke factuur die klaar is om te worden uitgegeven, is bij de start geselecteerd, en u kunt er elke van deselecteren. "Show" is een weergave, geen selectie: facturen die u hebt geselecteerd blijven geselecteerd terwijl het filter ze verbergt, en de regel onder de lijst zegt hoeveel het er zijn. Die regel geeft ook het aantal geselecteerde facturen en hun nettototaal per valuta.

"Create invoices" verstuurt de run één keer, hoe vaak er ook op de knop wordt geklikt. Elke aangemaakte factuur is een gewone factuur, genummerd en gevalideerd zoals een factuur die u met de hand aanmaakt:

Ze staat in de valuta van uw organisatie.
Haar factuurdatum is vandaag en haar verkoopdatum is de eerste dag van de gekozen maand.
Haar vervaldatum volgt de betalingstermijn van de klant.
Ze draagt de standaardbankrekening van uw organisatie in die valuta, of een andere zichtbare rekening in die valuta wanneer er geen standaardrekening is.

De facturen wachten op de factuurlijst. Een factuur naar de klant of naar e-facturatie sturen is een aparte stap.

Als Flowtly de uitkomst niet kan bevestigen, zegt een melding dat en wordt de lijst vernieuwd. Controleer de lijst voordat u het opnieuw probeert: ze toont welke facturen zijn aangemaakt.

Resultaten van de run

"Results of the run" verantwoordt elke rij van de lijst waaruit u hebt aangemaakt, in vijf aantallen:

"Created": de factuur is uitgegeven.
"Failed to create": ze is verstuurd maar niet aangemaakt, doordat het aanmaken is geweigerd of doordat er geen antwoord kwam. Een factuur zonder antwoord zegt dat, en de lijst erboven toont of ze toch is aangemaakt.
"Refused, need fixing": de lijst had haar al geweigerd, dus ze is niet verstuurd.
"Already issued": ze had al een factuur voor de maand.
"Left unselected": ze was klaar maar niet geselecteerd.

De resultaten blijven zoals ze waren toen de run klaar was en veranderen niet wanneer de lijst erboven verandert. Eronder:

"Retry failed" verschijnt wanneer een factuur niet kon worden aangemaakt. Het verstuurt alleen de mislukte facturen die zijn geselecteerd en die de vernieuwde lijst als gereed toont, en het label zegt hoeveel dat er zijn. Zolang er niet minstens één is, is de knop niet beschikbaar en zegt hij waarom.
"Open invoices" verschijnt wanneer de run facturen heeft aangemaakt en opent de factuurlijst gefilterd op die facturen.

Wanneer een factuur wordt geweigerd

Er is geen uitzondering: een geweigerde factuur kan niet worden geselecteerd totdat de oorzaak is verholpen. De run zelf stelt nooit een prijs in, plaatst nooit een object en maakt nooit een tag aan. De weigeringen die u kunt tegenkomen:

Sommige items hebben geen prijs. Een meter of een prijsregel kon niet worden geprijsd, dus de factuur zou te laag uitvallen. Elk item wordt genoemd onder "Items with no price", met de reden.
Sommige geregistreerde uren hebben geen tarief, of komen met meer dan één tarief overeen. De persoon, het project en de datum van elke registratie worden vermeld.
Niets te factureren deze maand. De projecten van de klant bevatten niets voor die maand.
Een geboekt object zit in geen enkel park. Elk object wordt genoemd onder "Assets in no park". Een object hoort bij een park wanneer het een bovenliggend object heeft of eenheden eronder. Dezelfde weigering verschijnt, zonder genoemd object, wanneer er in die maand geen boeking achter de factuur zit.
Een rij heeft geen kostentag. Elke rij wordt genoemd onder "Rows with no charge tag". De naam van een rij moet worden herkend als huur, voorschot servicekosten of nutsvoorzieningen, en die kosten hebben een tag nodig op de kaart "Lease invoicing tags" in de Factuurinstellingen.
Een project zonder klant. Stel er een in op het project.
We kunnen niet bepalen of dit al is gefactureerd. Een factuur van deze maand heeft rijen zonder project, wat het geval is bij geïmporteerde facturen, of is een creditnota. De betrokken facturen worden genoemd onder "Invoices we cannot read". Het project instellen op de rijen van de factuur lost het op.
De organisatie heeft een pilotontvanger ingesteld. Deze run geeft geen pilotfacturen uit, dus elke factuur wordt geweigerd zolang er een is ingesteld.
De valuta van de klant of het project is niet die van de organisatie. Deze run heeft geen omrekenkoers, dus zo'n factuur wordt er niet mee uitgegeven.

Sommige weigeringen verschijnen pas wanneer de facturen worden aangemaakt, onder "Failed to create", omdat de lijst ze niet controleert:

Geen bankrekening in de valuta van de factuur, of helemaal geen bankrekening. Voeg er een toe onder Banken en gebruik daarna "Retry failed".
De valuta van de factuur is niet ingesteld.
De factuur is niet door de validatie gekomen.

Voorbeelden van gebruik

De run een maand in voorbeeldstand houden en de factuur van elke klant, regel voor regel, vergelijken met de factuur die u op de gebruikelijke manier hebt uitgegeven.
De lijst filteren op "Problems" om de ontbrekende items te prijzen en de ontbrekende kosten te taggen, zonder de selectie van de facturen die klaar zijn te verliezen.
Het verschil tussen huurregels en het concepttotaal controleren voor een klant die zowel voor boekingen als voor een huurcontract wordt gefactureerd.
Een bankrekening toevoegen nadat facturen niet konden worden aangemaakt en daarna met "Retry failed" alleen die facturen uitgeven.
De maand draaien als factuurbeheerder die van geen enkel project lid is, met de hele organisatie in de lijst.