Verlof instellen en je eerste aanvraag afhandelen

Voordat u begint

Wat u nodig hebt

• De rol Time off manager, of een beheerder die hem kan toekennen.
• Een medewerker met een actieve overeenkomst, bijvoorbeeld een Employment contract, plus een tweede persoon om goed te keuren.
• Je beleid: dagen per jaar per contractvariant, en hoeveel ongebruikte dagen mogen worden overgedragen en tot wanneer.

1. 1

   Kies je verloftypen

   Open Settings → People en klik op de tegel Time off types. De pagina toont de typen die je team kan aanvragen. Klik op Add time off type om er een toe te voegen. Predefined schakelt een ingebouwd type in onder een naam die je zelf kiest, gekozen uit Built-in type. Custom maakt een eigen type aan met een naam, een pictogram en een kleur.

   Tips

   • Een nieuw type begint als Requires approval. Zet het alleen op Accepted automatically voor afwezigheden die niemand hoeft goed te keuren. Het saldo wordt nog steeds verbruikt, en een aanvraag die het saldo niet kan dekken, wordt nog steeds geweigerd.
   • Approval count op dezelfde pagina bepaalt hoeveel mensen een aanvraag moeten goedkeuren voordat die wordt geboekt. Vul het aantal in en klik op Save.
   • Gedraagt de afwezigheid zich als een van de ingebouwde typen, kies dan Predefined en geef het een andere naam in plaats van het opnieuw aan te maken als Custom.

   • Open Time off types
2. 2

   Stel het standaard jaarlijkse tegoed in

   Open terug in Settings → People de tegel Annual time off en klik op Add annual time off. Vul de Leave allowance in in dagen, uren of minuten. Kies de Date from waarop het gaat gelden, de Variant van het contract waarvoor het geldt, zoals Employment contract, en het Time off type dat het financiert. Klik op Save.

   Tips

   • Het tegoed volgt de contractvariant. Een persoon van wie de contractvariant geen tegoed heeft, krijgt op het profiel een waarschuwing dat er geen verloflimiet is ingesteld.
   • Voor één persoon die een ander aantal dagen opbouwt, open je diens profiel en voeg je een persoonlijke rij toe op het tabblad Annual time off. Die gaat voor die persoon boven de standaard van de organisatie.

   • Open Annual time off
3. 3

   Bepaal wat er met ongebruikte dagen gebeurt

   Open de tegel Time off carry-over in Settings → People. Zet Enable carry-over policy aan om ongebruikte dagen door te laten lopen naar het volgende jaar. Stel Expiry date (MM-DD) in, bijvoorbeeld 03-31, en Max carried days, waarbij 0 onbeperkt betekent. Zet Consume carried days first aan als oudere dagen moeten worden opgenomen vóór het tegoed van dit jaar. Klik op Save.

   Tips

   • Onder Carry-over per contract type kun je de hoofdschakelaar voor één contracttype overschrijven en het een eigen vervaldatum geven.
   • Blijft overdracht uit, dan behoudt Flowtly zijn oude gedrag voor het verlofsaldo.

   • Open Time off carry-over
4. 4

   Dien een aanvraag in als medewerker

   Meld je aan als de medewerker en open My absences in het zijmenu. Klik op New time off request. Kies het Type, voeg een Description toe als je organisatie daarom vraagt, en selecteer de data in de kalender. Het paneel What this request changes toont de werkdagen die het kost en het saldo vooraf en achteraf. Klik op Create request.

   Tips

   • Create request blijft uitgeschakeld tot een type en data zijn gekozen en het bereik minstens één werkdag bevat. Het blijft ook uitgeschakeld als de aanvraag niet binnen het saldo past.
   • Voor een deel van een dag selecteer je één datum en kies je het aantal Hours. Full day boekt de hele werkdag.
   • De aanvraag verschijnt op het tabblad Time off requests van My absences met de status Pending.

   • Open My absences
5. 5

   Keur hem goed als manager

   Meld je aan als de manager en open Time off → Time off requests in het zijmenu. Klik op de rij van de medewerker om de details te openen. Controleer het type, de data en de duur en klik dan op Accept. Moet de aanvraag niet doorgaan, klik dan in plaats daarvan op Reject.

   Tips

   • Met een Approval count hoger dan 1 toont de status hoeveel goedkeuringen er binnen zijn, bijvoorbeeld Accepted 1 / 2, en de aanvraag blijft open tot de laatste.
   • De tegel Time off approvers in Settings → People toont wie elke persoon goedkeurt: eerst iemand die rechtstreeks is toegewezen, dan de directe leidinggevende, dan de afdelingsmanager, dan iedereen met de rol Time off manager.
   • De aanvragenpagina vereist de rol Time off manager of Time off verifier. Bij je eigen aanvraag zie je nooit Accept of Reject.

   • Open Time off requests
6. 6

   Bekijk hem in de planner

   Open het tabblad Time off planner. Elke persoon is een rij en elke afwezigheid is een tegel over haar dagen. Bij een aanvraag die nog op goedkeuring wacht, staat Pending voor het type, en de legenda toont de sleutel Pending request. Na de laatste goedkeuring toont de tegel alleen het type.

   Tips

   • De medewerker vindt de afwezigheid nu op het tabblad Time off history van My absences, met de status Accepted.
   • Aanvragen voor thuiswerken worden niet in de planner weergegeven.

   • Open de Time off planner