Je gegevens overzetten naar Flowtly

Breng je bankhistorie, klanten, facturen, contracten en activa over naar een nieuwe Flowtly-organisatie met afschriftuploads en een AI-assistent die via MCP is gekoppeld.

Aan de slagBeginner12 minutenDag 5 van 30

Onderwerpen:Aan de slagAI en integraties (MCP)

Voordat je begint

Een nieuwe organisatie begint leeg. Deze tutorial toont de twee routes die Flowtly biedt om binnen te halen wat je al hebt. Bankafschriften komen binnen via een upload op de pagina Transactions. Klanten, factuurhistorie, contracten en activa komen binnen via een AI-assistent die via MCP aan Flowtly is gekoppeld.

De app heeft geen scherm om spreadsheets te importeren voor klanten, medewerkers, projecten of facturen. De MCP-importtools vullen dat gat. Je geeft de assistent je export uit het oude systeem, die toont een voorbeeld van de batch en schrijft hem pas daarna weg.

Elke importtool vergelijkt rijen met wat al in Flowtly staat, zodat dezelfde batch twee keer uitvoeren geen duplicaten oplevert. Werk in deze volgorde: bankrekeningen, afschriften, klanten, facturen, en daarna contracten en activa.

Wat je aan het einde hebt

Je bankhistorie, klanten en factuurhistorie staan in Flowtly, en je weet hoe je de rest toevoegt in veilige, herhaalbare batches.

Wat je nodig hebt

  • Je MT940-afschriftbestanden uit internetbankieren, plus exports van klanten, facturen, contracten of activa uit je vorige systeem.
  • Het recht in Flowtly om transacties te beheren, en om elk soort record te beheren dat je wilt importeren.
  • Een AI-assistent die via MCP aan je Flowtly-organisatie is gekoppeld.

Voltooi deze tutorials eerst

Stap voor stap

Voltooi de stroom

  1. 1

    Voeg je bankrekeningen toe met hun nummers

    Open Transactions in het zijmenu en klik op Add account. Vul in de dialoog Create new account Account name, Currency en Type in, voer het Account number in en klik op Create. De afschriftupload heeft geen rekeningkiezer, dus voeg elke rekening, met haar Account number, toe voordat je de afschriften ervan uploadt. Herhaal dit voor elke rekening waarvan je de historie wilt importeren.

    Tips

    • Rekeningen van het type Regular en VAT hebben een rekeningnummer nodig. Rekeningen van het type Cash en Manual niet.
    • Currency en Type kunnen niet meer worden gewijzigd zodra de rekening ze heeft, dus controleer beide voordat je op Create klikt.
  2. 2

    Upload je bankafschriften

    Exporteer je afschriften vanuit internetbankieren in MT940-formaat. Klik op de pagina Transactions op Choose file, selecteer een of meer bestanden en klik op Upload. Flowtly vertelt je hoeveel transacties het heeft geïmporteerd en hoeveel er al in het systeem stonden. Het koppelen van contractanten en documenten gaat daarna op de achtergrond door.

    Tips

    • Flowtly accepteert MT940-bestanden met de extensie .sta, .txt, .mt940 of .940. Een CSV-, XML- of PDF-export van je bank wordt niet geïmporteerd.
    • Overlappende afschriften zijn veilig. Een mutatie die Flowtly al heeft, wordt niet nog een keer toegevoegd.
    • Wordt een bestand geweigerd, open dan Accountancy, daarna het tabblad Bank Statements / MT940, en bekijk de reden bij Refused uploads.
  3. 3

    Koppel je AI-assistent

    Klanten, facturen, contracten en activa worden geïmporteerd via Flowtly MCP, met een AI-assistent die je aan je organisatie koppelt. Heb je er nog geen gekoppeld, volg dan eerst de tutorial Bedrijfsbeheer met Claude. De koppeling meldt zich aan als jij, dus een import kan alleen doen wat je eigen Flowtly-rechten toestaan. Vraag de assistent, voordat je iets importeert, met welke Flowtly-organisatie hij is gekoppeld.

    Tips

    • Wordt een import geweigerd wegens gebrek aan toegang, vraag een beheerder dan om het recht om dat soort record te beheren, zoals klanten of facturen.
  4. 4

    Importeer je klanten, eerst als proefrun

    Geef de assistent je klantenlijst uit je vorige systeem en vraag hem de klanten te importeren met clients_import als proefrun. Een proefrun schrijft niets weg. Hij meldt per rij welke klanten zouden worden aangemaakt, bijgewerkt of overgeslagen. Elke klant heeft de referentie nodig die je oude systeem ervoor gebruikte, een naam, een land en een valuta. Kloppen de aantallen, vraag de assistent dan dezelfde batch echt uit te voeren.

    Tips

    • Klanten worden gematcht op die referentie uit het oude systeem. Dezelfde batch opnieuw uitvoeren verandert niets, en één aanroep verwerkt maximaal 500 klanten.
    • Een contactpersoon wordt alleen aangemaakt als de rij een contact-e-mailadres heeft. Een btw-nummer heeft ook het type en land nodig.
  5. 5

    Haal je factuurhistorie binnen

    Vraag de assistent voor verkoopfacturen die je al hebt uitgegeven invoices_import te gebruiken. Die behoudt het oorspronkelijke factuurnummer. Het maakt geen PDF aan, mailt de klant niet en stuurt niets naar KSeF. Geef het voor leveranciersfacturen je inkoopregister en vraag om incomingInvoices_import. Vraag eerst om een proefrun van beide en lees de aantallen voordat er iets wordt weggeschreven.

    Tips

    • Een factuurnummer importeren dat al bestaat, meldt de bestaande factuur in plaats van een tweede aan te maken, dus een herhaling is veilig wanneer imports na elkaar draaien.
    • In Polen kan een beheerder, met KSeF gekoppeld, ook Fetch sales invoices from KSeF inschakelen in de factuurinstellingen en de maand kiezen in Fetch from.
  6. 6

    Voeg contracten en activa toe en controleer het resultaat

    Vraag de assistent je contracten te importeren met contracts_import. Ze worden gematcht op overeenkomstnummer en kunnen verwijzen naar de klanten die je in stap 4 hebt geïmporteerd. Beheer je vastgoed of apparatuur, importeer die dan met assets_import. Die worden gematcht op activacode. Open daarna Clients en Invoices in Flowtly en controleer steekproefsgewijs een paar records tegen je oude systeem.

    Tips

    • Een contractbatch die hetzelfde overeenkomstnummer twee keer bevat, wordt in zijn geheel geweigerd, dus verwijder eerst de duplicaten in de bron.
    • Voer elke batch eerst als proefrun uit voordat je wegschrijft. Eén aanroep verwerkt maximaal 500 contracten of 1000 activa.

Tutorial voltooid

Je organisatie bevat nu je echte historie. Upload nieuwe MT940-afschriften zodra ze binnenkomen, en herhaal elke importbatch veilig wanneer je brongegevens veranderen.

In de kennisbank