De maand afsluiten in Flowtly

Een checklist voor het maandeinde waarin elke controle het scherm opent waar je bevestigt dat de maand compleet is, van getekende projecturen tot de export voor je boekhouder.

FinanciënGemiddeld10 minutenDag 30 van 30

Onderwerpen:Facturatie en financiënAan de slag

Voordat u begint

Flowtly heeft geen enkele knop die een maand voor het hele bedrijf afsluit. De maand afsluiten is een korte lijst controles, en elke controle staat op een eigen scherm. Deze tutorial loopt ze in volgorde door, van de uren die je team heeft gewerkt tot de bestanden die je boekhouder importeert.

Eén controle vergrendelt wel iets: het maandelijkse aftekenen van projecten. Wanneer de account manager van een klantproject een maand tekent, wordt het rapport van de maand definitief, worden de aanpassingen vergrendeld en krijgt finance te horen dat er mag worden gefactureerd. Elke andere controle is een beoordeling. Je zoekt wat nog openstaat en rondt het af op het scherm waar het staat.

Elk gebied heeft een eigen uitgebreide tutorial. Gebruik deze als je maandelijkse checklist en open de andere wanneer een controle werk oplevert.

Wat u aan het einde hebt

Elke projectmaand is getekend, de facturen en kosten van de maand zijn compleet, achterstallige betalingen worden opgevolgd en je boekhouder heeft de export.

Wat u nodig hebt

  • Beheerderstoegang, of de financiële rechten voor facturen, inkomende facturen, transacties en boekhouding.
  • Een maand die is afgelopen, met de uren van je team geregistreerd op hun projecten.
  • De account manager van elk klantproject, beschikbaar om de maand te tekenen.

Voltooi deze tutorials eerst

Probeer het in de demo

Klik eerst met voorbeeldgegevens door deze schermen. Geen account nodig.

Open de live demo

Stap voor stap

Voltooi de stroom

  1. 1

    Controleer of de maand van elk klantproject is getekend

    Open Projects in het menu. De lijst heeft een kolom Sign-off, en de keuzelijst Sign-off month naast de filters bepaalt welke maand die toont. Hij begint bij de vorige maand, de maand die meestal wordt afgesloten. Elk klantproject toont Not started, In review, Signed of Re-opened, en een project zonder klant toont Not applicable. Alleen Signed laat finance weten dat de maand mag worden gefactureerd, dus klik op elke andere status om de controle van dat project te openen.

    Tips

    • De account manager van het project tekent, niet een beheerder. Die klikt op Start the review, past zo nodig regels aan met een reden, klikt dan op Sign off met de naam van de maand en bevestigt.
    • Om een getekende maand te corrigeren, opent een beheerder hem en klikt op Re-open. Het eerder getekende rapport blijft bewaard als vastlegging van wat is goedgekeurd, en de maand moet opnieuw worden getekend.
    • Bij een getekende maand toont Open the signed report het rapport precies zoals het is getekend.
  2. 2

    Bevestig dat de verkoopfacturen van de maand zijn verstuurd

    Ga naar Sales → Invoices. Open het filter Sale period en kies Last month. Open daarna het filter Status en vink draft en Sending... aan om te zien wat nog openstaat. Een draft is nog niet uitgegeven. Sending... betekent dat de factuur is uitgegeven maar dat Flowtly haar nog niet als afgeleverd heeft vastgelegd. Rond elke rij af tot de maand alleen facturen met de status sent toont.

    Tips

    • Heeft een factuur de klant buiten Flowtly om bereikt, gebruik dan Mark as sent in het menu ervan. Flowtly biedt dit alleen aan voor een factuur die is uitgegeven en nog niet als verzonden is vastgelegd.
    • Met e-facturatie kan een uitgegeven factuur Processing tonen terwijl haar e-factuur nog wordt verwerkt.
  3. 3

    Verwerk de inkomende facturen van de maand

    Ga naar Purchases → Incoming invoices. Is e-facturatie voor je organisatie ingeschakeld, klik dan eerst op Check E-Invoicing om nieuwe facturen bij KSeF op te vragen. Zet het filter Period op Previous month. Het filtert op de maand waaraan een factuur is toegewezen. Open elke factuur die nog werk nodig heeft en rond haar af, zodat niets voor de maand half af blijft.

    Tips

    • Nadat je erop hebt geklikt, toont de knop Request sent. Hij is verborgen als e-facturatie niet voor je organisatie is ingeschakeld.
    • Staan factuurgoedkeuringen aan, open dan Awaiting acceptance onder Incoming invoices om te zien wat nog op een goedkeurder wacht. Waiting on me toont de facturen die op jou wachten.
    • Unpaid, in hetzelfde menu, toont de inkomende facturen die nog niet zijn betaald. Het werkt ook als factuurgoedkeuringen uit staan.
  4. 4

    Werk de transacties af die aandacht nodig hebben

    Open Action center in het menu en kies Transactions cleanup. Het vak Transactions needing attention toont hoeveel banktransacties gegevens missen. Missing justification omvat transacties waar niets achter zit, zoals een bijgevoegd document of een notitie. Missing budget omvat transacties die niet aan een budget zijn toegewezen. Open het filter Date en kies Last month, en vul daarna elke transactie aan tot het aantal op nul staat.

    Tips

    • Zowel Missing justification als Missing budget is aangevinkt wanneer de pagina opent. Vink er een uit om de andere afzonderlijk af te werken.
    • Elk selectievakje toont zijn eigen aantal tussen haakjes, zodat je kunt zien welk soort gat groter is voordat je begint.
  5. 5

    Volg de facturen op die nog niet zijn betaald

    Ga naar Sales → Invoices → Payment reminders. Het tabblad Pending toont herinneringen voor achterstallige, onbetaalde facturen, één rij per factuur, en er gaat niets naar een klant tot je het goedkeurt. Vink de herinneringen aan die je wilt versturen en klik op Approve & send selected, of op Dismiss selected voor de herinneringen die niet weg mogen. Open daarna het tabblad Not chased. Dat toont achterstallige facturen die wel zijn verstuurd maar niet in de herinneringswachtrij staan.

    Tips

    • Blijft het tabblad Pending leeg, controleer dan of Send payment reminders for unpaid invoices is ingeschakeld in Settings → Finance & Business → Payment reminders.
    • Op Not chased is een rij die Send the invoice aanbiedt nooit naar de klant gemaild. Een rij zonder die actie is al verstuurd, dus stuur die niet opnieuw.
  6. 6

    Draag de maand over aan je boekhouder

    Open Accounting → Accountancy en kies het tabblad Export. Gebruik de maandnavigatie bovenaan om terug te gaan naar de maand die je afsluit. This month springt terug naar de huidige maand. Elke rij, zoals Invoices en Costs, heeft een eigen knop Export met de formaten die je boekhoudsoftware importeert. Open daarna het tabblad Questions, dat elke vraag toont die Open of Answered is, en beantwoord de vragen die op jou wachten.

    Tips

    • Toont een Optima-export Check these documents before importing into Optima, dan staan daar de documenten die moeten worden gecorrigeerd. Corrigeer ze en exporteer de maand opnieuw.
    • Open een vraag om in de thread ervan te antwoorden, en klik op Mark resolved zodra hij is afgehandeld.
    • Bank Statements / MT940, Costs en Invoices behouden de maand die je hebt gekozen wanneer je ernaar overschakelt, zodat je kunt nakijken wat er in de export komt.

U bent klaar!

De maand is in de praktijk afgesloten: elk klantproject toont Signed en niets uit de maand wacht nog op een lijst. Voer aan het eind van elke maand dezelfde controles in dezelfde volgorde uit.

In de kennisbank