Tijd registreren en de maand aftekenen

Registreer je uren handmatig of met de Project timer, controleer of het team zijn maand heeft ingevuld, en controleer, corrigeer en teken daarna een projectmaand af zodat finance hem kan factureren.

Projecten en tijdBeginner10 minutenDag 9 van 30

Onderwerpen:Projecten en urenregistratieAan de slag

Voordat u begint

Work Time is waar iedereen uren op projecten registreert. Je kunt een registratie handmatig vastleggen in de maandkalender, of de Project timer op je Dashboard laten lopen en opslaan wat die heeft gemeten. Een registratie telt zodra ze is opgeslagen: er is geen aparte indienstap voor een urenstaat.

Goedkeuring gebeurt per project en per maand. De Account manager van het project opent een concept van het klantrapport van de maand, past waar nodig regels aan, altijd met een reden, en tekent het af. Aftekenen maakt het rapport definitief, vergrendelt de aanpassingen en laat finance weten dat de maand kan worden gefactureerd.

Deze tutorial volgt beide kanten: stap 1 en 2 zijn voor iedereen die tijd registreert, stap 3 is voor wie de uren van het team controleert, en stap 4 tot en met 6 zijn voor de account manager die tekent.

Wat u aan het einde hebt

De uren van je team staan in Work Time, en de projectmaand is getekend, met het klantrapport vergrendeld voor finance.

Wat u nodig hebt

  • Een actief project met een klant, en jij in het team ervan.
  • Om de uren van anderen te zien: het recht Work times viewer, Work times manager of Projects lead, toegekend in Settings → People → Permission groups.
  • Om de maand te tekenen: de positie Account manager in het team van dat project.

Voltooi deze tutorials eerst

Probeer het in de demo

Klik eerst met voorbeeldgegevens door deze schermen. Geen account nodig.

Open de live demo

Stap voor stap

Voltooi de stroom

  1. 1

    Leg een registratie handmatig vast

    Kies in het menu, onder Workspace, Work Time. De pagina opent op een maandkalender met je uren. Klik op een dag om het zijpaneel te openen: een lege dag opent op Add new time entry, en een dag met uren opent op Time entries, waar New time entry er nog een toevoegt. Kies het Project, vul de duur in bij Log time, bijvoorbeeld 1:30, en schrijf een Description. Klik op Add time entry om op te slaan.

    Tips

    • De lijst Project toont de actieve projecten in wier team je zit. Zit je nog in geen enkel projectteam, dan toont hij elk actief project.
    • Stelt je organisatie een minimum in, dan toont de teller onder Description hoeveel tekens je nog nodig hebt. Een taaknummer in het formaat XX-Y, zoals PRI-1, voldoet ook aan de regel. Beheerders met het recht Work times manager stellen het minimum in via Settings → People → Timesheets, bij Minimum description length for work time.
    • Wil je een registratie corrigeren, klik dan opnieuw op de dag en gebruik het bewerk- of verwijderpictogram ernaast. Je kunt je eigen registraties wijzigen. Een Work times manager of een beheerder kan die van iedereen wijzigen.
  2. 2

    Of laat de Project timer lopen

    Open je Dashboard en zoek de widget Project timer. Kies een Project en klik op Start. Schrijf een Description terwijl de klok loopt. Stop & save stopt de timer en slaat de gemeten tijd op als registratie op de dag waarop je bent begonnen. Save & continue slaat op wat je tot nu toe hebt en begint opnieuw vanaf nul te tellen.

    Tips

    • Pause stopt de klok zonder iets op te slaan. Resume gaat verder, en Save entry slaat de gepauzeerde tijd op.
    • Stop & save blijft uitgeschakeld tot de beschrijving aan het minimum van je organisatie voldoet. Beweeg de muis over de knop om Add a description to enable this action te zien.
    • Reset gooit de gemeten tijd weg nadat je hebt bevestigd, en die kan niet worden hersteld. Gebruik Stop & save om hem te bewaren.
  3. 3

    Controleer of het team zijn maand heeft ingevuld

    Managers controleren de maand op dezelfde pagina Work Time. Met het recht Work times viewer, Work times manager of Projects lead voegt de filterbalk een persoonsfilter toe dat op All team members staat, een knop Only me en een projectfilter. Met meer dan één persoon in beeld toont het overzicht onder de kalender Team coverage, People complete en Days to chase. Dagen die in de kalender als Not filled zijn gemarkeerd, zijn de gaten om op te volgen. Voor een raster per persoon schakel je over naar Manager view met het pictogram met twee kolommen rechts in de filterbalk.

    Tips

    • Een Work times manager kan uren voor iemand anders registreren. Het registratieformulier begint dan met een veld Team member.
    • Work Time heeft geen goedkeuringsknop voor een losse urenstaat. De goedkeuring is het maandelijkse aftekenen van het project in de volgende stappen.
  4. 4

    Open de maand in de kolom Sign-off

    Kies in het menu Projects. Ben je de Account manager op minstens één project, heb je toegang tot facturen of ben je beheerder, dan heeft de lijst een kolom Sign-off. Die toont één maand per project: Not started, In review, Signed, Re-opened, of Not applicable voor een project zonder klant. Kies de maand in Sign-off month, die begint bij de vorige maand. Klik op de status van een project om de controle ervan te openen.

    Tips

    • Alleen de Account manager van het project kan tekenen. Dat is een positie in het team van het project, geen rol in de organisatie. Een beheerder kan niet namens hem of haar tekenen.
    • De maand die je kiest, wordt bewaard in het paginaadres, zodat een link die je deelt dezelfde maand opent.
    • Een project zonder klant heeft niets te factureren en geen maand om te tekenen. De uren ervan worden nog steeds zoals gewoonlijk geregistreerd en geteld.
  5. 5

    Start de controle en pas regels aan

    Klik op de controlepagina op Start the review. Flowtly maakt een Draft van het klantrapport van deze maand voor het project. De kop telt je aanpassingen en toont het geregistreerde totaal naast het aangepaste totaal. Kies bij een registratie Edit om de Hours on the report of de Description on the report te wijzigen, of kies Exclude om haar buiten het rapport te laten. Vul de Reason for the adjustment in, die verplicht is, en klik op Save adjustment.

    Tips

    • Tijdens je controle is het concept alleen voor jou zichtbaar. Finance gaat uit van de status in de kolom Sign-off tot je tekent.
    • Het paneel Leave this month toont het verlof van elk teamlid in werkdagen en uren. Verlof wordt ter context getoond en nooit afgetrokken, dus wijzig een gefactureerd getal met een aanpassing en een reden.
  6. 6

    Teken de maand af

    Klopt het concept, klik dan op de knop Sign off onder het concept. Die noemt de maand, bijvoorbeeld Sign off September 2026. Bevestig met Sign off. Dit maakt het rapport van de maand definitief en vergrendelt de aanpassingen, en finance krijgt bericht en mag factureren. Terug in de projectlijst toont de kolom Sign-off Signed met de datum en je naam.

    Tips

    • Open the signed report, op de controlepagina, opent het rapport zoals het is getekend.
    • Om een getekende maand te wijzigen, klikt een beheerder op Re-open en bevestigt. De maand toont Re-opened, het eerder getekende rapport blijft bewaard als vastlegging van wat is goedgekeurd, en de account manager controleert en tekent opnieuw.

U bent klaar!

De maand is geregistreerd, gecontroleerd en getekend: het project toont Signed in de kolom Sign-off, en finance kan factureren op basis van het getekende rapport.

Volgende maand begint dezelfde cyclus opnieuw. Registreer gaandeweg, volg de Days to chase op voor het einde van de maand, en teken zodra de uren binnen zijn.

In de kennisbank