De maand exporteren naar je boekhouder
Download de facturen en kosten van de maand in het formaat dat je administratiekantoor importeert, en geef je boekhouder eigen alleen-lezentoegang.
Onderwerpen:Facturatie en financiënAan de slag
Voordat u begint
Aan het eind van elke maand heeft je boekhouder hetzelfde nodig: elke verkoopfactuur en elke kostenpost, in een vorm die hij of zij kan inlezen. Flowtly brengt beide samen op één tabblad Export, met één rij per documenttype en de maand bovenaan gekozen.
CSV en XLSX werken voor elk administratiekantoor. Boekhouders in Polen kunnen ook bestanden gebruiken die gemaakt zijn voor Comarch Optima, WAPRO en enova365. Die formaten zijn specifiek voor de Poolse markt en worden hieronder als zodanig aangeduid.
Haalt je boekhouder de bestanden liever zelf op, dan geeft de laatste stap hem of haar eigen alleen-lezentoegang.
Wat u aan het einde hebt
Je administratiekantoor heeft de facturen en kosten van de maand in een bestand dat het kan importeren, of eigen toegang om ze te downloaden.
Wat u nodig hebt
- Facturen en kosten van de maand vastgelegd in Flowtly.
- Het recht Accountancy viewer, of een beheerder die het kan toekennen.
- Voor Optima-gebruikers in Polen: de twee Optima-database-ID's van je administratiekantoor.
Voltooi deze tutorials eerst
Probeer het in de demo
Klik eerst met voorbeeldgegevens door deze schermen. Geen account nodig.
Open de live demoStap voor stap
Voltooi de stroom
- 1
Open het tabblad Export en kies de maand
Ga in het zijmenu naar Finance & Business → Accounting → Accountancy en open het tabblad Export. De maand staat bovenaan. Gebruik de pijlen om naar de maand te gaan die je afsluit, of klik op This month om terug te springen. Vóór de 15e opent de pagina op de vorige maand, meestal de maand die je overdraagt.
Tips
- De maand maakt deel uit van het adres, bijvoorbeeld accountancy/exports/2026-09, zodat je een maand als bladwijzer kunt opslaan.
- Je ziet Accountancy alleen als je het recht Accountancy viewer hebt.
- 2
Download facturen en kosten als CSV of XLSX
De tabel heeft één rij per documenttype. Kies op de rij Invoices CSV of XLSX in de formatenlijst en klik op Export. Doe hetzelfde op de rij Costs. Elk bestand beslaat de maand die bovenaan staat en werkt voor elk administratiekantoor of spreadsheet.
Tips
- Flowtly onthoudt in deze browser het formaat dat je voor elke rij hebt gekozen, zodat het volgende maand al geselecteerd is.
- Heeft de salarisadministratie ook het verlof nodig? De rij Team members time off exporteert het verlof van de maand op dezelfde manier als CSV of XLSX.
- 3
Poolse boekhoudsoftware: kies het formaat van je boekhouder
Deze stap geldt voor administratiekantoren in Polen. De formatenlijst op de rijen Invoices en Costs biedt ook Optima XML, WAPRO.pl XML, WAPRO Kaper XML, WAPRO Fakir TXT (ZIP) en enova365 XML. Vraag je boekhouder welk programma hij of zij gebruikt, kies dat formaat en klik op Export.
Tips
- Optima XML op de rijen Invoices en Costs is een JPK_V7M-btw-aangifte, die Optima bij de belastingdienst indient in plaats van importeert. Een kantoor dat je documenten in Optima inleest, heeft in plaats daarvan de registers voor gedistribueerd werk nodig (stap 5).
- 4
Optima in Polen: stel de twee database-ID's eenmalig in
Het Optima-bestand voor gedistribueerd werk is gericht aan één Optima-database en heeft daarom twee ID's nodig. Open Settings, daarna Invoicing settings onder Finance & Business, en zoek de sectie Optima export. Vul Source database (BAZA_ZRD_ID) in, die van jou is, en Target database (BAZA_DOC_ID), die van je administratiekantoor is. Klik op Save.
Tips
- Je administratiekantoor geeft je beide. Elk bestaat uit maximaal 5 tekens.
- Zolang ze niet allebei zijn ingesteld, weigeren de Optima-documentexport en het archief te draaien, in plaats van een bestand aan de verkeerde database te richten.
- Invoicing settings is alleen zichtbaar voor beheerders.
- 5
Optima in Polen: exporteer de registers en documenten
Terug op het tabblad Export zet de rij met registers voor gedistribueerd werk voor Optima beide btw-registers in één bestand. Kies XML voor alleen de registers, of XML + documents om de brondocumenten van elke factuur in het bestand op te nemen. De rij Optima document archive geeft je een ZIP met de registers plus elk document dat erachter zit. Een MANIFEST.txt erin vermeldt wat het archief bevat en wat niet.
Tips
- XML + documents maakt het bestand veel groter. Kies het alleen als degene die importeert ook de documenten nodig heeft.
- Verschijnt na de download een paneel met de titel Check these documents before importing into Optima, corrigeer dan de vermelde documenten, bijvoorbeeld een ontbrekend btw-nummer van de tegenpartij, en exporteer opnieuw.
- 6
Geef je boekhouder eigen toegang
In plaats van elke maand bestanden te sturen, kun je je boekhouder ze zelf laten downloaden. Open People, open het profiel van je boekhouder en ga naar het tabblad Permissions. Klik op Edit en vink in Change permissions Accountancy viewer aan onder Accountancy. Klik op Save changes. Je boekhouder ziet nu Accountancy in het menu, inclusief het tabblad Export.
Tips
- Accountancy viewer geeft alleen-lezentoegang tot boekhoudrapporten en overzichten.
- Voor een interne boekhouder die ook facturen, kosten en bankzaken beheert, stelt de Preset role Accountancy manager in één keer een bredere groep rechten in. Een preset kiezen vervangt de hele selectie.
- Je boekhouder moet eerst gebruiker zijn in je organisatie. Staat hij of zij nog niet in People, nodig hem of haar dan uit.
U bent klaar!
De maand ligt bij je administratiekantoor in een formaat dat het kan inlezen. Open volgende maand opnieuw het tabblad Export: het formaat dat je voor elke rij hebt gekozen, is in deze browser al geselecteerd.
Heeft je boekhouder een vraag over een specifieke kostenfactuur of banktransactie, dan kan hij of zij die stellen op het tabblad Questions in Accountancy in plaats van per e-mail.