Nutsafrekeningen voor huurders

Een nutsafrekening voor een huurder berekent wat de huurovereenkomst van één huurder in één maand verschuldigd is voor elektriciteit: de energie die de meters van de huurder hebben geregistreerd, vermenigvuldigd met het geldende tarief. Ze is bedoeld om te worden gecontroleerd aan de hand van de nutsfacturen die u al hebt uitgegeven.

Hiervoor bestaat nog geen scherm. Afrekeningen kunnen alleen via de API van Flowtly worden berekend, gelezen en definitief gemaakt, door uw beheerder of een integratiepartner. Niets hiervan verschijnt vandaag in de menu's van de app, en er wordt niets gefactureerd op basis van een afrekening.

Wat een afrekening bevat

• Eén afrekening per huurovereenkomst en maand, voor de elektriciteitsmeters op de eenheden die de huurovereenkomst dekt.
• Eén regel per meter: de geregistreerde kWh, de eenheidsprijs en het bedrag.
• Bedragen worden per regel afgerond op twee decimalen, en het totaal is de som van de afgeronde regels.
• Een huurder van wie de eenheden geen meter hebben, heeft geen afrekening.

Hoe de maand wordt gemeten

• Alleen het deel van de maand waarin de huurovereenkomst daadwerkelijk loopt, wordt meegeteld. Een huurovereenkomst die op de 16e begint, wordt gemeten vanaf de 16e. Een huurovereenkomst zonder einddatum wordt behandeld als nog lopend.
• Het tarief is het tarief dat op de eerste dag van de maand geldt. Een tarief dat voor een specifiek project of een specifieke meter is ingesteld, gaat voor op het standaardtarief van de organisatie. Een standaardtarief geldt nooit vóór zijn eigen begindatum.
• Een eenheid die twee huurovereenkomsten in dezelfde periode delen, wordt gemarkeerd, omdat elke huurovereenkomst anders voor de hele eenheid zou worden belast.

Concept en definitief

Een berekende afrekening is een concept. Een concept opnieuw berekenen ververst het met de actuele standen en tarieven. Een tweede persoon met de juiste machtiging maakt het daarna definitief. Een definitieve afrekening verandert nooit meer, ook niet als een stand of een tarief later wordt bewerkt. Om een definitieve afrekening te corrigeren berekent u opnieuw, waardoor ernaast een nieuw concept ontstaat; wordt dat concept definitief gemaakt, dan vervangt het de eerdere afrekening.

Een afrekening kan niet definitief worden gemaakt zolang er een blokkade is:

• een regel heeft geen tarief, dus kan niet worden geprijsd;
• een stand lijkt twijfelachtig (negatief, gemarkeerd als schatting of ver afwijkend van de andere standen van die meter);
• de afrekening heeft geen regels.

De blokkades worden bij de afrekening vermeld, zodat u kunt zien wat u moet herstellen voordat u haar definitief maakt.

Een huurovereenkomst met afrekeningen verwijderen

Een huurovereenkomst met een definitieve afrekening kan niet worden verwijderd. Omdat een definitieve afrekening een vastlegging is die nooit verandert, weigert Flowtly het verwijderen, somt de definitieve afrekeningen op per nutsvoorziening en maand, en wijzigt niets. Concepten houden het verwijderen niet tegen: ze worden samen met de huurovereenkomst verwijderd.

Vergelijken met uw facturen

Een vergelijking die alleen kan worden gelezen, zet elke afrekening naast de nutsfacturen die aan dezelfde klant zijn uitgegeven. Ze telt de factuurregels die als nutsvoorziening zijn gemarkeerd en zijn verkocht in de maand na de verbruiksmaand (of later, als uw organisatie met meer maanden achterstand factureert). Voor elke huurovereenkomst toont ze het verschil. Huurovereenkomsten binnen één procent worden als overeenkomend getoond; grotere verschillen worden als onverklaard gemarkeerd en worden nooit gedwongen te kloppen. Als er geen factuur of geen totaal is om mee te vergelijken, zegt de vergelijking dat in plaats van een nul te tonen.

Wie wat kan doen

Beide machtigingen staan standaard uit en worden bewust gegeven, in uw rechtengroepen:

• "Meter Statements Calculator" berekent en leest afrekeningen en de vergelijking.
• "Meter Statements Finaliser" maakt afrekeningen definitief en kan ze lezen.

De twee zijn gescheiden, zodat degene die berekent niet degene is die goedkeurt.

Dit alles vereist ook dat de functies voor vastgoedbeheer en de instelling voor nutsmeters (Activa-instellingen) voor uw organisatie zijn ingeschakeld.

Het standaardtarief instellen

Als uw facturen al laten zien wat u per kWh hebt gerekend, kan het supportteam van Flowtly daar het standaardtarief voor een maand uit afleiden: het neemt het tarief waarover de facturen van de meeste huurders het eens zijn en legt het één keer vast. Het toont eerst wat het zou vastleggen en schrijft niets voordat dit is bevestigd, en het weigert wanneer de tarieven van huurders niet overeenkomen.

Wat nog niet wordt gedekt

Gedeelde servicekosten en de jaarafrekening, water en warmte, huurders zonder meter, een scherm voor een van deze onderdelen, en het omzetten van een afrekening in een factuur.