Je declarabele uren factureren en de projectmarge bekijken

Voordat u begint

Wat u nodig hebt

• Een project met een klant, en uren die erop zijn geregistreerd in de maand die je wilt factureren.
• Een factuurtarief op het project voor elke persoon van wie je de uren factureert.
• Het recht Invoices manager om te factureren, en Account manager of Profitability viewer om de marge te lezen.

1. 1

   Controleer of iedereen een factuurtarief heeft

   Open Projects in het zijmenu en open het project dat je wilt factureren. Klik op Members in de paginakop. De kolom Rate toont het huidige factuurtarief van elke persoon op dit project. Klik op een tarief om de geschiedenis ervan te zien. In dat venster voegt Add rate een nieuw tarief toe en zet Extend rate het laatste tarief voort.

   Tips

   • Bij een persoon zonder tarief staat No rate set in het geschiedenisvenster. Voeg een tarief toe voordat je diens tijd factureert.
   • Een tarief toevoegen of voortzetten vereist het recht Projects manager.
   • Bij een persoon die via het bovenliggende project op het project staat, verschijnt hier een streepje. Diens tarief wordt ingesteld op het bovenliggende project.

   • Open Projects
2. 2

   Open de factuurlade op het project

   Klik in de kop van de projectpagina op Invoice. Rechts opent de lade Create an invoice. Kies onder Period de Month die je factureert. De lade factureert één kalendermaand tegelijk, van de eerste tot de laatste dag.

   Tips

   • De knop Invoice is alleen zichtbaar voor mensen met het recht Invoices manager.
   • De factuur wordt voorbereid voor de klant die op het project is ingesteld, dus koppel het project eerst aan zijn klant.
3. 3

   Kies wat er op de factuur komt

   Vink onder Scope aan wat je wilt factureren: Associated transactions, Assets, Work time log en Include sub-projects. Work time log is het vakje dat de geregistreerde uren meeneemt. Include sub-projects voegt de uren toe die op de fasen van het project zijn geregistreerd, en staat al aangevinkt als het project fasen heeft. Vink alles uit wat je niet op deze factuur wilt.

   Tips

   • Op een project met Fixed price staat Work time log eerst uitgevinkt. De prijs komt niet uit uren, dus geregistreerde tijd daarbovenop factureren zou dubbel rekenen.
   • Het filter Tags onder Associated transactions beperkt alleen die transacties. Het verandert niet welke uren worden gefactureerd.
4. 4

   Controleer de factuurregels

   De sectie Invoice lines toont een voorbeeld van de regels waarmee de factuur opent. Die is gebaseerd op dezelfde keuzes, dus wat je ziet is wat het formulier ontvangt. Kloppen de regels, klik dan onderaan de lade op Create an invoice.

   Tips

   • Nothing to invoice for this period with the scope above betekent dat de maand of de scope geen factureerbare posten heeft. Controleer de Month en of Work time log is aangevinkt.
   • Meldt het voorbeeld dat sommige posten aandacht nodig hebben, dan kun je toch doorgaan. Het volgende scherm vermeldt precies welke registraties de regels blokkeren.
5. 5

   Los geblokkeerde uren op en sla de factuur op

   Het factuurformulier opent met de regels ingevuld en de klant van het project geselecteerd. Konden sommige uren niet worden geprijsd, dan vermeldt een melding met de titel Some logged hours have no rate of Some logged hours match more than one rate elke registratie met datum, medewerker, project en uren. Vink Leave off aan bij de registraties die je wilt uitsluiten en klik op Draft without the selected rows, of herstel het tarief en begin opnieuw vanuit het project. Controleer de kop en de totalen en klik dan op Save.

   Tips

   • Elke regel behoudt het project waar hij vandaan komt. Die koppeling verbindt de factuur met het project.
   • Wil je de opgeslagen factuur naar je klant sturen, volg dan de tutorial Een uitgaande factuur aanmaken vanaf de e-mailstap.

   • Open Invoices
6. 6

   Lees de projectmarge

   Open terug op het project het tabblad Project financials en kies Phase margin. Elke fase heeft één rij met Invoiced, Labour cost, Direct cost, Margin en Margin %. De laatste rij, Whole project, telt ook mee wat op het project zelf is geboekt, dus het is niet de som van de fasen. Het datumbereik boven de tabel loopt standaard van de startdatum van het project tot vandaag.

   Tips

   • Staat er op het tabblad This project has no phases, voeg er dan een toe op het tabblad Phases met Add project phase. Tot die tijd toont Team costs over time de kosten van de uren die op het project zijn geregistreerd.
   • Een Margin % die nothing invoiced aangeeft, is niet nul. Er is in de periode niets gefactureerd, dus er is geen percentage om te tonen.
   • Project financials vereist het recht Account manager of Profitability viewer.