De software die uw klanten al gebruiken — en u krijgt schone data

Contracten Contracten in Flowtly leggen de financiële voorwaarden van uw engagements vast — ze koppelen een budget aan een gestructureerde reeks betalingsschemaregels. Elk contract specificeert wanneer betalingen verschuldigd zijn, de bedragen en de richting (leveranciersfactuur of klantfacturering), zodat u volledig inzicht heeft in vastgelegde kasstromen. Kernconcepten Betalingsschemaregels — individuele regelitems die bedrag, vervaldatum en betalingsrichting (leverancier of klant) definiëren Budgetkoppeling — een contract is altijd gekoppeld aan een budget, dat fungeert als financiële envelop voor het engagement Richting — leverancierscontracten volgen kosten die u verschuldigd bent; klantcontracten volgen inkomsten die u verwacht te ontvangen Automatische generatie van terugkerende schema's — contracten kunnen automatisch terugkerende betalingsregels genereren op basis van een gedefinieerd interval Documentbijlagen — koppel ondertekende contractbestanden, wijzigingen of ondersteunende documenten rechtstreeks aan het contractrecord Betalingsvoorwaarden — hoe lang de tegenpartij heeft om te betalen, vanaf welke datum die termijn loopt en of de betaling vooraf dan wel achteraf verschuldigd is Tegenpartij — met wie het contract is gesloten. Optioneel: een contract kan zonder tegenpartij worden aangemaakt en bewaard Automatisch uitlezen — upload een ondertekend contract en Flowtly leest daaruit de partijen, datums, betalingsvoorwaarden en prijzen. Wanneer een nieuwe poging zou kunnen helpen, kun je het uitlezen opnieuw starten vanuit de documenten van het contract — bijvoorbeeld na het corrigeren van een scan Volledigheid — een contract wordt gecontroleerd op de gegevens die planning nodig heeft, en een contract dat er nooit een van zal hebben, kan dat aangeven; zie Volledigheidscontroles voor contracten Meerdere tegelijk uploaden — sleep een hele reeks ondertekende contracten erin: de upload toont de voortgang van elk bestand ("3 of 20 uploaded") en daarna de status, en u blijft ondertussen op de contractenlijst. Elke upload wacht in Awaiting sorting met zijn status — wordt gelezen, klaar om te controleren of kon niet worden gelezen, met de reden en een uitweg: Re-extract als een tweede leesronde kan helpen, Upload again als het bestand zelf beschadigd of onleesbaar is. De controle van een bestand opent zodra u erop klikt Tarieven en totale waarde — sommige contracten noemen helemaal geen totale waarde. Een huurcontract met een prijs per m² noemt een tarief, een oppervlakte en een looptijd; het totaal staat nergens. Flowtly legt het tarief precies vast zoals het contract het vermeldt en laat het totaal leeg in plaats van een bedrag te verzinnen; vul de looptijd in en Flowtly stelt een berekend totaal voor dat je kunt accepteren Organisatiespecifieke leesregels — voor sommige organisaties stelt het Flowtly-team regels in die veranderen hoe een bepaald soort contract wordt gelezen: in welke richting het wordt opgeslagen, een vrije tekstinstructie voor een ongebruikelijke regeling (bijvoorbeeld een huurcontract met een ontwikkelingsmanager waarbij alleen de inrichtingsbijdrage een kost voor de organisatie is, niet de huur), en welke contractparameters daarbij moeten worden ingevuld. Als een regel van toepassing is, toont het beoordelingsscherm welke regel is gebruikt en welke parameters zijn gelezen. Een huurcontract waarvan het vereiste bedrag niet kan worden gevonden, wordt vastgelegd als kost zonder bedrag of schema en met de vlag controle nodig , in plaats van een geraden bedrag Een contract heeft geen tegenpartij nodig Het veld tegenpartij is optioneel, en het leeg laten is een legitieme, blijvende situatie in plaats van een onafgemaakte. Veel echte contracten bestaan al voordat de andere partij bestaat: een aanbesteding die is ingediend en nog niet is gegund een huurovereenkomst waarvan de huidige huurder naar verwachting wordt vervangen een kostenpost die volgt uit een officieel besluit — een heffing, een vergunning, een door een overheidsinstantie vastgesteld tarief — waarbij er helemaal geen leverancier te noemen valt In al deze gevallen zijn de bedragen, de data en de richting bekend en de moeite van het plannen waard, lang voordat er een naam is. Maak het contract nu aan en vul de tegenpartij in zodra die er is. Een contract kan ook vanzelf zonder tegenpartij komen te staan: als het tegenpartijrecord later wordt verwijderd, blijven de contracten ervan bestaan en verliezen ze eenvoudigweg de koppeling. Er wordt niets verwijderd en geen enkele betalingsschemaregel wordt geraakt. Twee beperkingen om te kennen: De contractenlijst kan nog niet filteren op "geen tegenpartij". U kunt filteren op een bepaalde tegenpartij, maar niet op de afwezigheid ervan. De lijst sorteren op tegenpartij groepeert de lege bij elkaar; dat is vandaag het dichtstbijzijnde alternatief. Al het overige op het contract geldt onverkort. Naam, richting en valuta zijn zoals gebruikelijk verplicht; alleen de tegenpartij is optioneel. Betalingsvoorwaarden Een contract vermeldt drie zaken over wanneer de facturen ervan vervallen, en Flowtly bewaart elk ervan afzonderlijk in plaats van ze samen te vatten in één getal: Betalingstermijn (dagen) — het aantal toegestane dagen. Gerekend vanaf — de datum waarop de termijn begint te lopen: Factuurlevering , Factuurdatum , Begin van de periode of Een gebeurtenis . Levering en uitgifte worden bewust gescheiden gehouden, omdat het werkelijk verschillende data zijn en veel contracten de eerstgenoemde datum bindend maken. Betaling — of het bedrag vooraf dan wel achteraf verschuldigd is. Een lege termijn betekent dat het contract hierover zwijgt. Dat is een andere uitspraak dan een termijn van nul dagen, en een andere uitspraak nog dan betaling achteraf — dus worden de velden leeggelaten in plaats van standaardwaarden te krijgen, en bij het openen van een contract worden nooit voorwaarden ingevuld die het document feitelijk niet bevat. Deze velden verschijnen zowel op het contract zelf als op het scherm waar een geüpload contract wordt beoordeeld, zodat voorwaarden die uit het document zijn gelezen op dezelfde plek kunnen worden gecontroleerd en gecorrigeerd als waar ze zijn aangetroffen. Contractdocumenten Contract- en bijlagebestanden worden bijgevoegd aan het contractrecord en daarin weergegeven. Een document kan ter plekke worden bekeken — het bestand opent in een viewer zonder het contract te verlaten — wat doorgaans voldoende is om te bevestigen wat er is ondertekend. Alles wat de viewer niet kan weergeven, wordt aangeboden als download. Een afzonderlijke Downloaden -actie blijft naast de voorvertoning beschikbaar, omdat het ophalen van het ondertekende bestand uit Flowtly en het lezen ervan verschillende taken zijn. Wanneer het automatisch uitlezen mislukt Een uitlezing die niet slaagt geeft aan welke soort fout er is opgetreden, in plaats van alleen een algeheel mislukken te melden, en Opnieuw uitlezen wordt alleen aangeboden waar een nieuwe poging daadwerkelijk kan helpen: Het document kon niet worden uitgelezen — doorgaans een foto of een scan van slechte kwaliteit. Hetzelfde bestand opnieuw uitlezen levert geen ander resultaat op: wijs het af en upload een duidelijker PDF. Het bestand heeft geen inhoud — de upload is mogelijk onderbroken. Upload het document opnieuw. Het uitlezen kon niet worden voltooid — het probleem lag aan de kant van Flowtly en niet bij uw bestand, waardoor opnieuw uitlezen doorgaans werkt. In elk geval blijven de velden bewerkbaar terwijl het bestand wordt verwerkt, zodat een contract handmatig kan worden ingevuld en zoals gebruikelijk kan worden opgeslagen in plaats van te wachten op een geslaagd uitlezen. Opnieuw uitlezen analyseert het document opnieuw en overschrijft de velden met wat het aantreft, inclusief eventuele inmiddels aangebrachte correcties, en vraagt daarom eerst om bevestiging. Contractparameters Sommige organisaties hebben een set contractparameters ingesteld voor hun contracten — dezelfde getypeerde velden die al worden gebruikt voor budgetten, projecten en vastgoed. Wanneer een document overeenkomt met een organisatieregel die een parameterset noemt, vult automatisch uitlezen in wat het kan vinden (bijvoorbeeld de vermelde huurvoorwaarden op een huurcontract waarvan de kost voor uw organisatie iets heel anders is) als referentie-informatie naast het contract. Een parameter die u al handmatig hebt ingevuld, wordt nooit overschreven door een latere uitlezing. Voorbeeldgebruiksscenario's Facturering met vaste prijs per project: Maak een klantcontract aan met maandelijkse betalingsmijlpalen gekoppeld aan een projectbudget, zodat u altijd weet wat er gefactureerd is en wat er nog resteert. Leveranciersretainer: Stel een leverancierscontract in met terugkerende maandelijkse regels voor een softwarelicentie of adviesretainer — Flowtly genereert de regels en markeert te late betalingen. Betalingen aan onderaannemers: Koppel een leverancierscontract aan een projectbudget om kosten van onderaannemers te volgen ten opzichte van de geplande uitgaven en ervoor te zorgen dat geen enkele regel het budgetplafond overschrijdt. Een voorwaarde controleren voordat een betaling wordt nagejaagd: Lees de termijn en waarvandaan deze wordt geteld direct op het contract, in plaats van het ondertekende document opnieuw te openen om de clausule te vinden. Bevestigen wat er is ondertekend: Bekijk het bijgevoegde contractbestand ter plekke om een detail te controleren, zonder het eerst te downloaden. Gerelateerde pagina's Volledigheidscontroles voor contracten Budgetten Terugkerende betalingen Financieel dashboard Kostenbeheer App-routes Open /contracts

Tarieven Tarieven Tarieven vormen een cruciaal onderdeel van urengebaseerde facturatie in Flowtly. Elke medewerker kan een vastgelegd tarief hebben voor verschillende projecten, met de mogelijkheid om elk tarief te verlengen. Hierdoor kan het systeem facturen nauwkeurig berekenen en genereren op basis van geregistreerde uren en de geldigheidsduur van elk tarief. Een medewerker kan meerdere tarieven hebben voor hetzelfde project, maar de datumbereiken van deze tarieven mogen niet overlappen. Een nieuw tarief kan alleen worden toegevoegd voor actieve projecten waaraan een klant is gekoppeld. Tarieven zijn gekoppeld aan projecten met toegewezen klanten, zodat alle projectgerelateerde kosten nauwkeurig worden weergegeven in financiële rapporten. Belangrijke punten over tarieven in Flowtly Tarieven bepalen de kosten per uur die aan een medewerker worden doorberekend voor een specifiek project. Deze tarieven zijn essentieel voor het genereren van facturen op basis van door medewerkers geregistreerde uren. Een tarief kan worden ingesteld voor elk project waaraan een medewerker is toegewezen (maar alleen als dat project aan een klant is gekoppeld). De valuta van het tarief wordt bepaald door de valuta die is ingesteld voor de klant waaraan het project is gekoppeld. Tarieven kunnen worden toegevoegd, verlengd of bewerkt om nauwkeurige tracking te waarborgen. Tarieven beheren Er zijn drie belangrijke acties die u kunt uitvoeren op tarieven in Flowtly: Een nieuw tarief toevoegen Als een medewerker voor de eerste keer aan een project wordt toegevoegd en nog geen tarief heeft, volgt u deze stappen: Klik op de knop "Tarief toevoegen" . Selecteer het Project (alleen projecten die aan een klant zijn gekoppeld, worden weergegeven). Geef de Functie van de medewerker op (deze functie wordt weergegeven op de facturen). Voer het Tarief per uur in (dit wordt ingesteld in de valuta van de klant). Selecteer de Begindatum (standaard vooringevuld met de huidige datum). Selecteer optioneel een Einddatum . Klik op "Tarief toevoegen" om op te slaan. Een bestaand tarief bewerken Als een tarief moet worden bijgewerkt (bijvoorbeeld vanwege een functiewijziging of verlening van de einddatum): Zoek het tarief op bij het project dat u wilt bewerken. Klik op Bewerken (potloodpictogram) naast het tarief. Voer de benodigde wijzigingen in. Klik op "Opslaan" om de wijzigingen te bevestigen. Managers kunnen ook reeds bestaande tarieven verwijderen door op de knop Prullenbak te klikken die bij elk tarief beschikbaar is. Opmerking: Wijzigingen in bestaande tarieven zijn van invloed op facturatieberekeningen vanaf de bijgewerkte datum. Het tarief van een medewerker verlengen De functie Verlengen wordt gebruikt wanneer het tarief van een medewerker op een specifiek moment in de tijd verandert. In plaats van een bestaand tarief te overschrijven, maakt verlengen het mogelijk om historische tariefwijzigingen bij te houden. Klik op Verlengen naast het betreffende project. Rol en tarief zijn vooringevuld met de huidige waarden voor de overzichtelijkheid. Pas het Tarief per uur aan naar het nieuwe bedrag. Begindatum is vooringevuld met de datum van morgen, maar kan indien nodig worden bewerkt. Geef indien van toepassing een Einddatum op. Klik op Tarief verlengen om de wijziging toe te passen. Opmerking: Het verlengen van tarieven zorgt ervoor dat managers volledig inzicht hebben in tariefaanpassingen in de loop van de tijd. De tariefwijzigingshistorie is zichtbaar in de tarief-trackingsgrafiek. Invloed van tarieven op facturatie (indien de module Facturen actief is) Flowtly berekent factuurberagen automatisch op basis van geregistreerde uren en toegewezen tarieven. Hoeveelheden zijn de exact geregistreerde tijd Een gefactureerde hoeveelheid is de exacte tijd die is geregistreerd voor het project, en niet een waarde afgerond op het dichtstbijzijnde kwartier. 15 uur en 46 minuten geregistreerd werk wordt gefactureerd als 15.77 uur. Hoeveelheden zoals 7.43 zijn dan ook normaal op een factuur gegenereerd uit projecturen, en worden vermenigvuldigd met het tarief precies zoals weergegeven. Elke geregistreerde dag heeft een dekkend tarief nodig Een tarief geldt alleen binnen zijn eigen datumbereik, vanaf de Begindatum en later. Tijd die is geregistreerd op een dag vóór die datum wordt niet gedekt — een veelvoorkomende situatie wanneer een tarief wordt toegevoegd of teruggedateerd nadat het werk al is vastgelegd. Als een medewerker een of meer tarieven heeft voor een project maar geen ervan een geregistreerde dag dekt, wordt de factuur niet gegenereerd. Verleng een bestaand tarief of voeg een nieuw tarief toe zodat het datumbereik terugloopt naar de geregistreerde tijd, en genereer de factuur daarna opnieuw. De weergave Tijdregistratiebeheer markeert deze hiaten terwijl u de geregistreerde tijd bekijkt. Een project waarbij de medewerker helemaal geen tarief heeft, gedraagt zich anders: de uren worden toch op de factuur geplaatst, geprijsd op nul. De regel is zichtbaar, zodat deze kan worden opgemerkt en bevraagd voordat de factuur wordt verzonden. Geen dag mag door twee tarieven worden gedekt De datumbereiken van de tarieven van een medewerker op één project mogen niet overlappen. Als twee ervan dezelfde geregistreerde dag dekken, heeft die tijd twee prijzen en is er geen manier om tussen hen te kiezen — de factuur wordt niet gegenereerd. Het conflict wordt gemeld met de persoon, het project, de datum en beide botsende tarieven en hun waarden, zodat duidelijk is welk paar gecorrigeerd moet worden. Geef het eerdere tarief een Einddatum die valt voor de Begindatum van het latere tarief — de actie Verlengen doet dit — of verwijder datgene van de twee dat niet van toepassing is, en genereer daarna de factuur opnieuw. Een tarief toevoegen zonder het tarief dat het vervangt te sluiten is de gebruikelijke manier waarop een overlapping ontstaat. Wanneer een medewerker een tarief heeft ingesteld en tijd heeft geregistreerd voor een specifiek project, kan de manager een factuur rechtstreeks genereren vanuit de pagina Werkurenrapportage in de sectie Projecten. Ga voor meer informatie naar het artikel Projectenlijst . Voorbeelden van gebruik Een nieuwe medewerker inwerken voor een klantproject: Wijs een specifiek uurtarief toe voor de rol van de medewerker op het project, zodat hun tijd vanaf dag één nauwkeurig wordt gefactureerd. Promotie of functiewijziging van een medewerker: Werk het tarief van een medewerker bij om hun nieuwe verantwoordelijkheden of meer ervaring op een lopend project te weerspiegelen, met behulp van de functie "Tarief verlengen" voor historische nauwkeurigheid. Verlenging van een projectcontract: Verleng de Einddatum voor een bestaand tarief wanneer een project wordt verlengd, zodat de facturatie op basis van de overeengekomen tarieven doorloopt. Klantfacturen genereren: Vertrouw op nauwkeurig gedefinieerde en actieve tarieven om factureerbare bedragen automatisch te berekenen voor geleverde diensten, op basis van uren geregistreerd per project. Gerelateerde pagina's Boekhouding Medewerkersovereenkomsten App-routes Medewerkers bekijken

Vragen van de accountant bij transacties Vragen van de accountant bij transacties In plaats van achter toelichtingen aan te mailen laat Flowtly je accountant vragen stellen rechtstreeks bij een specifieke banktransactie of een inkomend kostendocument — en laat het jou op dezelfde plek antwoorden. Elke uitwisseling blijft gekoppeld aan precies het record waar het over gaat, zodat je bij de maandafsluiting een helder controlespoor hebt. Hoe het werkt Elke transactieregel in de transactielijst, en elke regel met een inkomend kostendocument (leveranciersfactuur), heeft een discussiedraad. Jij of je accountant kan de draad openen en een vraag plaatsen. De andere partij krijgt een melding, antwoordt in de draad, en zodra de zaak is afgehandeld wordt de vraag als opgelost gemarkeerd. Het volledige gesprek blijft aan het record gekoppeld voor later. Een vraag stellen bij een transactie of kostendocument Ga naar de lijst Transacties (voor banktransacties) of de lijst Inkomende documenten (voor leveranciersfacturen en kostenbijlagen). Zoek de regel die je wilt bespreken. Elke regel heeft rechts een tekstballon-icoon ; zijn er open vragen, dan toont het icoon een aantal. Klik op het tekstballon-icoon om het discussiepaneel aan de rechterkant van het scherm te openen. Typ je vraag en druk op Versturen . De andere partij krijgt direct bericht. Je accountant kan hetzelfde doen vanuit zijn Boekhouding-weergave — de regel opzoeken, op het tekstballon-icoon klikken en rechtstreeks in het discussiepaneel plaatsen. Een vraag beantwoorden Open de melding of ga zelf naar het record. Klik op het tekstballon-icoon op de regel om het discussiepaneel te openen. Je ziet alle berichten in de draad. Typ je antwoord en druk op Versturen . Er is geen limiet aan het aantal berichten heen en weer in een draad. De vragen-inbox Om alle open vragen over alle transacties en kostendocumenten in één keer te zien, ga je naar Boekhouding → Vragen ( /accountancy/questions ). De inbox toont alle draden met nog open vragen, gegroepeerd per record. Zo werk je een stapel maandafsluitingsvragen weg zonder losse regels af te zoeken. De teller voor open vragen Het item Boekhouding in de navigatiebalk toont een teller met het aantal open vragen. Die werkt in realtime bij terwijl vragen worden geplaatst en opgelost, zodat je altijd in één oogopslag ziet of er iets je aandacht vraagt. Een vraag oplossen Zodra een zaak is afgehandeld, open je het discussiepaneel op de betreffende regel en klik je op Markeren als opgelost bij de vraag. Opgeloste vragen verdwijnen uit de inbox maar blijven zichtbaar in de draadgeschiedenis op het record zelf, zodat het controlespoor nooit verloren gaat. Een opgeloste draad kan ook weer worden geopend als er meer toelichting nodig is. Meldingen Flowtly stuurt meldingen via de categorie Boekhouding wanneer: Er een nieuwe vraag wordt geplaatst bij een transactie of kostendocument waar jij bij betrokken bent. Iemand antwoordt in een draad waaraan jij deelneemt. Een vraag bij jouw record als opgelost wordt gemarkeerd. Je stelt in via welke kanalen (in de app, e-mail, mobiele pushmelding) je deze meldingen ontvangt bij Instellingen → Meldingen . Voorbeelden van gebruik Maandafsluiting: je accountant vraagt naar een ontbrekend btw-nummer bij een kostentransactie. Je antwoordt met de gegevens van de leverancier, hij markeert het als opgelost, en de uitwisseling staat bij de transactie voor de controleur. Vraag bij een kostendocument: een leveranciersfactuur is over twee budgetregels verdeeld en de accountant wil bevestiging. De draad bij het kostendocument legt het besluit vast, zonder mailspoor dat later gereconstrueerd moet worden. Gebundeld nakijken: gebruik de vragen-inbox in Boekhouding om alle open vragen in één keer af te handelen in plaats van record voor record te openen. Routes in de app Financiën openen

Boekhoudkundige Exports De module Boekhoudkundige Exports in Flowtly stelt organisaties in staat om financiële en HR-gegevens vanuit het platform over te zetten naar externe boekhoudpakketten. De module ondersteunt exportformaten die compatibel zijn met populaire Poolse boekhoudsoftware: Comarch Optima , Symfonia , Wapro (inclusief de Wapro Kaper / Fakir-bestemming voor Księga Podatkowa) en enova365 . Elk doelsysteem gebruikt een eigen, kant-en-klaar importeerbaar bestandsformaat. Alle vier ERP-formaten ondersteunen exports van facturen en kosten . Comarch Optima ondersteunt daarnaast ook verlof- en absentiegegevens van medewerkers , wat dit formaat bijzonder nuttig maakt voor organisaties die de salarisadministratie via Optima uitvoeren. Bij het exporteren kunnen gebruikers een maand of een specifiek datumbereik selecteren en het exporttype kiezen. Dit helpt de nauwkeurigheid en volledigheid te waarborgen voordat de gegevens worden overhandigd aan het boekhoudteam of worden geïmporteerd in externe software. Geconverteerde bedragen Wanneer een geëxporteerde regel luidt in een andere valuta dan die van de organisatie, converteert de export dit bedrag tegen de koers op de datum van die regel. Als een valutapaar helemaal niet geprijsd kan worden, stopt de export met een foutmelding met de valuta's, de datum en de regel — in plaats van uw accountant een bestand te geven met cijfers waarop niet kan worden vertrouwd. Raadpleeg Valuta's en wisselkoersen voor informatie over welke valuta's kunnen worden geconverteerd en wat te doen met een regel die niet kan worden geconverteerd. Voorbeeldscenario's Exporteer maandelijkse facturen in het Comarch Optima-formaat voor import door het externe boekhoudteam. Genereer een Symfonia-compatibele export na het afstemmen van kosten. Exporteer medewerkersverlof en -absenties via de Optima-export voor salarisverwerking. Gebruik de Wapro-export om kostengegevens te synchroniseren met het boekhoudpakket van de organisatie, of de Wapro Kaper-export voor boekhouding via Księga Podatkowa (KPiR + btw-register). Gebruik de enova365-export om facturen en kosten te importeren in een enova365-database via "Plik → Importuj zapisy". Exporteer kostenoverzichten gefilterd op datumbereik voor kwartaalfinanciële beoordelingen. Gerelateerde pagina's Facturen Kostenbeheer Medewerkers Belastinggroepen Financieel Dashboard Valuta's en wisselkoersen App-routes Open /accountancy