Flowtly – Privacybeleid

Huidige versie Van kracht vanaf .

1. Algemene bepalingen

Dit Privacybeleid legt uit hoe Flowtly Prosta Spółka Akcyjna ("Flowtly", "wij", "ons", "onze") persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en beschermt, alsmede welke rechten gebruikers hebben met betrekking tot hun gegevens.

Het beleid voldoet aan Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, "AVG") en andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Dit beleid is van toepassing op alle gebruikers van het Flowtly-platform en op personen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt in verband met de werking ervan.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Flowtly Prosta Spółka Akcyjna (Flowtly PSA), gevestigd te ul. Młynarska 8/12, 01-194 Warschau, Polen, ingeschreven in het Handelsregister onder KRS 0001188143, NIP 5273180297, REGON 542625051, met een maatschappelijk kapitaal van PLN 15.800.

U kunt contact met ons opnemen:

  • per post op bovenstaand adres,
  • per e-mail: business.support@flowtly.eu, of
  • via het contactformulier dat beschikbaar is op het platform.

3. Categorieën van verwerkte gegevens

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Registratie- en abonnementsgegevens: naam, achternaam, e-mailadres, wachtwoord, naam van de organisatie, functie, factureringsgegevens (adres, btw-nummer) en de omvang van het gekozen abonnement.
  • Arbeids- en HR-gegevens: namen, BSN- of nationale identificatienummers, e-mailadressen, arbeidsgegevens, beloning, werktijd, kwalificaties en verlofadministratie.
  • Aannemer- en factureringsgegevens: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, betalingsvoorwaarden, bankrekeningnummers, factuuridentificatoren en belastinginformatie.
  • Bijzondere gegevens: uitsluitend wanneer vrijwillig verstrekt en noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (bijv. gezondheidsinformatie in het kader van ziekteverlof, vakbondslidmaatschap voor bijdragedoeleinden of demografische gegevens voor gelijkheidsrapportage).
  • Technische gegevens en integraties: gegevens verkregen via Kontomatik (bankafschriftgeschiedenis) die worden gebruikt voor reconciliatie en rapportage, foutlogs van Sentry (Functional Software Inc.), serverlogs, IP-adressen en cookies.
  • Openbaar beschikbare gegevens: gegevens uit KRS, REGON, CEIDG en andere openbare registers die worden gebruikt voor de verificatie van contractanten.
  • Overige door gebruikers verstrekte gegevens: profielfoto's, avatars, geüploade bestanden (bijv. facturen of betalingsbevestigingen) en de inhoud van correspondentie met ons supportteam.

4. Doeleinden en rechtsgrondslag van de verwerking

Flowtly verwerkt gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Dienstverlening en accountbeheer: registratie van organisaties, beheer van rechten, bijhouden van werktijd, verlofbeheer, facturatie, projectbudgettering en rapportage.
  • Uitvoering van de overeenkomst: uitreiken van facturen, innen van abonnementskosten, technische ondersteuning en beschikbaarheid van de dienst.
  • Communicatie met gebruikers: beantwoorden van vragen, verstrekken van updates en kennisgeving van servicewijzigingen.
  • Wettelijke verplichtingen: boekhouding, belastingafrekeningen en documentarchivering.
  • Gerechtvaardigde belangen van Flowtly: waarborgen van beveiliging, voorkomen van fraude, verbetering van diensten en het instellen of verdedigen van juridische claims.
  • Advertentiemeting: meten welke van onze advertentiecampagnes bezoekers naar onze website brengen die de demo starten of contact opnemen met ons salesteam, alleen met uw toestemming (zie paragraaf 11).

Persoonsgegevens worden niet voor andere dan de hierboven genoemde doeleinden verwerkt zonder voorafgaande kennisgeving en, waar vereist, toestemming van de gebruiker.

5. Geautomatiseerde verwerking en profilering

Met uitzondering van de hieronder beschreven geautomatiseerde controle van nieuwe organisaties neemt Flowtly geen beslissingen die rechtsgevolgen hebben voor gebruikers of die hen aanzienlijk treffen, uitsluitend op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking of profilering.

Sommige algoritmen kunnen interne functies ondersteunen, zoals werkdrukanalyse, resourcetoewijzing of budgetprognose, maar de uiteindelijke beslissingen worden altijd genomen door bevoegde personen. Wij kunnen geaggregeerde, geanonimiseerde gegevens gebruiken voor analytische en statistische doeleinden om onze diensten te verbeteren.

Geautomatiseerde controle van nieuwe organisaties. Wanneer u zich registreert voor een proefperiode of een nieuwe organisatie aanmaakt, controleert een geautomatiseerd proces de registratie om frauduleuze en misbruikende organisaties te voorkomen, zoals nep- of testaccounts, organisaties die zich voordoen als bekende instellingen en registraties met wegwerp-e-mailadressen. De controle gebruikt de organisatienaam die u invoert, uw e-mailadres, het land en de taal van de registratie, uw IP-adres en of een registratie met dezelfde organisatienaam, hetzelfde e-mailadres of hetzelfde IP-adres kort daarvoor is geweigerd. Een deel van de controle wordt uitgevoerd door een AI-model van Anthropic PBC (zie paragraaf 6). Als de controle concludeert dat de registratie waarschijnlijk frauduleus of misbruikend is, wordt de organisatie niet aangemaakt en wordt de registratie geweigerd. Deze beslissing wordt geautomatiseerd genomen, zonder beoordeling door een mens. Als de controle tijdelijk niet beschikbaar is, kan de registratie op dat moment niet worden voltooid en kan deze later opnieuw worden geprobeerd.

Deze controle is noodzakelijk voor het sluiten van de overeenkomst met u, omdat wij daarmee uw organisatie veilig kunnen aanmaken (artikel 22, lid 2, onder a, AVG). Als uw registratie is geweigerd, hebt u het recht om de beslissing door een mens te laten beoordelen, uw standpunt kenbaar te maken en de beslissing aan te vechten door te schrijven naar business.support@flowtly.eu.

6. Ontvangers van gegevens

Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan:

  • Flowtly-medewerkers en gemachtigde medewerkers, gebonden door vertrouwelijkheidsverplichtingen,
  • Google Cloud (hosting en infrastructuur, waaronder databases, bestandsopslag en Firebase-diensten),
  • Anthropic PBC (AI-functies — de inhoud van documenten die ter analyse worden aangeboden, zoals facturen en contracten, en tekst die wordt ingevoerd in functies die AI gebruiken, bijvoorbeeld werkomschrijvingen; en gegevens van de registratiecontrole, namelijk de organisatienaam, het e-mailadres, het land en de taal van de registratie en het IP-adres, die worden gebruikt om nieuwe organisaties te controleren op fraude en misbruik, zoals beschreven in paragraaf 5),
  • Stripe (betalingsverwerking),
  • Kontomatik (integratie bankgegevens),
  • Functional Software Inc. (Sentry) voor het monitoren van systeemfouten,
  • Postmark (ActiveCampaign, Inc.), onze dienstverlener voor transactionele e-mail, voor het verzenden van transactionele e-mails vanuit de Flowtly-applicatie, die namen, e-mailadressen en factuurgegevens bevatten,
  • externe accountants, advocaten en IT-dienstverleners, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van diensten, en
  • overheidsinstanties, wanneer wettelijk vereist.

Alle externe verwerkers verwerken gegevens op grond van schriftelijke verwerkersovereenkomsten en conform de instructies van Flowtly. Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij kunnen uitsluitend geaggregeerde, geanonimiseerde statistieken publiceren.

Privacybeleid van partners:

7. Doorgifte van gegevens buiten de EER

De servers van Flowtly bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte. In sommige gevallen kunnen gegevens worden doorgegeven aan dienstverleners buiten de EER (bijv. de Verenigde Staten, in het geval van Stripe, Sentry of Postmark), en aan Anthropic, dat de inhoud verwerkt die naar onze AI-functies wordt verzonden. In dergelijke situaties zorgen wij voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of adequaatheidsbesluiten op grond van de AVG.

8. Bewaartermijnen van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens uitsluitend zolang als noodzakelijk is om de doeleinden te vervullen waarvoor zij zijn verzameld, inclusief wettelijke of contractuele verplichtingen. Na deze periode worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist is of om de gerechtvaardigde belangen van Flowtly te beschermen.

9. Rechten van gebruikers

Gebruikers hebben de volgende rechten op grond van de AVG:

  • Inzage in hun persoonsgegevens.
  • Rectificatie van onjuiste gegevens.
  • Wissing van gegevens ("recht op vergetelheid").
  • Beperking van de verwerking.
  • Overdraagbaarheid van gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
  • Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen.
  • Intrekking van toestemming (wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming).
  • Het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via business.support@flowtly.eu of schriftelijk op het adres van ons hoofdkantoor.

10. Gegevensbeveiliging

Wij passen organisatorische en technische maatregelen toe om gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking. Wij gebruiken versleutelde verbindingen (HTTPS), regelmatige back-ups, toegangscontrolemechanismen en actuele beveiligingsprocedures. Alleen bevoegde medewerkers of contractanten hebben toegang tot gegevens, binnen de omvang die noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.

11. Cookies en onze website

Het platform gebruikt essentiële cookies die noodzakelijk zijn voor de goede werking. Analytische cookies worden alleen geplaatst als de gebruiker hiermee instemt via de cookiebalk; deze helpen ons gedrag te begrijpen en onze diensten te verbeteren. Het platform gebruikt geen cookies voor marketing- of reclamedoeleinden. Gebruikers kunnen hun keuzes op elk moment beheren in de cookiebalk of cookies blokkeren in hun browser; het uitschakelen van bepaalde cookies kan de werking van sommige functies van het platform beperken.

Onze website. Onze website (flowtly.eu en onze landendomeinen, zoals flowtly.pl, flowtly.de en flowtly.fr) plaatst geen cookies en gebruikt geen vergelijkbare opslag op uw apparaat voor analyse of spambescherming. Cookies voor advertentiemeting plaatst zij, en de scripts van Google en Meta die ze plaatsen laadt zij, alleen als u ze accepteert in de cookiebanner, en een YouTube-video laadt zij pas wanneer u op afspelen drukt, zoals hieronder beschreven. Verder laadt zij geen scripts of lettertypen van derden zoals Google.

Websiteanalyse (Umami). Wij meten hoe de website wordt gebruikt met Umami, een open-source analysetool die wij zelf draaien op stats.flowtly.eu, op onze Google Cloud-infrastructuur in de Europese Unie. Umami gebruikt geen cookies en slaat niets op uw apparaat op. Het registreert het adres van de pagina die u bezoekt, de pagina die u heeft doorverwezen, uw browser, besturingssysteem, apparaattype, schermgrootte en taal, uw geschatte locatie (land, regio en stad) die uit uw IP-adres wordt afgeleid, en klikken op sommige knoppen, zoals de knoppen die naar het contactformulier leiden. Om bezoeken zonder cookies te tellen, leidt Umami een gepseudonimiseerde identificatiecode af uit uw IP-adres en browsergegevens, gecombineerd met een waarde die elke maand verandert; uw IP-adres zelf wordt niet opgeslagen. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om te begrijpen welke pagina's nuttig zijn en om de website te verbeteren, op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f, AVG), en wij delen ze niet met derden voor hun eigen doeleinden.

Spambescherming op onze formulieren. Het formulier om contact op te nemen met sales en het formulier voor het startupprogramma worden beschermd door onze eigen controle in plaats van een captcha van een derde partij. Het formulier bevat een veld dat voor mensen verborgen is en dat geautomatiseerde programma's doorgaans invullen, het formulier meldt hoe lang het open was voordat het werd verzonden, en onze server telt hoeveel formulieren binnen een periode van 10 minuten vanaf elk IP-adres zijn verzonden, en hoeveel formulieren hij in totaal ontvangt, om herhaaldelijk verzenden te stoppen. Voor deze controle wordt het IP-adres alleen in het werkgeheugen van de server bewaard en door de controle nergens opgeslagen: na 10 minuten wordt het niet meer geteld en het wordt verwijderd de eerstvolgende keer dat de server daarna een formulier verwerkt, of wanneer de server wordt afgesloten. Zoals elk verzoek aan onze servers wordt ook het formulierverzoek vastgelegd in de serverlogs van onze hostingprovider (zie paragraaf 3). Het verborgen veld en de tijd worden alleen gebruikt om de inzending te accepteren of te weigeren en worden niet opgeslagen. Er wordt niets op uw apparaat opgeslagen. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang bij het beschermen van de formulieren tegen misbruik (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).

Advertentiemeting (Google Ads en Meta-pixel). Met uw toestemming laden wij de conversietracking van Google Ads (de Google-tag), geleverd door Google Ireland Limited, en de Meta-pixel, geleverd door Meta Platforms Ireland Limited, zodat wij kunnen meten welke van onze advertentiecampagnes bezoekers opleveren die de demo starten of een aanvraag sturen via het contactformulier voor sales. Wij gebruiken ze uitsluitend voor advertentiemeting: niet voor remarketing, niet om doelgroepen op te bouwen en niet om u gepersonaliseerde advertenties te tonen. Zodra de tags zijn geladen, stuurt uw browser Google en Meta uw IP-adres, informatie over uw browser en apparaat, het adres van de pagina die u bezoekt, de identificatoren die in hun cookies zijn opgeslagen en, als u via een van onze advertenties bent gekomen, de identificator van die advertentieklik. Wanneer u de demo start of uw aanvraag bij sales wordt aangenomen, melden de tags alleen dat dit is gebeurd: er wordt geen formulierinhoud, naam of e-mailadres naar Google of Meta gestuurd. In de toestemmingsmodus van Google (Consent Mode) blijven advertentiepersonalisatie en het gebruik van uw gegevens voor advertenties (ad_personalization en ad_user_data) ook na uw acceptatie geweigerd, en Google-signalen staan uit. Bij de Meta-pixel staan automatische configuratie en geavanceerde matching uit, en wij maken geen aangepaste doelgroepen van de bezoekers van onze website. De meting van conversies op de apparaten van gebruikers door Meta staat aan en wordt alleen voor dezelfde meting gebruikt. Wij en Meta Platforms Ireland Limited zijn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken voor het verzamelen van deze gegevens op onze website en het doorgeven ervan aan Meta (artikel 26 AVG). Google en Meta verwerken de gegevens die zij ontvangen onder hun eigen verantwoordelijkheid, zoals beschreven in het privacybeleid van Google en het privacybeleid van Meta, en kunnen ze doorgeven aan Google LLC en Meta Platforms, Inc. in de Verenigde Staten; deze doorgiften berusten op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework), waaronder beide bedrijven zijn gecertificeerd, en op modelcontractbepalingen. De tags plaatsen de volgende cookies op ons domein: _gcl_au en, na een klik op een Google-advertentie, _gcl_aw, voor maximaal 90 dagen; _fbp en, na een klik op een Meta-advertentie, _fbc, voor maximaal 90 dagen. De rechtsgrond is uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, AVG, in samenhang met de nationale bepalingen ter uitvoering van artikel 5, lid 3, van Richtlijn 2002/58/EG over het opslaan van informatie op uw apparaat).

Uw toestemming en hoe u die intrekt. Op elke pagina van flowtly.eu en onze landendomeinen vraagt een cookiebanner om uw keuze, met de even grote knoppen “Accepteren” en “Weigeren”. Zolang u niet accepteert, worden de tags voor advertentiemeting niet geladen en wordt er niets naar Google of Meta gestuurd; in de toestemmingsmodus van Google begint elk type toestemming als geweigerd. Als u weigert, wordt er niets geladen. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of uw toestemming intrekken met de knop “Cookie-instellingen” in de voettekst van elke pagina. Na het intrekken sturen de tags geen gegevens meer, worden de hierboven genoemde cookies van ons domein verwijderd en laadt geen latere pagina de tags; cookies die Google of Meta op hun eigen domeinen hebben geplaatst, kunt u in uw browser verwijderen. Uw keuze wordt in de lokale opslag (local storage) van uw browser bewaard onder de naam flowtly-marketing-consent, zodat wij die kunnen respecteren, en pas nadat u hebt gekozen. Het intrekken van toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

YouTube-video’s. Onze pagina’s met handleidingen kunnen YouTube-video’s tonen in de privacyvriendelijke modus van YouTube (youtube-nocookie.com). Er wordt niets van YouTube geladen totdat u bij een video op afspelen drukt. Wanneer u op afspelen drukt, wordt de video geladen van YouTube, een dienst van Google Ireland Limited, die uw IP-adres, informatie over uw browser en apparaat en het adres van de pagina ontvangt en informatie op uw apparaat kan opslaan. YouTube verwerkt deze gegevens onder eigen verantwoordelijkheid, zoals beschreven in het privacybeleid van Google, en kan ze op grond van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming doorgeven aan Google LLC in de Verenigde Staten. De rechtsgrond is uw toestemming, die u geeft door op afspelen te drukken (artikel 6, lid 1, onder a, AVG).

12. Slotbepalingen

Dit Privacybeleid vormt een integraal onderdeel van de Flowtly-gebruiksvoorwaarden. Het kan periodiek worden bijgewerkt; gebruikers worden vooraf geïnformeerd over wezenlijke wijzigingen. In geval van discrepanties tussen taalversies prevaleert de Poolse versie. Dit beleid is van kracht met ingang van 29 oktober 2026.