Een vacature delen en gesprekken boeken

Flowtly Redactieteam9 min

Een vacature in "Recruitment" kan worden opengesteld voor mensen buiten uw organisatie. Flowtly geeft u een link; u verstuurt die waar u wilt dat kandidaten de functie vinden. Wie die link opent, ziet de functie, solliciteert met zijn gegevens en cv en komt terecht in de kolom "Applied" van de vacature — zonder Flowtly-account en zonder te zijn uitgenodigd.

Gesprekken werken op dezelfde manier. U biedt een reeks tijdstippen aan, Flowtly maakt er een boekingslink van en de kandidaat kiest er één. De twee stappen verschillen in wie het verstuurt. De link naar de vacature geeft u zelf door — Flowtly mailt hem aan niemand, dus u deelt hem waar u wilt dat sollicitanten hem vinden. De boekingslink voor het gesprek wordt door Flowtly per e-mail naar de kandidaat gestuurd wanneer u hem aanmaakt, tenzij u ervoor kiest de link zelf te versturen, en zodra de kandidaat een tijdstip boekt, stuurt Flowtly per e-mail een bevestiging naar de kandidaat en een melding naar de interviewer.

Een vacature publiceren

Vacatures staan onder "Recruitment", op het tabblad "Recruitments", en "New job offer" opent het formulier voor een nieuwe. Voor het aanmaken of bewerken is de rol "HR manager" nodig.

Een vacature is "Draft", "Active" of "Archived", en het menu op de tegel verplaatst haar daartussen: "Publish recruitment" zolang het een concept is, "Move back to draft" zolang ze actief is, en "Archive recruitment" op elk moment.

Die statussen ordenen uw eigen lijsten. Ze maken de functie niet openbaar — dat doet de link. Een vacature is bereikbaar voor iedereen die de link heeft, in welke status ze zich ook bevindt, ook als concept. Beschouw het delen van de link dus als het moment waarop de functie naar buiten gaat, en geef hem pas door als de vacature leest zoals u wilt dat een vreemde haar leest.

Open de vacature en kies "Link to recruitment form". "Share job offer" opent met de uitleg "Share this link so candidates can apply without logging in." en een alleen-lezen "Shareable link" die u kopieert met de knop ernaast.

De link blijft dezelfde zolang de vacature bestaat, dus hij kan op meerdere plaatsen tegelijk staan — in een bericht aan één persoon, in een bericht op een vacaturesite, op een pagina van uw eigen site. Niets in Flowtly mailt hem uit.

Wat een kandidaat ziet

De pagina opent in twee helften. Links staat de functie: het logo en de naam van uw organisatie, de functie als kop, de locatie — of "N/A" wanneer de vacature er geen heeft — daarna "Job details" met de beschrijving die u hebt geschreven, "Requirements" als gelabelde tags onder de vereistengroep waartoe ze behoren, en de "Salary range".

Rechts staat "Apply for this job", met de regel "Submit your details and we'll add you as a candidate."

  • "Apply with LinkedIn" vult de voornaam, achternaam, het e-mailadres en het LinkedIn-profiel in vanuit het LinkedIn-account van de kandidaat. Het is een snelkoppeling, geen vereiste; het formulier kan ook met de hand worden ingevuld.
  • "Firstname", "Lastname" en "Email" zijn verplicht. "Phone number", "Location", "Position", "Birth date", LinkedIn, "Expectations" en "Notes" zijn optioneel, en alles wat de kandidaat invult, komt terecht op zijn kandidaatprofiel.
  • "CV (optional)" en "Cover letter (optional)" accepteren elk één pdf-, jpg- of png-bestand van maximaal 64 MB. Samen moeten ze onder de 70 MB blijven, en het formulier meldt het als dat niet zo is.
  • "Submit application" rondt het af. De pagina antwoordt "Application sent" — "Thanks for applying. We'll be in touch if there's a match." Lees dat letterlijk: het volgende contact legt u zelf.

Een kandidaat die op de pagina komt met een onvolledig adres, krijgt te horen "This job offer link is incomplete." en wordt om een nieuwe gevraagd. Kopieer de link dus helemaal, in plaats van hem over te typen of een bericht hem over meerdere regels te laten afbreken.

De sollicitatie in uw vacature

Sollicitaties komen binnen op het tabblad "Candidates" van de vacature, dat uit drie kolommen bestaat — "Applied", "Best Selected" en "Rejected" — die elk laten zien hoeveel sollicitanten ze bevatten en waarvoor ze dienen. Sleep een kaart tussen de kolommen naarmate het proces vordert. Een openbare sollicitatie begint in "Applied", met alles wat de kandidaat heeft ingediend, en het cv en de motivatiebrief staan op zijn profiel.

Kandidaten die u met de hand hebt toegevoegd vanuit uw eigen zoekopdracht, staan in dezelfde kolommen, zodat één vacature beide routes bevat.

Gesprekstijden aanbieden

De klokknop op de kaart van een kandidaat opent "Propose slots". Zolang u geen datum kiest, staat er "No slots available for this day", omdat er nog geen dag is om tijden voor te maken. Kies een "Slot length" — 15, 30, 45 of 60 minuten — en een datum onder "Select date", en "Available slots" vult zich met elk tijdvak van die lengte tussen 09:00 en 17:00 op die datum. Selecteer er zoveel als u wilt aanbieden.

De tijden komen alleen uit dat venster en de lengte van het tijdvak, dus elke datum biedt dezelfde starttijden aan. Een tijd aanbieden die u al hebt aangeboden, voegt hem een tweede keer toe in plaats van de eerste te vervangen, en een kandidaat zou hem dan twee keer zien — bied dus elke tijd maar één keer aan.

De tijden worden aan u toegewezen als interviewer, via uw eigen medewerkersprofiel. Een account zonder medewerkersprofiel heeft niets aan te bieden en zegt dat ook: "Your account has no employee profile, so there are no interview slots to offer."

Omdat de tijden van u zijn en niet van één kandidaat, wordt elke nog openstaande tijd die u aanhoudt getoond aan elke kandidaat naar wie u een boekingslink stuurt, en verdwijnt een tijd uit al die lijsten op het moment dat een van hen hem neemt. Bied aan wat u echt kunt dekken en voeg meer toe wanneer u wilt — kandidaten met een geldige link zien de aanvullingen de volgende keer dat ze hem openen.

De linkknop op de kaart opent "Send booking link". Daarvoor is de rol "HR manager" nodig; voor het voorstellen van tijden is alleen toegang tot kandidaten nodig, dus op sommige accounts verschijnt de klok en de linkknop niet.

Kies onder "Link valid for" hoe lang de link geldig moet zijn — "24 hours", "3 days", "7 days" of "30 days", waarbij 3 dagen voor u is gekozen. Dertig dagen is het langste dat Flowtly uitgeeft.

"Create link" levert de "Booking link" zelf op, een knop "Copy link" en de datum en tijd waarop hij verloopt. "Done" sluit het dialoogvenster.

Het aanmaken van de link mailt hem ook naar de kandidaat, op het adres in zijn kandidaatprofiel. De e-mail noemt de functie en uw organisatie, bevat een knop die de boekingspagina opent, vertelt de kandidaat dat de link alleen voor hem bedoeld is en geeft aan wanneer hij ophoudt te werken — geschreven in UTC en gelabeld "UTC". Tenzij u ervoor kiest de link zelf te versturen, ontvangt de kandidaat hem via die e-mail. Als u hem zelf verstuurt, mailt Flowtly niets en krijgt de kandidaat de link alleen van u; hetzelfde geldt voor een kandidaat van wie het profiel geen e-mailadres heeft.

Als u de link zelf doorgeeft, kopieer hem dan helemaal. Hij bevat zowel de uitnodigingscode als de werkruimte waartoe de uitnodiging behoort, en een kandidaat die maar een deel ontvangt, krijgt te horen dat er een deel van het adres van de link ontbreekt.

Ook deze link vereist geen account. Hij opent op "Choose a time for your interview", met de naam van wie ze zullen ontmoeten, boven de tijden die u openliet. Een tijd kiezen bevestigt direct: "Your interview is booked".

De boekingspagina toont de tijden in de tijdzone van het apparaat van de kandidaat, zonder de zone te noemen. De e-mails die Flowtly verstuurt vermelden de tijden daarentegen in UTC, zodat een kandidaat in een andere tijdzone de twee naast elkaar kan leggen.

Een boekingslink is goed voor één boeking. Zodra hij is gebruikt — of verlopen — antwoordt hij "This invitation can no longer be used" en vraagt de kandidaat om een nieuwe uitnodiging, dus verplaatsen betekent een nieuwe link aanmaken. Als twee kandidaten naar dezelfde tijd grijpen, ziet degene die verliest "That time was just taken", houdt een geldige uitnodiging en kiest opnieuw uit wat er over is. Een kandidaat die komt wanneer er niets openstaat, krijgt te horen "No times are open right now" en wordt gevraagd terug te gaan naar degene die de link verstuurde.

Wat Flowtly per e-mail verstuurt na een boeking

Wanneer de kandidaat een tijd boekt, verstuurt Flowtly twee e-mails:

  • Naar de kandidaat een bevestiging met de functie, uw organisatie en de geboekte tijd, met het advies rechtstreeks contact op te nemen met uw organisatie als hij die moet wijzigen.
  • Naar de interviewer — de medewerker van wie de tijden werden aangeboden en die het gesprek voert — een melding met de naam van de kandidaat, de functie en de geboekte tijd, met de mededeling dat de tijd nu in Flowtly als geboekt is gemarkeerd.

Beide vermelden de geboekte tijd in UTC, gelabeld "UTC". De melding aan de interviewer gaat naar het e-mailadres in zijn medewerkersprofiel; een interviewer zonder e-mailadres daar krijgt geen melding, en de kandidaat ontvangt nog steeds zijn bevestiging.

Elke e-mail gaat uit in de interfacetaal van uw organisatie. Geen enkele bevat een agenda-uitnodiging, en Flowtly voegt het gesprek niet toe aan een externe agenda, dus zet de geboekte tijd zelf in uw eigen agenda.

Voorbeelden van gebruik

  • Een vacature voor een functie openstellen, de link kopiëren en op een vacaturesite plaatsen, zodat sollicitanten haar zonder account bereiken.
  • Dezelfde link sturen naar iemand die u rechtstreeks hebt benaderd, en zijn sollicitatie lezen in de kolom "Applied" naast de rest.
  • Een cv en een motivatiebrief verzamelen bij een sollicitatie in plaats van er achteraf om te vragen.
  • Vier gesprekstijden van een half uur op één middag aanbieden en de kandidaat de tijd laten kiezen die hem past.
  • Flowtly een boekingslink rechtstreeks naar de kandidaat laten mailen, en de geboekte tijd per e-mail ontvangen zodra hij er een kiest.
  • Een boekingslink uitgeven die 24 uur geldig is wanneer een gesprek snel moet worden vastgelegd, of 30 dagen wanneer de kandidaat weg is.
  • Een tweede boekingslink aanmaken voor een kandidaat die een al geboekt gesprek wil verzetten.