Een project aanmaken met team, fasen en budget

Maak een project aan voor een klant, voeg het team en hun uurtarieven toe, deel het werk op in fasen en leg het initiële budget vast.

Projecten en tijdBeginner10 minutenDag 8 van 30

Onderwerpen:Projecten en urenregistratieAan de slag

Voordat u begint

Een project in Flowtly is waar tijd, mensen en geld samenkomen. Deze tutorial bouwt er een vanaf nul op voor een bestaande klant: het project zelf, de mensen die eraan werken, het tarief dat elk van hen factureert, de fasen van het werk en het budget waartegen het is gepland.

Elk onderdeel heeft een eigen plek op de projectpagina. Het team staat in het paneel Members, dat je opent vanuit de paginakop. Fasen hebben een eigen tabblad, Phases. Het initiële budget staat onder Project financials. Je kunt ze in elke volgorde invullen en later naar elk ervan terugkeren.

Verschillende onderdelen vereisen verschillende rechten. Projects manager dekt het aanmaken van het project, het toevoegen van leden en het instellen van hun tarieven. Budgets manager dekt het initiële budget. Het tabblad Project financials zelf is zichtbaar voor een Account manager, een Profitability viewer of een beheerder.

Wat u aan het einde hebt

Je klantproject heeft een team met uurtarieven, zijn fasen en een initieel budget, klaar voor urenregistratie en facturatie.

Wat u nodig hebt

  • Het recht Projects manager, plus Budgets manager en toegang tot Project financials voor de budgetstap.
  • De klant, al aangemaakt in Flowtly, en de mensen die aan het project gaan werken met hun uurtarieven.
  • De fasen die je plant, met hun data, en de budgetregels die je verwacht te factureren en uit te geven.

Voltooi deze tutorials eerst

Probeer het in de demo

Klik eerst met voorbeeldgegevens door deze schermen. Geen account nodig.

Open de live demo

Stap voor stap

Voltooi de stroom

  1. 1

    Open Projects en start een nieuw project

    Open Projects in het menu. Klik in de paginakop op Add project. De dialoog Create new project opent op het tabblad Blank, dat deze tutorial gebruikt. De knop is alleen zichtbaar voor mensen met het recht Projects manager of voor beheerders.

    Tips

    • From a template is het tweede tabblad in dezelfde dialoog. Gebruik het als je organisatie een kant-en-klare projectstructuur bijhoudt.
    • Zie je Add project niet, dan kun je projecten bekijken maar niet aanmaken. Vraag een beheerder om het recht Projects manager.
  2. 2

    Vul de klant, het type en de data in

    Vul de Name in. Flowtly stelt terwijl je typt een Reference op basis daarvan voor, die je kunt overschrijven of leeg laten. Kies de Client uit de lijst. Kies onder Billing het Type: Fixed price, Time and material, Non billable of Internal, en optioneel een Currency. Stel onder Schedule Date from en Date to in. Klik op Create project, en Flowtly opent de nieuwe projectpagina.

    Tips

    • Name en Type zijn de enige verplichte velden. Klik je op Create project terwijl er iets ontbreekt, dan meldt de voettekst van de dialoog hoeveel velden nog moeten worden hersteld.
    • Bestaat de klant nog niet, kies dan Add client in de klantenlijst. De nieuwe klant wordt voor je ingevuld. Een klant aanmaken vereist het recht Clients manager, en het veld Client zelf is zichtbaar voor mensen met Clients manager of Debt collections manager.
    • Laat Client leeg voor een intern project. Je kunt de klant later instellen of wijzigen.
  3. 3

    Voeg het team toe

    Klik in de kop van de projectpagina op Members. Rechts opent het paneel Members. Klik op Add member en kies een of meer mensen in de lijst Team member. Kies een Role: Project lead, Account manager, Team member of Viewer. De rol geldt voor iedereen die je hebt geselecteerd. Klik op Add team member.

    Tips

    • Alleen rollen die geen van de geselecteerde mensen al op dit project heeft, worden aangeboden. Blijft er voor hen allemaal geen rol over, haal dan iemand uit de selectie.
    • Als je organisatie overeenkomsten gebruikt, staat een persoon zonder lopende overeenkomst wel in de lijst maar kan die niet worden gekozen. Op de rij staat waarom.
  4. 4

    Stel het projecttarief van elk lid in

    Het paneel Members toont een kolom Rate voor elke persoon die rechtstreeks aan dit project is toegevoegd. Een streepje betekent dat er nog geen tarief is ingesteld. Klik op de tariefwaarde om Billing rates voor die persoon te openen en klik dan op Add rate. Vul de Rate in, een uurtarief in de valuta die naast het veld staat. Kies desgewenst de Team member position, stel Date from en optioneel Date to in, en klik op Add rate.

    Tips

    • Verandert een tarief, gebruik dan Extend rate in plaats van het te overschrijven. Het oude tarief blijft in de geschiedenis staan voor de periode die het besloeg.
    • De Team member position wordt als standaard op de factuur getoond.
    • Tarieven toevoegen vereist het recht Projects manager. Iemand met het recht Projects lead kan tarieven zien maar niet wijzigen.
  5. 5

    Deel het werk op in fasen

    Open het tabblad Phases en klik op Add project phase. Vul de Name van de fase in. Het Type begint als het eigen type van het project, en Date from en Date to beginnen als de data van het project. Wijzig ze waar nodig en klik dan op Save. Elke fase verschijnt in de lijst op het tabblad Phases met haar type, data en status.

    Tips

    • Een fase kan alleen binnen de data van het project worden gepland. Dagen daarbuiten worden in de datumkiezers niet aangeboden.
    • Mensen op het bovenliggende project verschijnen ook in het paneel Members van elke fase. Hun tarief wordt ingesteld op het bovenliggende project, niet op de fase.
  6. 6

    Leg het initiële budget vast

    Open het tabblad Project financials. Het opent op Initial budget. Klik op Create initial budget en daarna op Add item. De nieuwe regel opent klaar om te bewerken: vul de Name in, het bedrag dat je verwacht te factureren onder Billed en het bedrag dat je verwacht dat het kost onder Cost, en kies een Tag als je die gebruikt. Sla de regel op met het vinkje. Planned total boven de tabel telt alle regels bij elkaar op.

    Tips

    • Het initiële budget aanmaken en bewerken vereist het recht Budgets manager. Zonder dat recht kun je het budget zien maar niet aanmaken of wijzigen.
    • Staat het budget al in een spreadsheet, gebruik dan Import a spreadsheet in plaats van elke regel te typen.
    • De sectie Budget op het tabblad Overview is iets anders. De knop Add new daar koppelt het project aan een bestaand budget uit de module Budget.

U bent klaar!

Je project heeft nu een klant, een team met uurtarieven, zijn fasen en een initieel budget.

Met het initiële budget opgeslagen vergelijkt het subtabblad Budget realization onder Project financials het met getekende contracten en ontvangen facturen naarmate het werk vordert.

In de kennisbank