Je bank koppelen en transacties importeren

Voeg je bank en rekening toe, koppel ze via Kontomatik of upload een MT940-afschrift, en bekijk de geïmporteerde transacties in Flowtly.

FinanciënBeginner8 minutenDag 22 van 30

Onderwerpen:Facturatie en financiënAan de slag

Voordat u begint

Voordat Flowtly je bankactiviteit kan tonen, moet het je banken en je rekeningen kennen. Een bank bevat een of meer rekeningen, en elke rekening heeft een eigen transactielijst.

Transacties komen op twee manieren op een rekening terecht. Je koppelt je bank via de Kontomatik-integratie, of je uploadt een afschriftbestand in MT940-formaat dat je exporteert vanuit je internetbankieren.

Deze tutorial eindigt wanneer de geïmporteerde transacties in de lijst staan. Elke transactie een tegenpartij, een bijbehorende maand en haar documenten geven, komt aan bod in de tutorial Transacties schoon en goed gecategoriseerd houden.

Wat u aan het einde hebt

Je bankrekening is ingesteld in Flowtly en de transacties ervan verschijnen in de transactielijst van de rekening.

Wat u nodig hebt

  • Het recht Banks manager om banken en rekeningen toe te voegen, en Transactions manager om afschriftbestanden te uploaden.
  • De naam en SWIFT-code van je bank, plus het rekeningnummer en de valuta van elke rekening.
  • Toegang tot je internetbankieren, om de koppeling met Kontomatik goed te keuren of een MT940-afschrift te exporteren.

Probeer het in de demo

Klik eerst met voorbeeldgegevens door deze schermen. Geen account nodig.

Open de live demo

Stap voor stap

Voltooi de stroom

  1. 1

    Open de pagina Banks

    Ga naar Settings → Finance & Business → Banks. De pagina Banks toont elke bank, met de rekeningen eronder. In een nieuwe werkruimte staat er No bank has been added yet en zijn er twee knoppen: Add bank manually en Connect to Kontomatik. Kies de koppeling als je wilt dat transacties vanzelf binnenkomen, of voeg de bank handmatig toe als je afschriftbestanden gaat uploaden.

    Tips

    • De pagina Banks vereist het recht Banks manager. Zonder dat recht verschijnt de tegel Banks niet in Settings.
    • Connect to Kontomatik verschijnt alleen als transacties voor je organisatie zijn ingeschakeld. Zie je alleen Add bank manually, gebruik dan de route met afschriftbestanden in deze tutorial.
  2. 2

    Koppel je bank via Kontomatik

    Klik op Connect to Kontomatik. De pagina Connect accounts with Kontomatik opent, met het eigen venster van Kontomatik naast de beschrijving. Kies je bank in dat venster, meld je aan en geef toegang op de manier die je bank vraagt. Als je klaar bent, slaat Flowtly de koppeling op en vraagt het je transacties van de afgelopen drie maanden op.

    Tips

    • Direct na het koppelen staat de status op Saved, not yet verified. Dat is normaal. Je hoeft niet opnieuw te koppelen.
    • Het venster van Kontomatik opent in de taal die je in Flowtly gebruikt.
    • Staat de status later op Bank connection needs reconnecting, klik dan op Reconnect the bank en geef opnieuw toegang.
  3. 3

    Of voeg de bank handmatig toe

    Ga je afschriftbestanden importeren, klik dan op Add bank manually. Vul in de dialoog Add bank de Bank name en het SWIFT number in en klik op Add bank. De bank verschijnt in de lijst. Ze bevat nog geen transacties, omdat transacties bij een rekening horen.

    Tips

    • De SWIFT-code moet 8 of 11 tekens lang zijn. Flowtly meldt het bij het veld als dat niet zo is.
    • Dezelfde dialoog heeft een knop Connect. Die brengt je naar Connect to Kontomatik als je van gedachten verandert.
  4. 4

    Voeg de bankrekening toe

    Klik in de rij van de bank op Add account. De dialoog Create new account for opent met de naam van de bank. Vul de Account name in en kies daarna de Currency en het Type: Regular, VAT Account, Cash of Manual. Vul voor Regular en VAT Account de Prefix en het Account number in. Rekeningen van het type Cash en Manual hebben geen van beide nodig. Vink Set as default account aan als dit je hoofdrekening is en klik dan op Create.

    Tips

    • Currency en Type kunnen niet worden gewijzigd zodra de rekening is opgeslagen. Controleer beide voordat je op Create klikt.
    • De Prefix bestaat uit twee tekens. Komen ze overeen met een valutacode, dan vult Flowtly de Currency voor je in; PL vult bijvoorbeeld PLN in.
    • Je kunt ook op Add account klikken op de pagina Transactions. Die dialoog voegt een veld Bank toe waarin je de bank kiest.
  5. 5

    Upload een bankafschriftbestand

    Ga naar Finance & Business → Banking & contracts → Transactions. Klik in de paginakop op Choose file en kies het MT940-afschrift dat je vanuit je internetbankieren hebt geëxporteerd. Flowtly accepteert bestanden met de extensie .sta, .txt, .mt940 en .940, en je kunt er meerdere tegelijk selecteren. Klik op Upload. Een melding vertelt je hoeveel transacties zijn geïmporteerd en hoeveel er al in het systeem stonden.

    Tips

    • Bij het uploaden kies je geen rekening, dus voeg elke rekening waarnaar je importeert, met haar Account number, toe voordat je de afschriften ervan uploadt.
    • Een afschrift uploaden dat overlapt met een eerder afschrift is veilig. Transacties die al in het systeem staan, worden niet opnieuw toegevoegd.
    • Na het uploaden blijft Flowtly op de achtergrond contractanten en documenten koppelen. Zolang dat loopt, staat er een melding naast de knop.
  6. 6

    Open de rekening en bekijk je transacties

    De pagina Transactions toont je rekeningen met hun Bank, Name, Type en Bank account number. Klik op de rij van een rekening om de transactielijst ervan te openen. De paginatitel verandert in de naam van de rekening, en de geïmporteerde transacties staan in de lijst. Klik bij een bank die via Kontomatik is gekoppeld op Pull latest data om nieuwe transacties op te halen zonder te wachten.

    Tips

    • Meldt een waarschuwing Unregistered own account found, dan noemen je transacties een rekening van jou die Flowtly niet kent. Klik op Register om haar toe te voegen met het nummer al ingevuld, of op Not our account om de melding te sluiten.
    • Beweeg op de pagina van een rekening de muis over Pull latest data om te zien wanneer de gegevens voor het laatst zijn bijgewerkt.

U bent klaar!

Je bankrekening is ingesteld en de transacties ervan staan in Flowtly.

Volg nu Transacties schoon en goed gecategoriseerd houden om elke transactie een tegenpartij en een bijbehorende maand te geven.

In de kennisbank