Je data overzetten naar Flowtly

Het meeste wat een bedrijf meeneemt als het overstapt, is historie: klanten, contracten, al verstuurde facturen, al geboekte kosten, bankafschriften. Deze pagina laat zien wat Flowtly in bulk laadt, hoe een lading wordt gecontroleerd voordat er iets wordt weggeschreven, en wat je nog met de hand instelt.

Wat in bulk geladen wordt

Elk van deze neemt een volledig register of spreadsheet in één keer, niet record voor record.

Klanten en hun contactpersonen, gekoppeld op het id dat elk ervan in je huidige systeem heeft, zodat een tweede run ze bijwerkt in plaats van dubbel aan te maken.
Contracten, gekoppeld aan de eerder geladen klanten, en de termijnschema's die erbij horen.
Facturen die je al hebt verstuurd, met hun oorspronkelijke nummers. Ze komen binnen als verstuurd: er wordt niets opnieuw naar de klant gemaild en, voor Poolse entiteiten, niets opnieuw naar KSeF gestuurd.
Leveranciersfacturen uit een register, zonder elke pdf te uploaden, elk geplaatst in de maand waar de kosten bij horen.
Bankhistorie uit MT940-afschriftbestanden. Hetzelfde afschrift twee keer importeren levert geen dubbele regels op.
Assets en apparatuur, met categorieën, locaties en attributen zoals oppervlakte of verdieping, en records zonder bestand voor garanties en verzekeringspolissen.
Een jaarplanning van de bezetting uit je allocatiesheet.
Voor Poolse entiteiten: verkoopfacturen die al in KSeF staan, automatisch geïmporteerd vanaf een datum die je kiest.

Elke lading wordt gecontroleerd voordat hij schrijft

Eerst komt een proefrun. Die meldt per regel wat er aangemaakt, bijgewerkt of overgeslagen zou worden, en schrijft niets weg.
Een lading kan opnieuw worden uitgevoerd. Regels worden gekoppeld op je eigen referenties, zoals een factuurnummer of een klant-id, dus een run die halverwege stopte, voer je gewoon opnieuw uit.
Een factuurregister kan een eigen totaal meegeven. Tellen de regels daar niet op uit, dan wordt de hele batch geweigerd voordat er iets wordt weggeschreven.
Een regel die niet gekoppeld kan worden, zoals een btw-nummer van een leverancier dat Flowtly niet kent, wordt gemeld in plaats van geraden.

Wie de lading uitvoert

Je kunt de ladingen zelf uitvoeren vanuit een gekoppelde AI-assistent via de MCP-server van Flowtly, die je naar je eigen exportbestanden verwijst. Als onderdeel van de implementatie kan ons team ze samen met je uitvoeren. Vertel ons voordat je begint van welk systeem je overstapt.

Waar kosten vandaan komen, en wat het Poolse KSeF niet vervangt

Voor Poolse entiteiten komen leveranciersfacturen die via KSeF zijn verstuurd binnen bij de inkomende facturen van Flowtly. Andere leveranciersfacturen worden geüpload of uit een register geladen, en bankregels komen uit je bankkoppeling of uit afschriftbestanden. KSeF vervangt je boekhoudsysteem niet: je boekhouder voert de boeken in Comarch Optima of een ander programma, en Flowtly levert bestanden die klaar zijn om te importeren.

Wat je met de hand instelt

Mensen. Elke collega wordt één voor één toegevoegd en uitgenodigd, in Flowtly of door het een gekoppelde assistent te vragen.
Beginsaldi voor verlof en meegenomen dagen, per persoon ingevoerd.
Goedkeuringsregels en rechtengroepen, die weerspiegelen hoe je bedrijf werkt in plaats van wat je oude systeem bevatte.
Je grootboek. Flowtly exporteert bestanden naar de Poolse programma's Comarch Optima, enova365, Symfonia en Wapro; het importeert hun boeken niet.

Voer module voor module in

Een beheerder kan modules zoals verlof, reserveringen, budgetten of facturatie voor de hele organisatie uitzetten en weer aanzetten zodra het team er klaar voor is, dus je kunt met één onderdeel beginnen en het volgende later toevoegen. Een module uitzetten verandert de prijs niet: er wordt afgerekend per account in je pakket.